Office manager: sleutelfiguur in elke organisatie Het PA Bureau

Wat doet een office manager?

Het is een ontzettend cliché, maar het is nou eenmaal waar: als office manager ben je de bekende spin in het web die zorgt voor het dagelijkse reilen en zeilen in een organisatie. Als office manager creëer je een goed georganiseerde werkomgeving waarin collega’s prettig en effectief kunnen werken. Office manager taken hebben vaak te maken met ondersteuning van het managementteam. Het maakt jou als office manager een onmisbare schakel en sleutelfiguur in de organisatie. Goed om te weten dat in deze wereld waarin remote werken steeds vaker voorkomt office managers de uitzondering op de regel zijn. Zij zijn vrijwel altijd het grootste deel fysiek op kantoor aanwezig.

Office manager betekent letterlijk ‘manager van het kantoor’. De office manager is vaak de eerste persoon die mensen zien als ze een kantoor binnenkomen. Dat is symbolisch voor de rol: niet alleen naar buiten toe, maar ook intern is de office manager een centraal aanspreekpunt en de go-to person voor uiteenlopende zaken. Verantwoordelijkheden van de office manager zijn divers en lopen vaak door elkaar heen, waaronder:

• Gasten ontvangen
• Agendabeheer
• Mailboxen bijhouden
• Interne en externe events organiseren
• Meetings voorbereiden
• Documenten opmaken
• Facilitaire zaken zoals voorraadbeheer
• Aanspreekpunt voor IT
• Wagenpark

Eigenschappen en vaardigheden van een office manager

Er bestaat geen vast functieprofiel van een office manager. Wel zijn er enkele vaardigheden en competenties die vrijwel elke office manager in de vingers moet hebben. Een succesvolle office manager blinkt uit in:

• Organisatorisch talent
  Organiseren kun je leren, zeggen ze weleens. Nou, dan kun je een office manager vragen de les te geven, want die heeft effectief plannen, structuur aanbrengen en prioriteiten stellen tot een kunst verheven. Dat is immers het fundament van een georganiseerde werkomgeving. Ook in het beheren van agenda’s, vergaderingen regelen en het bijhouden van belangrijke documenten zijn die organisatorische skills onmisbaar.
• Communicatieve vaardigheden
  Als office manager communiceer je veel met collega’s, klanten en andere partijen, zoals leveranciers. Welke partijen dat precies zijn, hangt natuurlijk af van het bedrijf waar je werkt. Je communiceert met iedereen altijd even duidelijk, prettig en professioneel – zowel gesproken als geschreven. In steeds meer bedrijven moet je dat niet alleen in het Nederlands, maar ook in het Engels kunnen.
• Multitaskingskills
  Office managers hebben vaak veel verantwoordelijkheden en taken, en voeren die vaak tegelijkertijd uit. Kunnen multitasken is in deze rol geen nice-to-have, maar een absolute must. Je werkt goed onder druk, schakelt snel tussen verschillende taken en prioriteiten, en het woord ‘stress’ komt niet in je woordenboek voor.
• Technische knowhow
  Office managers werken vaak met verschillende softwareprogramma’s en -tools. Kennis van Microsoft Office, projectmanagementsoftware en andere relevante tools is vaak vereist. Werkt een bedrijf met een programma of tool dat je nog niet kent? Geen probleem, maar wel zo fijn als je leergierig genoeg bent om er snel mee te kunnen werken.

Secundaire voorwaarden office manager

Office managers hebben vaak goede secundaire arbeidsvoorwaarden. Denk daarbij aan een telefoon en laptop van de zaak, maar ook bonussen, een pensioenregeling en flexibele werktijden. Met name die laatste zijn een van de secundaire arbeidsvoorwaarden waar veel executive assistants blij mee zijn. Ook de pensioenregeling is een fijne secundaire voorwaarde. Je sollicitatiegesprek en je salarisonderhandeling zijn geschikte momenten om je secundaire arbeidsvoorwaarden te bespreken.

Vind de ideale office manager via Het PA Bureau

Bij Het PA Bureau snappen we hoe belangrijk een goede office manager is. Niet alleen een office manager met de juiste skills, maar ook een die past in jullie organisatie, team en dynamiek die daarbij hoort. In ons uitgebreide netwerk hebben we een divers aanbod van gekwalificeerde, ervaren en gedreven office managers die heel graag jullie team zouden versterken.

Dankzij onze expertise in executive search en uiterst zorgvuldige manier van werken vinden we altijd de juiste match, en brengen we je graag in contact met een office manager die voldoet aan jouw behoeften en goed bij jullie bedrijfscultuur past.