Achter elke succesvolle executive staat een succesvolle personal assistant Het PA Bureau

Wat doet een personal assistant?

Vraag executives, directieleden en andere drukbezette professionals waar ze niet buiten kunnen, en de kans is groot dat ze als eerste hun personal assistant noemen. Een personal assistant – veelal afgekort tot PA – biedt iemand in een C-level functie (zoals een CEO of een CFO), een managing director of partner vaak één-op-één ondersteuning, zowel op professioneel als op persoonlijk vlak.

Wie een personal assistant-vacature bekijkt, ziet verschillende taken en verantwoordelijkheden voorbijkomen. Dat klopt: de taken van een personal assistant lopen uiteen. Wat je als personal assistant precies doet, hangt onder meer af van het bedrijf waar je werkt, wie je ondersteunt, haar of zijn rol in de organisatie en waar deze persoon precies behoefte aan heeft. Toch zul je in PA-vacatures vrijwel altijd een aantal dezelfde taken tegenkomen. We lichten ze hieronder voor je uit.

Taken van een personal assistant

• Agendabeheer
  Je plant afspraken en meetings in, en bereidt deze zo goed mogelijk voor. Als er onverwacht iets in de agenda verandert, kun je snel schakelen en andere afspraken in de agenda daarop afstemmen. Je houdt rekening met reistijd, lunch of een break tussen afspraken door, en zorgt altijd voor een zo efficiënt mogelijke planning.
• Correspondentie bijhouden
  Jij draagt zorg voor de inbox van de persoon die je ondersteunt. Dat betekent dat je alle inkomende en uitgaande mails beheert, maar ook telefoongesprekken netjes afhandelt. Dit doe je uiteraard in foutloos Nederlands, en steeds vaker ook in het Engels.
• Reizen organiseren
  De persoon die je als personal assistant ondersteunt, is vaak veel onderweg. De organisatie van haar of zijn (internationale) reizen is bij jou in goede handen. Je boekt vluchten, regelt transfers, accommodatie, restaurants en eventuele visa, zodat de executive onderweg nergens aan hoeft te denken en niet voor onverwachte verrassingen komt te staan.
• Events organiseren
  In sommige organisaties laten ze het organiseren van events aan andere assistants over – regelmatig is de office manager, de executive assistant of de management assistant daarvoor de aangewezen persoon. Maar in sommige organisaties vraagt men de personal assistant om een conferentie, seminar of bedrijfsuitje te regelen. De organisatie van evenementen speciaal voor of rondom de persoon die je ondersteunt, vallen uiteraard onder jouw verantwoordelijkheid.
• Notuleren
  Tijdens vergaderingen en bijeenkomsten houd je notulen bij waarin je nauwkeurig opschrijft wat er besproken en besloten wordt, en welke actiepunten uit de meeting voortvloeien. Dit alles doe je gestructureerd, beknopt en concreet.

Eigenschappen en vaardigheden van een personal assistant

Om je brede takenpakket goed uit te kunnen voeren, moet je als personal assistant van veel verschillende markten thuis zijn. Hieronder een greep uit de must-have vaardigheden van een personal assistant:

• Communicatieve skills
  Als personal assistant ben je vaak voor interne en externe contacten het eerste aanspreekpunt. Wie er ook belt of mailt, je staat iedereen duidelijk, professioneel en prettig te woord – tegenwoordig ook steeds vaker in het Engels. Je kunt op elk niveau effectief communiceren en zelfs als je iemand teleur moet stellen, kun je dat charmant. Je sterke sociale en communicatieve vaardigheden maken je een personal assistant waar mensen graag mee samenwerken.
• Probleemoplossend vermogen
  Een personal assistant weet één ding zeker: een dag is nooit hetzelfde. De kans dat onverwachte situaties en uitdagingen zich voordoen, is levensgroot. Wat diezelfde personal assistant ook zeker weet, is dat elke uitdaging op te lossen valt. Mits je maar het hoofd koel houdt, snel kunt schakelen en creatieve oplossingen kunt bedenken. Dat probleemoplossende vermogen is voor een personal assistant absoluut onmisbaar.
• IJzersterke organisatorische skills
  Een goede personal assistant is een meester(es) op het gebied van plannen en organiseren. Complex agendabeheer, meetings met mensen in verschillende tijdzones, meerdere deadlines per week en eindeloze priolijsten vormen voor jou geen enkel probleem. Je houdt altijd het overzicht, terwijl ook de kleinste details niet onopgemerkt blijven.
• Discretie
  Als personal assistant werk je zeer vertrouwelijk en discreet. Je hebt vaak toegang tot vertrouwelijke en gevoelige informatie, en die behandel je ook als zodanig.

Dit zijn natuurlijk niet alle skills die een personal assistant moet hebben. Lees ook onze blog over vaardigheden die elke assistant zou moeten hebben.

Salaris personal assistant 2024

Het salaris van een personal assistant verschilt logischerwijs per bedrijf. Natuurlijk spelen je jaren werkervaring, opleidingsniveau, takenpakket en de branche waarin je werkt een rol. De stad of regio speelt trouwens ook een rol: het salaris van een personal assistant in Amsterdam ligt hoger dan van een personal assistant buiten de Randstad. Dat maakt de vraag ‘Wat verdient een personal assistant?’ niet zo gemakkelijk om te beantwoorden. Gelukkig kunnen we wel iets zeggen over het gemiddelde salaris dat een personal assistant in 2024 verdient: dat ligt gemiddeld tussen € 4.500 en € 5.500 bruto per maand, op basis van een fulltime dienstverband. Maar nogmaals: dit is een richtlijn en zeker geen onomstotelijke waarheid.

Secundaire arbeidsvoorwaarden personal assistants

Naast het salaris dat je als personal assistant verdient, komt de rol vaak met goede secundaire arbeidsvoorwaarden. Denk daarbij aan een telefoon en laptop van de zaak, maar ook bonussen, een pensioenregeling en flexibele werktijden. Met name die laatste zijn een van de secundaire arbeidsvoorwaarden waar veel personal assistants blij mee zijn. Sommige leidinggevenden verwachten dat je als personal assistant ook buiten kantooruren bereikbaar bent, dat hoort nou eenmaal een beetje bij de rol. Tegelijkertijd staat daar tegenover dat je ook niet elke dag steevast om negen uur op kantoor moet zijn. Ook de pensioenregeling is een fijne secundaire arbeidsvoorwaarde. Vaak zijn er ook nog andere mogelijkheden voor secundaire arbeidsvoorwaarden. Bespreek dit vooral in je sollicitatiegesprek of tijdens je salarisonderhandeling.

Er is geen aparte cao voor personal assistants. Vanuit Het PA Bureau zullen we ons altijd inzetten voor een salaris dat past bij jouw rol en waarde voor het bedrijf. Juist omdat personal assistants zo’n belangrijke bijdrage leveren aan het succes van de persoon die ze ondersteunen, zijn wij van mening dat ze daarvoor ook eerlijk beloond moeten worden. Wij zijn altijd transparant over het salaris, zowel naar kandidaten als naar opdrachtgevers. Idealiter vermelden we het salaris ook bij de vacature, hoewel dat soms wat lastig is omdat het salaris vaak afhankelijk is van de ervaring van de kandidaat. Indien mogelijk vermelden we dan een salarisrange.

Je salaris en secundaire arbeidsvoorwaarden staan vrijwel altijd op de agenda tijdens je sollicitatiegesprek. Dit zijn nog 7 andere goede vragen om tijdens je sollicitatiegesprek te stellen.