Het PA Bureau
Tijdens een sollicitatiegesprek heb je één doel: je gesprekspartner ervan overtuigen dat jij de meest geschikte kandidaat voor de rol bent. Elk gesprek is anders, maar een aantal vragen komt bijna elk sollicitatiegesprek terug. In dit blog vertellen we je welke vragen dat zijn.
Blog
Een terechte vraag. Omdat de baan je geweldig lijkt natuurlijk, maar de vragensteller is hier vaak op zoek naar het antwoord achter dat voor de hand liggende antwoord. Was je niet tevreden in je vorige rol of bij het bedrijf waar je werkte? Waar lag dat dan aan? Waarom denk je dat je in deze rol wél zal vinden wat je zoekt? Laat in je antwoord duidelijk merken dat je daar goed over nagedacht hebt, en goed kunt beargumenteren wat je precies aanspreekt in de rol en de organisatie. Heel belangrijk: kraak je oude werkgever nooit af!
Elke werkgever wil weten welke waarde jij aan de organisatie toe kan voegen. Als je deze vraag krijgt, is het slim om sterke punten te noemen die speciaal bij deze rol heel goed van pas komen. Solliciteer je voor de rol van personal assistant? Benoem dan vooral dat je uitblinkt op het gebied van multitasking en organisatorisch ijzersterk bent. Beschik je nog niet over alle ervaring die gevraagd wordt? Dan kun je vertellen dat ‘leergierigheid’ een van je sterke punten is. Wees erop voorbereid dat om specifieke voorbeelden gevraagd kan worden.
De vraag die je wist dat komen zou… Naast sterke punten zijn er uiteraard ook zaken waar je minder bekwaam in bent. Eerlijk zijn is geen doodzonde, het getuigt van zelfkennis en oprechtheid om ook je zwakkere punten te kennen. Alleen zie je dat liever als ‘een minder sterk punt waarop je graag wilt verbeteren’. Beschrijf dus vooral welke stappen je al ondernomen hebt om die verbetering in gang te zetten. Daar gaat deze vraag namelijk vaak vooral over: of je kritisch naar jezelf kunt kijken en of je bereid bent om nieuwe dingen te leren. Ook hier geldt: bedenk vooraf voorbeelden die je kunt noemen.
Lees ook: Deze vaardigheden staan goed op het cv van een assistant
Bij deze vraag is het altijd een beetje laveren tussen jezelf willen verkopen, eerlijk blijven en niet te bescheiden zijn. Wederom is het verstandig om eigenschappen te noemen die in deze rol heel goed van pas komen. Moet er een team opgebouwd of aangestuurd worden, dan is een eigenschap als ‘teamplayer’ vaak een schot in de roos. Tegelijkertijd is het belangrijk om eerlijk te blijven, je wilt geen onrepresentatief beeld van jezelf schetsen.
Van alle vragen die tijdens sollicitatiegesprekken gesteld worden, is deze vraag vaak een zekerheid. Je cv en LinkedIn-profiel geven al een idee van wat je zoal hiervoor gedaan hebt en bij welke organisaties, maar tijdens je sollicitatiegesprek wil men daar gegarandeerd dieper op ingaan. Maak je verantwoordelijkheden en taken zo concreet mogelijk: ‘Ik zorgde ervoor dat de mailbox en agenda van de Managing Director altijd up-to-date en logistiek efficiënt ingericht was, zodat zij/hij daar niet naar om hoefde te kijken en zich volledig op haar/zijn werk kon richten’. Of: ‘Ik zorgde ervoor dat elke vergadering van de Raad van Bestuur van a tot z was voorbereid. Ik nodigde de mensen uit, stelde een agenda op en stuurde deze ruim op tijd door, zorgde dat de kamer gereed was en alle apparatuur werkte. Tijdens de vergadering maakte ik notulen, die ik na afloop gelijk uitwerkte en aan alle aanwezigen mailde. Ik kreeg vrijwel altijd complimenten voor de snelheid en nauwkeurigheid waarmee ik dat deed’. Dat laatste kan wat ongemakkelijk voelen, maar je hoeft zeker niet al te bescheiden te zijn. Waak er wel voor dat je je verantwoordelijkheden niet mooier of groter maakt dan ze waren, de kans bestaat dat je vorige werkgever gebeld gaat worden voor referenties.
Lees ook: 7 taken van een executive assistant
Natuurlijk stelt de persoon tegenover je deze vraag niet zomaar: zij/hij wil erachter komen of jij en het bedrijf goed bij elkaar passen. Dat noemt men de cultural fit: de ‘klik’ tussen werknemer en werkgever als het gaat om visie, drijfveren en mentaliteit. Als jij aangeeft ontwikkeling en groei heel belangrijk te vinden, terwijl in dit bedrijf mensen vrij lang in dezelfde rol en op hetzelfde niveau blijven werken, is die cultural fit waarschijnlijk minder groot. Als je vertelt hoe belangrijk je het vindt dat collega’s altijd voor elkaar klaarstaan en je heel erg hecht aan het sociale aspect, zal dat goed vallen bij een bedrijf waarbij de teamspirit enorm groot is en mensen standaard samen lunchen en op vrijdagmiddag borrelen. Ook hier geldt: verdiep je van tevoren goed in de cultuur van het bedrijf, zodat je je antwoord daar op kunt afstemmen.
Lees ons blog: Waarom diversiteit en inclusie op de werkvloer zo belangrijk zijn.
Support-functies zijn vaak functies die je in teamverband uitvoert. Zo werk je als management- of executive assistant regelmatig samen met andere assistants, en ook office managers maken meestal deel uit van een groter team. Vertel wat je belangrijk en prettig vindt in de samenwerking met collega’s en wat zij op hun beurt van jou kunnen verwachten. Bij dit antwoord gooien woorden als ‘teamplayer’, ‘flexibel’, ‘voor elkaar klaarstaan’ en ‘sociaal’ vaak hoge ogen.
Veel mensen vinden dit een rotvraag. Logisch, wie weet nou precies hoe haar of zijn leven er over vijf jaar uitziet? Zeggen dat je zeker weet dat je over vijf jaar nog steeds voor dit bedrijf werkt, is een hele grote belofte. Maar je wil natuurlijk ook niet zeggen dat je deze rol maximaal voor een jaar of drie wil doen en dan weer verder gaat kijken. Kortom: glad ijs. Houd het vooral wat abstracter, met een antwoord in de trant van ‘Ik vind het belangrijk om mezelf te blijven ontwikkelen en me verder te verbreden in het HR-domein’. Of: ‘Over vijf jaar werk ik nog steeds in een rol en bij een organisatie die me uitdagen, en waar ik nog dagelijks veel leer’.
Pas op: strikvraag! Je eerste respons is misschien om te zeggen dat dat natúúrlijk niet zo is, deze rol is immers je droombaan. In de praktijk is het echter waarschijnlijker dat je meerdere sollicitatiebrieven verstuurd hebt en verschillende gesprekken voert. Wees daar gewoon eerlijk over, dat weten de mensen aan de overkant van de tafel heus wel. Meteen gevolgd door: ‘Maar mijn voorkeur gaat absoluut naar jullie uit!’
Daar is ‘ie dan, dé kans om duidelijk te maken waarom jij boven alle andere kandidaten uitsteekt. Benoem je bijzondere eigenschappen die expliciet in deze rol het verschil gaan maken. ‘Omdat ik heel snel mijn plek in een team en de organisatie vind, en perfect aanvoel wat er nodig is en waar juist géén behoefte aan is’: dat is immers wat iedereen van een nieuwe office manager verwacht en hoopt. Of: ‘Ik ben flexibel en ontzettend toegewijd. Daardoor vind ik het niet erg als men af en toe buiten werktijd een beroep op me doet’. Voor een partner of managing director die een personal assistant zoekt, klinkt dit als muziek in de oren.
Tot slot: realiseer je dat de werkgever niet de enige is die vragen mag stellen.
Als je aan het solliciteren bent en dit blog interessant vond om te lezen, wil je de volgende blogs waarschijnlijk ook aan je leeslijst toevoegen:
Op zoek naar interessante vacatures voor personal assistant, directiesecretaresse, legal assistant, executive assistant, office manager of management assistant? Bekijk het actuele aanbod van vacatures bij Het PA Bureau. Spreekt een van onze vacatures je aan? Neem dan vooral contact met ons op!