Het PA Bureau
7 taken van een executive assistant
Achter elk succesvolle Managing Director, Partner of MT staat vaak een gestructureerde, ijzersterke executive assistant. Wat die rol precies inhoudt, lees je in dit blog.
Wat is een executive assistant?
Voordat we inzoomen op de taken van een executive assistant, is het goed om nog even scherp te krijgen waar de rol precies staat binnen een organisatie. Als executive assistant ondersteun je meestal één of meerdere executives binnen een bedrijf. Dat kan een Managing Director, Partner of een volledig MT zijn. In sommige organisaties noemen ze de executive assistant trouwens soms ook een management assistant of een personal assistant. Soms zijn er zelfs taken die overlappen met die van de office manager.
Vacatures voor executive assistants
Op onze website plaatsen we geregeld vacatures voor executive assistants. Daar krijgen we altijd veel reacties op, want banen als executive assistant zijn gewild. Vooral de combinatie van de operationele en de strategische verantwoordelijkheden spreekt veel kandidaten aan. Houd onze site in de gaten om altijd op de hoogte te zijn van de nieuwste vacatures voor executive assistants.
Belangrijkste taken van een executive assistant
1. Ondersteunen en ontzorgen
Eigenlijk vallen alle taken van een executive assistant in dit lijstje onder deze overkoepelende taak: het ondersteunen en ontzorgen van de executive(s). Alles wat jij als executive assistant doet, zorgt ervoor dat je baas haar/zijn werk beter kan uitvoeren, en productiever en succesvoller kan zijn. Dat is namelijk je allerbelangrijkste taak en missie.
2. Agendabeheer
Van al je verantwoordelijkheden is het bijhouden van de agenda van de executive(s) die je ondersteunt, een van je belangrijkste zaken. Afspraken plan je uiterst zorgvuldig en efficiënt in, zodat er zo min mogelijk tijd verloren gaat. Reistijd, mogelijke files, tussendoor even tijd om te lunchen of een luchtje te scheppen: je houdt overal rekening mee. Als er onverhoopt een afspraak verplaatst wordt of uitloopt, pas je de rest van de dag daar meteen op aan.
3. Vergaderingen en presentaties voorbereiden
We zeiden het al: de taken van een executive assistant beperken zich niet alleen tot operationele verantwoordelijkheden. Als executive assistant kun je ook op inhoudelijk en strategisch niveau een waardevolle bijdrage leveren. Als de executive over een onderwerp wil sparren, is zij/hij bij jou aan het juiste adres. Presentaties voorbereiden en documenten opmaken (in MS Office-programma’s als Word, Excel en PowerPoint) vind je niet alleen leuk, je bent er ook enorm goed in.
Lees ook: Tips om nog beter te multitasken
Belangrijkste taken van een executive assistant
4. Projectmanagement
Als executive assistant ben je vaak betrokken – soms zelfs in de lead – van projecten in de organisatie. Dat kan gaan om de implementatie van een nieuw HR-systeem, een project op het gebied van facility management of een organisatiebreed communicatietraject. Bij al dit soort projecten werk je nauw samen met andere afdelingen, teams en andere interne en externe stakeholders. Hier komen je organisatorische, ondersteunende en strategische skills perfect samen.
5. Gatekeeper zijn
Als gatekeeper of poortwachter ben je feitelijk – de naam zegt het al – de poort waar andere mensen voorbij moeten om bij jouw executive(s) te komen. Die heeft het vaak heel druk, dus jij ‘beschermt’ haar/hem door prioriteiten te stellen in de agenda en afspraken, en af en toe ook nee te verkopen. Een belangrijke taak, waarbij je assertiviteit en vriendelijkheid heel goed met elkaar weet te combineren.
Lees ook: Tips om je productiviteit als assistant te verhogen
Belangrijkste taken van een executive assistant
6. Reizen boeken
Executives reizen vaak, zowel in binnen- als buitenland. Jij organiseert die trips van A tot Z. Dat doe je net zoals je de agenda bijhoudt: heel secuur en efficiënt. Naast de trein- en vliegtickets en de agenda, boek je ook hotelovernachtingen en reserveringen bij restaurants.
7. Vooruitdenken
We eindigen dit lijstje met datgene wat eigenlijk aan de basis ligt van al je taken als executive assistant: de gave om niet één, maar zes stappen vooruit te denken. Dat is namelijk de beste manier om op alle mogelijke scenario’s voorbereid te zijn. Als je met meerdere scenario’s rekening gehouden hebt, schiet je namelijk zelden in de stress en loopt er eigenlijk nooit iets mis. De uitdrukking ‘vooruitdenken is regeren’ is je als executive assistant op het lijf geschreven.
Alicia Chassignolle is Executive Assistant bij Eurofins. In ons interview met haar lees je alles over haar verantwoordelijkheden en taken als executive assistant en waarom ze zo blij is in haar rol.
Andere sleutelfiguren: office managers en management assistants
Ook office managers zijn vaak onmisbaar in een organisatie. Lees hier wat precies de taken van een office manager zijn en welke vaardigheden zij/hij moet hebben om succesvol te zijn in die rol. En natuurlijk al die andere vaardigheden die niet op het cv van een assistant mogen ontbreken.
Op zoek naar een nieuwe uitdaging als executive assistant, office manager, personal assistant of management assistant? Bekijk ons actuele vacature-aanbod.