Voordat we inzoomen op de taken van een executive assistant, is het goed om nog even scherp te krijgen waar de rol precies staat binnen een organisatie. Als executive assistant ondersteun je meestal één of meerdere executives binnen een bedrijf. Dat kan een Managing Director, Partner of een volledig MT zijn. In sommige organisaties noemen ze de executive assistant trouwens soms ook een management assistant of een personal assistant.
Op onze website plaatsen we geregeld vacatures voor executive assistants. Daar krijgen we altijd veel reacties op, want banen als executive assistant zijn gewild. Vooral de combinatie van de operationele en de strategische verantwoordelijkheden spreekt veel kandidaten aan. Houd onze site in de gaten om altijd op de hoogte te zijn van de nieuwste vacatures voor executive assistants!
Eigenlijk vallen alle taken in dit lijstje onder deze overkoepelende taak: het ondersteunen en ontzorgen van de executive(s). Alles wat jij als executive assistant doet, zorgt ervoor dat je baas haar/zijn werk beter kan uitvoeren, en productiever en succesvoller kan zijn. Dat is namelijk je allerbelangrijkste taak en missie.
Van al je verantwoordelijkheden is het bijhouden van de agenda van de executive(s) die je ondersteunt, een van je belangrijkste zaken. Afspraken plan je uiterst zorgvuldig en efficiënt in, zodat er zo min mogelijk tijd verloren gaat. Reistijd, mogelijke files, tussendoor even tijd om te lunchen of een luchtje te scheppen: je houdt overal rekening mee. Als er onverhoopt een afspraak verplaatst wordt of uitloopt, pas je de rest van de dag daar meteen op aan.
We zeiden het al: de taken van een executive assistant beperken zich niet alleen tot operationele verantwoordelijkheden. Als executive assistant kun je ook op inhoudelijk en strategisch niveau een waardevolle bijdrage leveren. Als de executive over een onderwerp wil sparren, is zij/hij bij jou aan het juiste adres. Presentaties voorbereiden en documenten opmaken (in MS Office-programma’s als Word, Excel en PowerPoint) vind je niet alleen leuk, je bent er ook enorm goed in.
Joya is Executive Assistant bij filmdistributiebedrijf The Searchers. Wat maakt haar baan zo enerverend? Lees het allemaal in ons interview met Joya die er een sport van maakt om haar taken af te maken voordat collega’s er om kunnen vragen.
Als executive assistant ben je vaak betrokken – soms zelfs in de lead – van projecten in de organisatie. Dat kan gaan om de implementatie van een nieuw HR-systeem, een project op het gebied van facility management of een organisatiebreed communicatietraject. Bij al dit soort projecten werk je nauw samen met andere afdelingen, teams en andere interne en externe stakeholders. Hier komen je organisatorische, ondersteunende en strategische skills perfect samen.
Als gatekeeper of poortwachter ben je feitelijk – de naam zegt het al – de poort waar andere mensen voorbij moeten om bij jouw executive(s) te komen. Die heeft het vaak heel druk, dus jij ‘beschermt’ haar/hem door prioriteiten te stellen in de agenda en afspraken, en af en toe ook nee te verkopen. Een belangrijke taak, waarbij je assertiviteit en vriendelijkheid heel goed met elkaar weet te combineren.
Executives reizen vaak, zowel in binnen- als buitenland. Jij organiseert die trips van A tot Z. Dat doe je net zoals je de agenda bijhoudt: heel secuur en efficiënt. Naast de trein- en vliegtickets en de agenda, boek je ook hotelovernachtingen en reserveringen bij restaurants.
We eindigen dit lijstje met datgene wat eigenlijk aan de basis ligt van al je taken als executive assistant: de gave om niet één, maar zes stappen vooruit te denken. Dat is namelijk de beste manier om op alle mogelijke scenario’s voorbereid te zijn. Als je met meerdere scenario’s rekening gehouden hebt, schiet je namelijk zelden in de stress en loopt er eigenlijk nooit iets mis. De uitdrukking ‘vooruitdenken is regeren’ is je als executive assistant op het lijf geschreven.
Bekijk onze nieuwste vacatures voor executive assistants, zoals deze als Executive Assistant voor de Managing Director van Driscoll’s of als Executive Assistant bij Cyclomedia.
Benieuwd naar hoe de ideale management assistant eruitziet? Je leest het in ons blog.