Bij Het PA Bureau zijn we altijd op zoek naar management assistants met de juiste competenties. Organisaties hebben vaak een eigen beeld van de taken van de management assistant, en dat plaatje is niet altijd hetzelfde. Soms overlappen gevraagde vaardigheden van een management assistant met de taken van een executive assistant, of met verantwoordelijkheden van een personal assistant. Maar in de kern is de missie van een management assistant altijd om ervoor te zorgen dat anderen optimaal kunnen performen.
In het kort nog even wat een management assistant precies doet: een management assistant werkt vaak samen met een team van collega-assistenten, met wie zij/hij samen een of meerdere managers, directeuren of een volledig MT ondersteunt. Taken van een management assistant zijn vooral organisatorisch en administratief. Denk aan het beheren van agenda’s, vergaderingen organiseren, correspondentie bijhouden, notuleren en documenten opmaken.
Ha, de million-dollar question! Want een goede management assistant ben je natuurlijk niet zomaar. In dit blog lees je aan welke vaardigheden een goede management assistant voldoet.
Proactief zijn betekent letterlijk dat je niet reageert, maar anticipeert. Je denkt niet één, maar elf stappen vooruit. Daardoor weet je eigenlijk altijd wat er kan gebeuren – en sorteer je dus ook al voor op mogelijke uitdagingen. Met als resultaat dat je ze op kunt lossen voordat ze überhaupt een probleem kunnen worden. Voorzie je dat een afpraak uit gaat lopen? Dan spring je meteen in de actiemodus om de agenda van de rest van de dag daarop aan te passen. Komt iemand uit je team dinsdagavond laat terug van een business trip? Dan zorg je ervoor dat je woensdagochtend tot tien uur sowieso geen meetings voor die persoon inplant. Zie je dat de handouts voor een meeting nog niet klaarliggen? Dan print je ze als de wiedeweerga en leg je ze netjes klaar op de vergadertafel. Niemand hoeft je dit soort dingen te vertellen, dat doe je uit jezelf. En indien nodig meerdere dingen tegelijk, want multitasking is je tweede natuur.
Helder en gestructureerd communiceren is één van de belangrijkste competenties van een kundige management assistant. Niet alleen met de mensen die de management assistant ondersteunt, maar ook met andere mensen binnen én buiten de organisatie. Je schrijft duidelijke en foutloze e-mails en voert plezierige telefoongesprekken, ook als je iemand moet teleurstellen. Als je iets moet regelen wat buiten je eigen kunnen ligt, weet je precies wie je daarvoor moet aanhaken.
Je werkt vaak in een team met andere management assistants, en soms ook met executive assistants of personal assistants. Maar je bent in zekere zin ook onderdeel van het team dat je ondersteunt. In beide teams ben je volledig op je plek en voel je je betrokken. Als je het idee hebt dat iemand ergens mee zit, beschik je over de empathische en sociale skills om daar op in te spelen. Dat je een teamplayer bent, wil trouwens niet zeggen dat je niet zelfstandig kunt werken. Integendeel, ook als je iets zelf moet bedenken en uitvoeren, ben je in je element.
In dit lijstje zit geen volgorde van belangrijkheid, want anders had deze vaardigheid misschien wel bovenaan moeten staan. Want alle dingen die je voor het team uitzoekt en organiseert – agenda’s, afspraken, meetings, reizen en andere events – vallen of staan bij jouw talent voor organiseren en de gave om altijd het overzicht te behouden. Hoe druk of chaotisch het ook is, jij weet nog steeds precies wat er gebeuren moet, wanneer, en door wie. Op dit gebied kun je het je nou eenmaal niet permitteren om steken te laten vallen.
We noemden hierboven al de gave om altijd en overal het overzicht te behouden. De belangrijkste reden dat je dat nooit kwijtraakt, is doordat je nooit in de stress schiet. Uiteraard gaat er weleens iets mis of lopen dingen anders dan je het had voorzien, maar door kalm te blijven en rustig na te denken, kom je altijd meteen met een oplossing om de situatie om te buigen.
Bij sommige bedrijven neemt de management assistant ook administratieve taken op zich. Denk aan het bijhouden van excelsheets, het invoeren van declaraties of andere systemen die je monitort. Gevoel voor cijfers kan dan van pas komen, maar is zelden een harde eis. Wat wél een harde eis is, is dat je nauwkeurig en accuraat werkt. Je checkt dingen niet één, maar twee, of zelfs drie keer.
Door het team van A tot Z te ontzorgen en ervoor te zorgen dat alles voor ze tot in de puntjes geregeld is, ben je eigenlijk in alles de perfecte management assistant. Toch hebben we dan nog één must-have eigenschap nog niet genoemd: een energieke en enthousiaste houding. Die maakt het niet alleen plezierig en makkelijk voor mensen om je te benaderen met een verzoek, maar daarmee lever je ook een positieve bijdrage aan de sfeer en het teamgevoel. En dat is het enige wat nog aan het lijstje ontbrak. Het is de combinatie van je onmisbare vaardigheden en je fijne persoonlijkheid die je de management assistant maakt die elk team dolgraag aan zich wil binden.