‘Die koffie haal ik zelf wel, ik zoek een assistant die me ook inhoudelijk ondersteunt’. Catharina van Bruggen, Managing Director van Het PA Bureau, hoort het bijna dagelijks. “Ik spreek CEO’s, partners en andere executives van bedrijven in allerlei sectoren. Vrijwel iedereen wil een assistant die ze niet alleen praktisch, maar ook strategisch-inhoudelijk ondersteunt. Vandaag de dag zijn goede assistants onmisbaar, voor executives én voor het hele bedrijf.”
Catharina: “In de ruim vijftien jaar dat ik in het vak werk, heb ik de rol van assistants enorm zien veranderen. Ik begon rond 2008, toen ‘een kopje koffie brengen’ vaak nog letterlijk in het functieprofiel stond. Er was het beeld van assistant – toen overwegend ‘secretaresse’ genoemd – die in de kamer naast de directeur zat, en die bij elk seintje van de baas aan kwam rennen en vroeg wat er moest gebeuren. Those days are gone.
Wat de verandering in gang gezet heeft? Meerdere zaken. De financiële crisis in 2008 zorgde voor minder vraag naar assistants, maar ook de technologische vooruitgang en automatisering speelden een rol. Plus: de tijdgeest en het feit dat een nieuwe generatie leiders zich aandiende.
Leiders van nu hebben niet alleen behoefte aan iemand die alleen afspraken inplant en notulen uitwerkt, maar willen ook op inhoudelijk gebied ondersteund worden. Ze willen iemand die meedenkt over processen die verbeterd kunnen worden, afspraken inhoudelijk voorbereidt en advies kan geven als er iets op de werkvloer speelt.
Zo verdween langzaam maar zeker de rol van de traditionele secretaresse, en maakte plaats voor een assistant die ook op inhoudelijk niveau betrokken is. Assistants staan niet langer onder een executive, maar veel meer naast ze.
Ogen en oren van de organisatie
De ontwikkelingen leidden tot een nieuwe invulling van én waardering voor de rol van assistants. Executives die ik spreek, zeggen vaak dat ze zonder goede assistant beduidend minder goed zouden presteren. Ze beschrijven hun assistant als hun ‘ogen en oren in de organisatie’, iemand die precies weet waar ze mee bezig zijn en waar ze op hoog niveau mee kunnen schakelen.
Waar assistants vroeger een inbox bijhielden door de belangrijkste mails te markeren, handelen ze diezelfde mails tegenwoordig zelf af. De samenwerking tussen de executive en assistant is naast gelijkwaardiger ook veel intensiever geworden.
Ik zag de afgelopen jaren van dichtbij hoe assistants zich hun nieuwe rol toe-eigenden en de vaardigheden leerden die ze in deze nieuwe rol nodig hadden. Er werd volop geïnvesteerd om assistants bij te scholen tot een hbo-werk- en denkniveau. Waar vroeger een mbo-opleiding volstond, wordt nu steeds vaker om een hbo-achtergrond gevraagd. Van corporate governance tot zakelijke communicatie, Engelse taalvaardigheid en technologische ontwikkelingen: assistants zijn tegenwoordig op veel vlakken goed onderlegd.
Er is zelfs een vierjarige bacheloropleiding om je klaar te stomen voor het vak. Maar meerdere andere opleidingen zijn eveneens een goede springplank naar het assistants-vak. In onze screening van kandidaten testen wij zorgvuldig of ze voldoen aan alle eisen die men anno nu aan assistants stelt.
Hogere salarissen
Over springplank gesproken: het salaris van assistants nam de afgelopen jaren ook een flinke vlucht. Het salarisniveau ligt vandaag de dag vele malen hoger dan een jaar of tien geleden – soms is er sprake van een verdubbeling of zelfs een verdrievoudiging. Dat zegt veel over hoe belangrijk organisaties en vooral executives het vinden om een goede assistant te hebben. We zijn er als Het PA Bureau trots op dat we die goede, onmisbare assistants elke keer aan opdrachtgevers voor kunnen stellen.”