Het PA Bureau

Hoe creëer je een fijne werkomgeving? Tips voor werkgevers

Hoe creëer je een fijne werkomgeving voor je werknemers waar iedereen graag wil werken? Lees hier onze tips!

Blog

Verschillende soorten werkomgevingen

Als werkgever wil je dat je kantoor een fijne plek is. Dat medewerkers zich fijn voelen in de werkomgeving, zodat ze er niet alleen met plezier naartoe gaan, maar er ook productiever, creatiever en effectiever werken.

 

Hoe ziet de ideale werkomgeving eruit?

1. Een goed koffieapparaat
2. Een eigen vaste plek voor medewerkers
3. Ergonomisch verantwoorde inrichting
4. Gezamenlijke lunches
5. Mooie/huiselijke/stijlvolle/gezellige inrichting
6. Voldoende licht
7. Beweging voor/met het team
8. Vrijdagmiddagborrels en andere sociale events

 

Het belang van een fijne werkomgeving

In de huidige competitieve arbeidsmarkt doen werkgevers er alles aan om talent aan zich te binden én ze te behouden. Een goed salaris, een bijdrage leveren aan de maatschappij, interessante doorgroeimogelijkheden en kansen om je als medewerker te ontwikkelen zijn factoren die meewegen. Maar onderschat niet de waarde van het kantoor en de plek waar mensen werken. In dit blog geven we werkgevers tips om een aangename, productieve en veilige werkomgeving voor hun medewerkers te creëren.

1. Investeer in een goed koffieapparaat
Het klinkt een beetje suf, maar onderschat niet hoe belangrijk een goede, lekkere kop koffie is. Voor heel veel mensen is koffie de motor die ze helpt opstarten (en door de dag heen helpt). Zit je organisatie in een groot, gedeeld pand? Dan is er soms de luxe van een café met een heuse barista. Maar dat is eerder uitzondering dan regel. Dat is niet onoverkomelijk, maar de tijd dat je je medewerkers een Senseo- of andere, matige koffiemachine voor kon schotelen, is voorbij. Vandaag de dag verwachten medewerkers wel echt een fatsoenlijk apparaat met dito koffiecups. In de grote steden ontkom je er ook niet aan om naast koemelk ook haver- en sojamelk in de ijskast te hebben staan. En zorg er uiteraard voor dat de niet-koffiedrinkers ook wat te kiezen hebben, zoals een doos met verschillende theesmaken. Maak van de plek waar de warme dranken te vinden zijn een gezellig hoekje dat uitnodigt om met collega’s bij te praten. Dat verhoogt gelijk de sfeer.

2. Geef medewerkers een eigen, vaste plek
Niet iedereen werkt meer elke dag op kantoor. Veel bedrijven bieden ook de mogelijkheid om een paar dagen thuis of remote te werken. In de praktijk werken assistants vaak op kantoor. Dan is het fijn als ze een vaste werkplek hebben, in plaats van elke dag op een andere plek te moeten zitten. Dat geeft een gevoel van rust, stabiliteit en de mogelijkheid om je letterlijk en figuurlijk op je plek te voelen. Het moet uiteraard wel passen qua ruimte en hoeveelheid medewerkers, maar als het kan, geven mensen de voorkeur aan een eigen, vaste werkplek.

3. Zorg voor een gezonde, ergonomische werkomgeving
Ergonomie gaat over de eisen waar een werkplek aan moet voldoen zodat medewerkers hun werk optimaal uit kunnen voeren. Voor de hand liggende zaken zijn een goede bureaustoel, een verstelbaar bureau en een tweede, groter computerscherm. Ook een voetensteun en een ergonomisch toetsenbord doen wonderen. Met de juiste ‘assets’ zitten medewerkers er comfortabeler en beter bij, wat uiteraard ook positieve impact heeft op hun productiviteit en performance.

4. Lunch regelmatig samen
We noemden al de tip om de plek rondom het koffieapparaat een beetje gezellig te maken. Minstens zo belangrijk is het om een ruimte te hebben waar medewerkers samen kunnen lunchen. Of dat nou een bedrijfskantine of een aparte kamer in het pand is, maakt niet uit. Het gaat erom dat er een ruimte is – liefst binnen én buiten – waar men niet werkt, maar gezellig samen eet. Dat is niet alleen hygiënischer dan boven je laptop eten, het is ook belangrijk om even los te koppelen van werk en te connecten met collega’s. Als werkgever is het verstandig om het samen lunchen niet alleen te faciliteren door een ruimte te bieden en ervoor te zorgen dat de ijskast goed gevuld is, maar ook door te stimuleren dat het samen gebeurt. Dat komt de onderlinge sfeer, gezelligheid en gemoedstoestand van je medewerkers ten goede. Dat laatste is ontzettend belangrijk; stress is vandaag de dag een van de belangrijkste redenen voor verzuim.

Lees ook: Tips voor werkgevers om stress op de werkvloer te verminderen

5. Richt het kantoor mooi/stijlvol/huiselijk/gezellig in
Tja, over smaak valt nou eenmaal niet te twisten. Wat de ene collega mooi en stijlvol vindt, vindt een ander kil en lelijk. Dat maakt deze tip meteen ingewikkeld, want de kans dat iedereen de lampen/kleur van de muur/schilderij/planten/vloerkleed mooi vindt, is nagenoeg nihil. Maar het gaat erom dat de werkplek warm aanvoelt en een fijne uitstraling heeft. Er zijn verschillende onderzoeken naar gedaan, en daaruit blijkt dat werknemers graag werken in een ruimte die huiselijk en persoonlijk aanvoelt. Laat medewerkers dus vooral dingen als fotolijstjes meenemen als ze dat willen. Planten en bloemen doen het sowieso goed, die hebben een rustgevend effect.

6. Zorg voor voldoende licht
Als je mensen vraagt naar hun ideale werkplek, is ‘goed licht’ een van de eerste dingen die ze noemen. Daglicht, bij voorkeur, dat door (grote) ramen van buiten naar binnen komt. Met als bijkomstig voordeel dat medewerkers naar buiten kunnen kijken. Dat is altijd inspirerender dan naar een blinde muur staren. En bij mooi weer kunnen ze ook nog eens open. Maar alleen daglicht is niet genoeg, want in de Nederlandse donkere maanden is er aanzienlijk minder licht van buiten. Zorg dus ook voor goede (kunstmatige) verlichting. In een donkere ruimte kan nou eenmaal niemand goed werken. Let op: in de zomer kan het licht van buiten (te) fel zijn, waardoor beeldschermen niet meer goed zichtbaar zijn. Zorg daarom ook voor goede zonwering.

7. Stimuleer beweging
Je hoeft niet meteen met z’n allen de marathon van Rotterdam of New York te rennen, maar sporten geeft een enorme boost voor de mentale en fysieke fitheid van je medewerkers. En als je het samen doet, is het ook een enorme boost voor de sfeer. Samen sporten schept een band. Dus schrijf je team in voor een hardloopevent, organiseer wekelijkse bootcamp- of yogasessies, initieer regelmatig lunchwandelingen – net wat het beste bij je organisatie en je medewerkers past. Als het niet samen kan, kun je ook denken aan korting bieden op een abonnement bij een sportschool in de buurt. Dan heeft het minder impact op het onderlinge groepsgevoel, maar motiveer je je medewerkers alsnog om meer te bewegen. En dat is niet alleen goed voor hen, maar ook voor je organisatie. Fitte mensen voelen zich beter, waardoor ze productiever, creatiever en effectiever zijn, en minder snel uitvallen.

8. Organiseer borrels en andere events waarom mensen graag naar kantoor komen
Bij veel bedrijven willen medewerkers door de weeks nog wel eens vanuit huis werken, maar op vrijdag is het vaak een drukte van jewelste op kantoor. Het magische woord: vrijdagmiddagborrel. Dat soort events zijn vaak een extra motivatie om naar kantoor te komen. In diezelfde categorie vallen de gezamenlijke lunches (zie #4). Is er iemand jarig? Maak een momentje van de taart. Maar denk vooral ook aan de wat meer ‘serieuze’ events, zoals lunch & learnsessies of andere bijeenkomsten waarbij je kennisdeling koppelt aan iets sociaals. Kortom: zorg ervoor dat je kantoor niet alleen een plek is waar (hard) gewerkt wordt, maar ook een omgeving waar ruimte is voor gezelligheid en andere manieren van contact.

9. Vraag medewerkers naar hun ideale werkomgeving
Tot slot volgt wat misschien wel de belangrijkste tip in het lijstje is: medewerkers vragen naar hoe hun ideale werkomgeving eruit ziet. Betrek ze dus vooral bij het proces, ze komen misschien met zaken waar je zelf niet aan gedacht had.

Veilige werkomgeving

Natuurlijk zijn er nog heel veel andere adviezen aan dit lijstje toe te voegen. Zo is een fijne werkplek opgeruimd, niet te heet of te koud, en er staan goed werkende computers en andere apparaten. Maar andere zaken zijn minstens zo belangrijk om de sfeer, effectiviteit en productiviteit te verbeteren, zoals inclusie en diversiteit op de werkvloer. Waarom dat zo is en wat het precies inhoudt, leggen we uit in ons blog Waarom inclusie en diversiteit zo belangrijk zijn. Dat geldt ook voor het geven van complimenten en andere vormen van waardering te tonen, bijvoorbeeld op bijzondere dagen als Secretaressedag. Wat je ook te allen tijde wil voorkomen, is dat je medewerkers gebukt gaan onder stress. Daarvoor geven we je graag tips om stress op de werkvloer te verminderen.

 

 

Vacatures uitzetten bij Het PA Bureau

Is jouw organisatie op zoek naar een goede office manager, management assistant, personal assistant of executive assistant? Onze consultants brengen je graag in contact met topkandidaten. Neem contact met ons op om te bespreken hoe we jouw organisatie kunnen helpen in het vinden van de beste support-staff.