Het PA Bureau

Inside the life of an assistant Tessa, Office Manager bij Top of Minds

Altijd al willen weten hoe een dag van een assistant er nou eigenlijk uit ziet? Welke kwaliteiten goed van pas komen bij het ondersteunen van executives of het draaiende houden van een kantoor? In deze serie ‘Inside the life of an assistant’ spreken we assistants over hun functie en hoe een werkdag eruit zou kunnen zien. Een werkdag van een assistant is immers nooit hetzelfde. Deze week spreken we Tessa van Rossum, die in januari 2022 is gestart als Office Manager van het executivesearchbureau Top of Minds.

Interview

‘Niet één team, maar een heel bedrijf dat op je leunt’

“De eerste maanden waren best even wennen. Aan de start van de meeste banen begin je met een takenpakket dat je onder de knie moet krijgen, terwijl je tegelijkertijd je directe collega’s leert kennen. Als Office Manager krijg je echter vanaf het begin met het gehele bedrijf te maken. Alle processen binnen Top of Minds – en dat zijn er nogal wat! – komen langs, waardoor ik al direct zowel communicatief als inhoudelijk breed uitgedaagd werd. Van vragen als “Tessa, wil jij ervoor zorgen dat de cv-ketel wordt nagekeken?” tot aan “waar liggen de snacks?”, alles kwam in sneltreinvaart langs. In eerste instantie liep ik hierdoor vaak tegen onzekerheden aan, maar al snel werd er ook kenbaar gemaakt dat Top of Minds heel blij was met mijn komst. Dit gaf vertrouwen en na ongeveer drie maanden had ik mijn draai helemaal gevonden.”

‘Vaste taken even laten rusten om een bijzonder verzoek op te pakken’

“Als Office Manager heb ik een aantal vaste taken die ik ‘s ochtends zo snel mogelijk op scherp stel. Deze lopen uiteen van het managen van flexplekken en de bevoorrading, tot aan agendabeheer van consultants en het verwelkomen van klanten en kandidaten. Daarnaast heb ik nog mijn eigen mail en zorg ik er altijd voor dat ik een telefoon bij mij heb. Ik spreek potentiële kandidaten, de gemeente, de belangdienst en de tuinman, elke dag is hierdoor anders. Met mijn achtergrond in de horeca heb ik vaak te maken gehad met de gekste verzoeken, maar ook hier komt regelmatig wat onverwachts om te hoek kijken. Het is fijn om soms even de vaste taken te laten rusten om weer wat nieuws op te pakken. Wanneer dit niet uitkomt, stuur ik anderen aan. Deze constante schakeling maakt mijn werk dynamisch en verrassend.”

‘Vrijdagen zijn voor mij de combinatie van gezelligheid en aanpoten’

“De vrijdag is voor mij eigenlijk de samenvatting van wat mijn werk als Office Manager inhoudt. Deze dag geeft een bepaalde druk, omdat veel taken voor het weekend af moeten zijn. Toch balanceert dit mooi met de gezelligheid die heerst aan het eind van de week. Ik zorg dat er met de lunch altijd wat extra’s op tafel ligt, stuur attenties op naar geplaatste kandidaten en sluit de week af met een borrel bij het café om de hoek. Het is in mijn rol van belang dat ik alle collega’s goed ken, het hoort dus eigenlijk een beetje bij mijn functie om dit soort gezellige activiteiten niet over te slaan!”

‘Het gezicht van het kantoor, de stem van het bedrijf’

“Top of Minds groeit enorm hard, maar voelt voor mij toch nog heel intiem en persoonlijk. Deze kracht achter het bedrijf is waar ik als Office Manager voor een groot deel aan kan bijdragen. Doordat er zoveel mogelijk afspraken op kantoor plaatsvinden, zie ik de hele dag door klanten en kandidaten. Daarnaast probeert Top of Minds om de onlinecommunicatie ook zo persoonlijke mogelijk te laten verlopen, waarvoor ik continu contact onderhoud met verschillende partijen.

Nu Top of Minds ook naar het buitenland aan het uitbreiden is, komt er een extra internationaal aspect bij mijn functie kijken. Zo ben ik de afgelopen tijd veel bezig geweest met het organiseren van businesstrips naar Madrid en Frankfurt en heb ik contact met Spaanse en Duitse consultants en schrijvers.

‘Een uur de mailbox bijwerken, dat zit er echt niet in’

Tessa moet lachen. “Eigenlijk word ik als Office Manager overal bij betrokken. Het is daarom belangrijk dat ik mij binnen deze functie dienstbaar op kan stellen. Ik moet gastvrij zijn, snel kunnen schakelen en goed kunnen multitasken. Een uurtje in mijn agenda blokken om de mail weg te werken zit er eigenlijk niet in en er is al helemaal geen tijd om een beetje humeurig te zijn. Voor je het weet staat er weer een nieuwe uitdaging voor de deur en hier zo flexibel en opgewekt mogelijk op acteren is de sleutel tot het vervullen van deze functie.”