Interview
Bijna een jaar is Roxanne Hoogendoorn Executive Assistant van Toon Martens, Managing Director van Sony Music Benelux. Een enerverend, leerzaam en vooral heel leuk jaar. “Ik vind iemand één-op-één ondersteunen ontzettend leuk. Je bouwt echt een band met elkaar op, en uiteindelijk kun je met elkaar lezen en schrijven. Dat vind ik echt te gek.”
Roxanne werkte al zes jaar bij Talpa. In die jaren zag ze het bedrijf van zeventig naar negenhonderd (!) mensen groeien. Ook haar eigen rol als assistant veranderde. Toen de fusie met RTL niet doorging en ze merkte dat ze de één-op-één ondersteuning van een executive miste, besloot ze dat het tijd was op zoek te gaan naar iets nieuws. Een paar dagen later zag ze op LinkedIn de vacature bij Sony Music. “Ik had al langer de wens om ooit voor een platenmaatschappij te werken. Dat ik juist die week deze vacature zag, was echt meant to be’.
Sollicitatiegesprekken zijn niet bepaald Roxanne’s hobby. “In zo’n gesprek ben je heel erg bezig met indruk maken, dat voelt nogal out of my comfort zone. Natuurlijk wilde ik tijdens mijn eerste gesprek met Toon een goede indruk achterlaten, maar op de een of andere manier voelde het meteen behoorlijk ontspannen. Binnen een week volgde het tweede gesprek, en een paar weken later begon ik. Ik heb me bij Sony vanaf het eerste dag ontzettend thuisgevoeld.”
Het eerste jaar was best intens. “Als Executive Assistant wil je alles zo snel mogelijk begrijpen, iedereen leren kennen en elk proces onder de knie hebben, maar sommige dingen hebben nou eenmaal tijd nodig. Ik viel meteen met m’n neus in de boter: zes weken na mijn eerste dag stond het jaarlijkse zomerevent van Sony Benelux op de agenda. Dat is een evenement waar alle medewerkers uit Brussel en Amsterdam – in totaal zo’n zestig mensen – samenkomen voor een uitgebreide company presentation, gevolgd door een barbecue. Dat event organiseren was een flinke sprong in het diepe, maar tegelijkertijd ook de perfecte manier om het bedrijf en de mensen te leren kennen.”
In alles wat Roxanne doet, heeft ze een helder doel: ervoor zorgen dat Toon zijn werk zo goed mogelijk kan uitvoeren. Hij reist veel tussen tussen het hoofdkantoor van Sony in Amsterdam en het kantoor in Brussel. Daarnaast bezoekt Toon regelmatig de kantoren in Londen en Berlijn. Logisch dus dat zijn reizen organiseren een belangrijk deel van Roxanne’s workload vormt. Ook het bijhouden van zijn agenda en het voorbereiden van meetings en presentaties vallen onder haar verantwoordelijkheid. “Door al die verschillende werkzaamheden is geen dag hetzelfde, dat vind ik juist leuk. Zeker in deze industrie moet je goed tegen die dynamiek kunnen. Een planning kan op het laatste moment volledig omgegooid worden. Wat ik dan doe? Rustig blijven en kijken hoe de puzzel alsnog gelegd kan worden. Dat hoor ik mezelf wel regelmatig zeggen: ‘ik moet even puzzelen’. Maar uiteindelijk lukt het altijd. Met een flinke dosis stressbestendigheid, flexibiliteit en creativiteit kun je alles aan. ”
Naast de praktische verantwoordelijkheden ziet Roxanne ook een andere rol voor haar weggelegd. “Ik ken Toon’s drukke agenda en reisschema als geen ander. Daarom vind ik het ook heel belangrijk om ervoor te zorgen dat zijn werk-privé-balans op orde is. Naast directeur van een groot bedrijf, heeft Toon ook een gezin met drie jonge zoons, inclusief bijbehorende drukte. Elke woensdagmiddag geeft hij voetbaltraining aan het team van zijn oudste zoon. Ik zorg ervoor dat zijn reizen en afspraken daar omheen gepland worden en hij elke week op tijd op het voetbalveld kan zijn. Dat soort dingen vind ik minstens zo belangrijk.”
Sony is een bedrijf waar je veel kunt leren. “Ik krijg alle vrijheid en verantwoordelijkheid om projecten naar me toe te trekken en mezelf te ontwikkelen. Een jaar geleden had ik geen enkele ervaring met Keynote, terwijl iedereen hier met dat programma werkt. Met een goed stel hersens en een leergierige mindset kom je gelukkig ver. Tegenwoordig maak ik de mooiste presentaties in Keynote. Dat doe ik onder meer voor de company meetings die elk kwartaal plaatsvinden. Dan komen alle collega’s uit Brussel en Amsterdam bij elkaar. Vooraf verzamel ik de input van alle afdelingen en dan werk ik dat uit in een presentatie. Dat soort taken trek ik graag naar me toe, ook om de inhoud van de business beter te begrijpen. In dat opzicht valt er in dit bedrijf nog heel veel te leren.”
“Over mijn Engels was ik niet zo zelfverzekerd toen ik bij Sony begon. Bij Talpa ging alles altijd in het Nederlands, terwijl hier alle interne correspondentie in het Engels is. Toen ik dat aangaf, stelde Toon voor dat ik een cursus Engels zou volgen. Die heb ik eind vorig jaar afgerond. Dat heeft enorm geholpen – voor mijn Engels én voor mijn zelfvertrouwen.”
Roxanne is binnen Sony Benelux de enige Executive Assistant. Eenzaam voelt het echter nooit. “Naast dat ik een team vorm met Toon, werk ik ook heel nauw samen met onze Office Manager, Marco. Wat een topper is dat! Daarnaast voel ik me ook echt onderdeel van het grotere team. Toon en ik zitten weliswaar op een andere etage in het gebouw, maar ik lunch elke dag met de anderen. Het zijn allemaal jonge, creatieve en inspirerende mensen. Iedereen is zo positief en barst van de energie. Het team is absoluut een van de redenen waarom ik mijn werk zo ontzettend leuk vind.”
Na bijna een jaar in dienst is Roxanne nog steeds ontzettend enthousiast over haar rol, over Toon en over Sony Music. Komend jaar wil ze dingen nog beter onder de knie krijgen en de business nog beter leren kennen. Daar krijgt ze alle kans voor, want ze heeft net te horen gekregen dat ze een vast contract krijgt. Daar is ze enorm blij mee. “Een mooie bekroning op een geweldig jaar.”
Henny, Management Assistant bij JDE
Maaike, Operations Manager bij impulssum
Cheyenne, Executive Assistant bij Tony’s Chocolonely
Joya, Executive Assistant bij The Searchers
Shirley, Personal Assistant bij Copenhagen Infrastructure Partners
Alicia, Executive Assistant bij Eurofins
Rose, Office Manager bij Top of Minds
Op de website van Het PA Bureau vind je verschillende vacatures bij uiteenlopende bedrijven. Naast vacatures voor executive assistant, hebben we ook vacatures voor personal assistant, office managers of voor management assistant. Neem contact op als er een vacature tussen staat die je aanspreekt!