Personal assistant, management assistant, executive assistant: Shirley vervulde al vele verschillende rollen binnen business support. Het uitvoerende en sociale karakter van deze functies spreekt haar aan, maar het is vooral de afwisseling die haar scherp houdt. Shirley: “Ik werkte het grootste deel van mijn carrière als assistant voor directies van dagbladen- en tijdschriftenuitgeverijen. Deze deadline-gedreven omgevingen zorgen altijd voor het hebben van een duidelijk doel en een snelle dynamiek. Vervolgens stapte ik over naar een Amerikaanse bank op de Zuidas, waar ik een grote groep investment bankers ondersteunde. Iets heel anders dus! Na ruim drie jaar meldde ik me bij Het PA Bureau. Ik zocht naar meer flexibiliteit en inhoudelijke uitdaging, in een moderne werkomgeving. Dit vond ik terug in de vacature bij CIP en vanaf toen ging het vlot.”
– Shirley FransenShirley lacht bij het idee dat ze eigenlijk nog maar net van start is gegaan bij CIP. “In mijn eerste maand ben ik in Kopenhagen geweest voor een onboarding programma. Daarna moest de Partner in Londen zijn voor een strategie-overleg, ook daar werd ik gelijk bij betrokken. Zo’n vliegende start had ik niet eerder meegemaakt en het droeg zeker bij aan hoe ik nu mijn werk kan doen. Als personal assistant werk je heel intensief met iemand samen en het kost tijd om op elkaar ingespeeld te raken. Door hier vanaf het begin proactief op in te haken, kun je veel efficiënter en doelgerichter aan de slag gaan. Ook heerst er op kantoor een ga-maar-aan-de-slag-en-probeer-het-gewoon sfeer. Dat is een mindset die goed bij mij past.”
Hoewel er bij CIP veel ruimte is voor eigen inbreng, is Shirley ervan overtuigd dat het doen van aannames funest kan zijn. “Hoe ervaren je ook bent, het durven stellen van vragen zal uiteindelijk leiden tot de beste samenwerkingen. ’s Ochtends samen even met de Partner rond de tafel zitten om een kop koffie te drinken en de dag door te nemen vind ik belangrijk. Als PA moet je gevoel krijgen voor de behoeften en wensen van degene waar je mee werkt, pas dan kan je echt ontzorgen.”
“Naast het beheren van agenda´s en schema´s, het regelen van reizen en alles daaromheen, brengt de waan van de dag altijd verrassingen met zich mee. CIP is een snelgroeiend bedrijf en neemt veel nieuwe mensen aan. Ik plan regelmatig interviews met kandidaten. Daarnaast organiseer ik samen met de office manager leuke activiteiten en help ik nieuwe collega’s op weg. Ik werk vanuit het kantoor in Utrecht, maar heb daarnaast net zo nauw contact met de internationale locaties. Ook reis ik vaak de Partner achterna, wat bijdraagt aan onze werkrelatie en de kwaliteit van support die ik hem kan bieden. Dit werk omvat zowel het hebben van een ‘sociale antenne’ als technisch inzicht en inhoudelijke kennis. Met deze combinatie help ik bij het gestructureerd en efficiënt op de kaart krijgen van uiteenlopende input. Ik vind het een meerwaarde dat ik op deze manier ideeën tastbaar kan maken.”
Wat was de bijdrage van Het PA Bureau in het vinden van deze rol? “Door de manier van bemiddelen heb ik de sollicitatieprocedure zelfverzekerd kunnen doorlopen. Het voorwerk dat Het PA Bureau had gedaan was grondig en de vacaturetekst was aansprekend en persoonlijk. In het profiel op de website werden zowel het takenpakket, CIP en de Partner uitgebreid omschreven, waardoor ik al een duidelijke voorstelling kon maken van het bedrijf en de verwachtingen. Het wervingstraject verliep vlot en al snel werd er een gesprek met de Partner ingepland. De heldere communicatie en begeleiding vanuit Het PA Bureau was professioneel en prettig. Ik ben zeer enthousiast over deze functie, die mij op het lijf is geschreven!”
Benieuwd naar meer Inside the Life of…-verhalen?
Henny, Management Assistant bij JDE
Maaike, Operations Manager bij impulssum
Cheyenne, Executive Assistant bij Tony’s Chocolonely
Tessa, Office Manager bij Top of Minds
Joya, Executive Assistant bij The Searchers.
Alicia, Executive Assistant bij Eurofins
Rose, Office Manager bij Top of Minds
Vacatures voor personal assistant, executive assistant en andere support-functies
Op de website van Het PA Bureau vind je verschillende vacatures bij uiteenlopende bedrijven, onder meer voor de rol van:
– Personal assistant
– Office manager
– Management assistant
– Executive assistant
– Directiesecretaresse
– Legal assistant
Neem vooral contact met ons op als er een vacature tussen staat die je aanspreekt.