Interview

Inside the life of an assistant - Christina, Talent Team Assistant bij Eden McCallum Het PA Bureau

Als je Christina Vacondio Vargas vijf jaar geleden had verteld dat ze ooit bij een consultingfirm aan de Amsterdamse Zuidas zou werken, had ze je waarschijnlijk meewarig aangekeken. Toch werkt ze inmiddels al 2,5 jaar met heel veel plezier bij Eden McCallum, een internationaal consultancybureau met kantoren in Londen en, juist ja, de Zuidas. Als Talent Team Assistant vervult ze meerdere rollen tegelijk. “Die spin in het web zijn die alles regelt, dat vind ik een van de leukste dingen die er is.”

 

Hospitality meets HR

In 2009 zwaait Christina af aan de Hogere Hotelschool in Den Haag. Met diploma en vol goede moed, maar tijdens een financiële crisis die roet in het eten gooit. Ze besluit een master in HR te doen. “Tijdens de hotelschool liep ik een hele leuke stage op de HR-afdeling van een bedrijf in Melbourne. Daardoor had ik het idee opgevat dat HR helemaal mijn ‘ding’ was. Terugkijkend weet ik dat het niet per se de HR was, maar het eigenlijk veel meer ging om de ondersteunende spil in het web-rol die me aansprak. De schakel zijn tussen verschillende mensen en zaken, en ervoor zorgen dat alles perfect verloopt, daar haal ik onwijs veel energie uit.”

Welkom op de Zuidas

Dat vormt precies de kern van haar werk als Talent Team Assistant bij Eden McCallum. Toen Nina van Het PA Bureau haar begin 2022 voor de rol benaderde, was ze niet meteen overtuigd. “Ik, bij een internationaal consultingbedrijf aan de Zuidas? Ik zag het niet helemaal voor me. Maar over de rol en de werkzaamheden was ik wél meteen ontzettend enthousiast. Dus besloot ik wel op gesprek te gaan. Toen ik het kantoor van Eden McCallum binnenstapte, werden mijn vooroordelen eigenlijk meteen onderuit gehaald. Het was helemaal geen groot, onpersoonlijk kantoor, maar een lichte, leuke plek met een fijne energie. Die ochtend had ik drie gesprekken. Eerst met Franka, de Director van het Talent Team, daarna met een collega uit het Engelse Talent Team en iemand van Finance. Het waren drie hele leuke gesprekken. Toen ik de deur achter me dichttrok wist ik heel zeker: hier wil ik werken!”

Werk-privébalans

Naast de aansprekende inhoudelijke werkzaamheden speelt een andere factor voor Christina een belangrijke rol: de werk-privébalans. Die was de jaren ervoor in het hotelwezen niet altijd even gemakkelijk te bewaken geweest. “Toen ik bij Eden McCallum ging werken, was onze eerste dochter bijna één jaar. Ik wilde zeker weten dat ik wel enige flexibiliteit zou hebben. Al snel gaven collega’s aan dat er bij dit bedrijf niet wordt gekeken naar hoe laat je begint of stopt met werken, maar dat het om het resultaat gaat. Vanaf de eerste dag kreeg ik het vertrouwen, de vrijheid en de flexibiliteit. Ik ging dan steeds zeggen dat ‘ik vandaag wat later begonnen was, maar de gemiste tijd aan het eind van de dag of ‘s avonds zou inhalen’. Franka zei meteen dat ik me echt niet hoefde te verantwoorden. Dat vertrouwen is ontzettend fijn. Acht maanden geleden ben ik opnieuw moeder geworden van een dochter. Tot voor kort werd zij elke ochtend standaard om half vijf wakker, waardoor het af en toe best pittig was. Gelukkig is dat inmiddels een uurtje opgeschoven, dat scheelt al een hoop. Maar ook als ik in die periode aangaf even heel moe te zijn, reageerden Franka en collega’s altijd enorm begripvol.”

Ondersteunen, faciliteren, organiseren

Vrijwel alles wat Christina leuk en uitdagend vindt, komt in deze rol samen. “Het screenen van kandidaten, interviews inplannen, administratie bijhouden en events organiseren zijn mijn belangrijkste werkzaamheden. Daar valt ontzettend veel onder. Ik doe ook dingen die in andere bedrijven door office managers en personal assistants gedaan worden, zoals het ontvangen van gasten en het beheren van Franka’s agenda. Er is ook volop ruimte voor eigen initiatieven of om zaken naar me toe te trekken. Die veelzijdigheid in mijn rol vind ik te gek. Ik ben hier echt de spil in het web die ik zo graag wilde zijn. Daar schuilt ook het enige ‘gevaar’: heel soms moeten er ineens 1001 zaken tegelijk geregeld worden. Dan kan de druk heel snel heel hoog oplopen. Voor mij werkt het dan om even met iemand te sparren om overzicht te creëren. Daarna heb ik weer een heel helder beeld van de hoofd- en bijzaken, en weet ik precies wat er eerst moet gebeuren. Gelukkig komt zo’n situatie niet heel vaak voor.”

Voldoening

Waar haalt een alwetende spin in het web als Christina de meeste voldoening uit? “Als ik een goede meeting heb gehad met de executive assistants, als alle administratie weggewerkt is of als ik in kan springen bij een collega die hulp nodig heeft. Eens in de zoveel tijd neem ik de hele talentenpool onder handen, en loop ik alle kandidaten zorgvuldig na. Als ik daarna een keurig opgeruimde, georganiseerde database heb, ben ik blij. Ik werk graag met lijstjes, en het geeft altijd veel voldoening als al die lijstjes aan het eind van de dag afgewerkt zijn. Tja, net als de meeste assistants ben ik een behoorlijke perfectionist. Maar als ik tijdens de lunch ontzettend hard met collega’s heb gelachen, haal ik daar ook heel veel voldoening uit.”

Benieuwd naar meer Inside the Life of…-verhalen?

Henny, Management Assistant bij JDE
Roxanne, Executive Assistant bij Sony Music
Maaike, Operations Manager bij impulssum
Cheyenne, Executive Assistant bij Tony’s Chocolonely
Joya, Executive Assistant bij The Searchers
Shirley, Personal Assistant bij Copenhagen Infrastructure Partners
Alicia, Executive Assistant bij Eurofins
Rose, Office Manager bij Top of Minds

Vacatures voor personal assistant, directiesecretaresse, executive assistant en andere support-functies

Op de website van Het PA Bureau vind je verschillende vacatures bij uiteenlopende bedrijven. Naast vacatures voor executive assistant, hebben we ook vacatures voor de rol van directiesecretaresse, personal assistant, office manager of voor management assistant. Neem contact op als er een vacature tussen staat die je aanspreekt!