Het PA Bureau
Wie een baan zoekt, weet hoe belangrijk een motivatiebrief is. Dat is immers het eerste wat recruiters en werkgevers van je te zien krijgen. In dit blog geven we je tips voor het schrijven van een overtuigende motivatiebrief én een voorbeeld van zo’n goede motivatiebrief.
Blog
De termen ‘motivatiebrief’ en ‘sollicitatiebrief’ worden vaak door elkaar heen gebruikt. Veel mensen zijn van mening dat er niet echt een verschil is tussen een motivatiebrief en een sollicitatiebrief. Anderen vinden dat je in een sollicitatiebrief een meer ‘zakelijke’ toelichting op je cv moet geven, en dieper ingaat op je eerdere rollen en verantwoordelijkheden.
Het verschil met een motivatiebrief is volgens deze mensen dat in een motivatiebrief de nadruk meer op het persoonlijke vlak ligt – op wie je bent, waar je enthousiast van wordt en wat je belangrijkste drijfveren zijn. In dit blog zoomen we in op je motivatiebrief.
Dat hier in de vraag ‘de juiste’ voor het woord ‘structuur’ staat, is een klein beetje misleidend. Er is namelijk geen exacte wetenschap die voorschrijft welke structuur voor een motivatiebrief precies de juiste is. Er zijn meerdere manieren waarop je een motivatiebrief kunt opstellen en schrijven. Toch zijn de geleerden het er wel over eens dat een goed gestructureerde motivatiebrief niet alleen prettiger leest, maar ook beter beklijft bij de lezer. Daarmee vergroot je dus je kansen om uitgenodigd te worden voor een sollicitatiegesprek.
Een goed gestructureerde motivatiebrief houdt de volgende indeling aan:
De motivatiebrief heet niet voor niets een motivatiebrief: in deze brief moet je toekomstige werkgever lezen waarom je precies zo gemotiveerd bent voor deze rol. Motivaties zijn uiteraard voor iedereen anders.
Je motivatie kan ‘m zitten in de maatschappelijke missie van de organisatie die zo goed aansluit bij jouw overtuigingen, maar ook omdat de rol aansluit bij je persoonlijke drijfveren en ambities. Of omdat je er als kind al van droomde om voor ze te werken of omdat je met jouw skills denkt een waardevolle bijdrage aan het bedrijf te kunnen leveren.
Wat je motivatie ook is, zorgt dat ‘ie er in je motivatiebrief echt uitspringt.
Werkgevers weten ook wel dat zij niet de enige partij zijn waar je solliciteert, maar dat moet vooral niet uit de brief blijken. Rich de brief dus expliciet aan de organisatie waar je de brief aan richt. Laat zien dat je het bedrijf kent en beschrijf waarom het zo goed bij jou past.
Dat kan een koppeling zijn met het gebied waarin ze werken, doelen die ze nastreven of de kernwaarden van het bedrijf. Het moet de recruiter duidelijk zijn dat je niet zomaar bij elk willekeurig bedrijf, maar juist bij deze organisatie ontzettend graag aan de slag wil!
We noemden bij #1 al dat je motivatie kan zijn dat je een waardevolle bijdrage aan de organisatie kan leveren. Dat klinkt mooi, maar wat betekent het concreet? Wat wil en kun jij met je persoonlijkheid, je kennis en al je vaardigheden aan het bedrijf toevoegen?
Maak dat zo concreet mogelijk, zodat het bedrijf weet dat je er niet alleen veel hoopt te leren, maar ze ook een duidelijk beeld hebben van wat je precies komt ‘brengen’.
Een motivatiebrief die rechtstreeks van het internet geplakt is (zoekterm: ‘motivatiebrief voorbeeld’ of ‘template motivatiebrief’), valt vrij snel door de mand. Recruiters en werkgevers pikken ze er moeiteloos uit.
Er is niet per se iets mis mee, maar de kans dat zo’n brief in positieve zin opvalt, is klein. Een persoonlijke, unieke motivatiebrief doet dat wél. Vertel iets over jezelf, durf buiten de gebaande paden te gaan en vermijd clichés.
Het gros van de motivatiebrieven begint met een standaard openingszin (‘Mijn aandacht werd meteen getrokken….’), gevolgd door de naam, woonplaats en achtergrond van de sollicitant. Door je motivatiebrief op een andere, meer originele manier te beginnen, pak je al meteen de aandacht.
Misschien is het een open deur, maar we zeggen het toch nog maar even: zorg dat er geen spelfouten en andere slordigheden in je motivatiebrief sluipen. Voor veel werkgevers en recruiters is dat een no-go. Is spelling niet je sterkste kant? Laat je brief nalezen door iemand die er wel goed in is.
Vermijd ook lange zinnen met meerdere komma’s en houd je alinea’s een beetje kort – na vijf regels is een witregel geen overbodige luxe. Tot slot: verstuur je brief in een gangbaar format zoals Word of een PDF, recruiters hebben geen zin om software te moeten downloaden om je brief te kunnen lezen.
Tot slot geven we een voorbeeld van een motivatiebrief zoals je die als assistant zou kunnen schrijven. Let op: kopieer deze brief niet letterlijk, maar gebruik het als leidraad. Het gaat er natuurlijk om dat het jouw eigen motivatiebrief is, die kan niemand anders voor je schrijven.
[je naam]
[je adres]
[je telefoonnummer]
[je e-mailadres]
[naam van de ontvanger]
[bedrijfsnaam]
[adres van het bedrijf]
[plaats, datum]
Beste [naam recruiter/werkgever],
Met veel enthousiasme schrijf ik deze motivatiebrief waarin ik mijn interesse uit voor de rol van Personal Assistant voor de CEO van [Bedrijfsnaam]. Als ervaren Personal Assistant ben ik ervan overtuigd dat mijn skillset en ervaring perfect aansluiten bij de eisen van deze functie. Ik ben dan ook enorm enthousiast en gemotiveerd om mijn bijdrage te leveren aan het succes van het bedrijf.
Wat mij met name aantrekt in [Bedrijfsnaam] is de inspirerende missie van het bedrijf en de impact die het op de wereld heeft. Jullie producten en diensten leveren een significante, belangrijke bijdrage aan het versnellen van de energietransitie. Als moeder van twee jonge kinderen vind ik het belangrijk daar zelf ook een bijdrage aan te leveren. Als Personal Assistant voor de CEO zou ik graag deel uitmaken van een organisatie die zich op deze manier inzet voor innovatie, duurzaamheid en maatschappelijke vooruitgang.
Wat me specifiek aanspreekt aan deze rol is de mogelijkheid om direct betrokken te zijn bij strategische besluitvorming en om de CEO te ondersteunen bij het realiseren van de visie voor het bedrijf. Ik geloof dat mijn proactieve aanpak en mijn vermogen om snel te schakelen mij in staat stellen om een waardevolle bijdrage te leveren aan het succes van [Bedrijfsnaam].
Mijn jarenlange ervaring heeft mij goed voorbereid op de uitdagingen van deze rol. In eerdere rollen bij diverse bedrijven leerde ik de fijne kneepjes van het vak kennen, zoals het beheren en coördineren van complexe agenda’s, het bijhouden van correspondentie en het organiseren van evenementen en vergaderingen.
Ik werk heel goed onder druk en kan moeiteloos hoofd- van bijzaken onderscheiden. Deadlines haal ik altijd, en dankzij mijn sterke communicatieve en sociale vaardigheden kan ik met iedereen plezierig en efficiënt schakelen – in het Nederlands én het Engels.
Al deze zaken lijken me essentieel om een drukke CEO effectief te kunnen ondersteunen. En last but zeker not least: ik ben een energieke, enthousiaste collega die altijd met plezier naar haar werk gaat.
Heel graag zou ik de gelegenheid krijgen om mijn sollicitatie in een persoonlijk gesprek verder toe te lichten.
In afwachting van een reactie, met vriendelijke groet,
[Je naam]
Ben je aan het solliciteren en kun je meer tips gebruiken? Lees dan vooral de volgende blogs:
Ben je als personal assistant, directiesecretaresse, legal assistant, executive assistant, office assistant, office manager of management assistant op zoek naar een nieuwe uitdaging? Bekijk vooral ons huidige aanbod aan vacatures. Staat er een vacature tussen die je aanspreekt? Neem dan vooral contact met ons op!