Het PA Bureau
Assistants worden vaak de spil van de organisatie genoemd. Dat klinkt als een cliché, maar het is vrijwel altijd waar. Als assistant ben je bij heel veel zaken betrokken. Met als resultaat: een workload waar je ‘U’ tegen zegt. Daarom is het zo belangrijk dat je alles uit je werkdag haalt. In dit blog delen we tips om je productiviteit maximaal te verhogen.
Blog
Laten we beginnen met het antwoord op de million-dollar-question: Hoe kun je meer uit je werkdag halen? Het antwoord: door effectief time management. Effectief time management draait om slim omgaan met de (beperkte) tijd die je hebt. En als we aan iets vrijwel elke dag te weinig hebben, is het wel tijd. Overwerken is voor niemand goed, en al helemaal niet voor je werk-privé-balans, dus dat wil je voorkomen. Al was het maar omdat onderzoek bewijst dat overwerken (meer dan veertig uur) een negatieve impact heeft op je prestaties en je productiviteit.
Time management is eigenlijk een strategie bedenken rondom hoe je zo efficiënt mogelijk met je tijd omgaat. Meer doen in minder tijd, dat is het doel. Sleutelwoorden: prioriteiten stellen, zorgvuldig plannen en je tijd heel bewust gebruiken.
Het liefst zou je elke dag je lange to-do-lijstje volledig afgevinkt zien. In de praktijk lukt dat vaak niet, want we zeiden het al: de lijst is zo lang. Maar hoe fijn zou het zijn als dat wél lukt? Met effectief time management is de kans daarop het grootst. En daarmee is de kans op stress – een van de belangrijkste oorzaken voor burnouts – aanzienlijk minder groot. Als je je tijd op je werk effectief en daardoor optimaal gebruikt, houd je tijd over voor ontspanning en andere zaken die het leven mooi maken.
Nu we weten waarom het zo belangrijk is, geven we je graag tips om je tijd effectief in te richten en je productiviteit te verhogen.
Eigenlijk valt of staat alles bij prioriteiten (kunnen) stellen. Niets zo zinloos als (veel) tijd besteden aan taken die niet zo belangrijk zijn of nog kunnen wachten. Begin elke dag met een inventarisatie van wat er vandaag echt af moet, en wat ook op een later moment kan. Werk van boven naar beneden, zodat je heel duidelijk een overzicht hebt van wat het belangrijkst is.
Naast je prio-lijst, kun je als effectieve time-manager ook niet zonder to-do-lijst. Op die lijst zet je alles wat je die dag wil doen en hoe lang je daar ongeveer voor nodig denkt te hebben. Gaandeweg de dag vink je af wat je hebt gedaan. Dingen afstrepen geeft niet alleen veel voldoening, het zorgt er ook voor dat je gericht bezig blijft. Tegelijkertijd weet je als assistant vrij zeker dat er altijd ad hoc dingen tussendoor komen. Dat hoort nou eenmaal bij de rol. Maak daarom geen to-do lijst die bij voorbaat al onrealistisch is, maar reserveer dus ook tijd voor onverwachte zaken. Je kunt zelf het best inschatten hoe lang dat gemiddeld moet zijn, voor de ene assistant volstaat een uur per dag, terwijl andere assistants bij voorbaat al weten dat ze dagelijks minimaal twee uur nodig hebben voor ad hoc ‘brandjes’.
Nog even over die onverwachte zaken: als het om iets gaat wat je snel tussendoor kunt doen (lees: in twee minuten), doe dat dan gelijk. Hoe meer van dit soort kleine taken zich opstapelen, hoe onoverzichtelijker het wordt. Het kost bij wijze van spreken net zoveel tijd om het op je to-do lijst op te schrijven, als het kost om meteen even dat document rond te mailen of die afspraak te verzetten.
Let op: als het je compleet uit je ritme en concentratie haalt om ad hoc iets anders te doen, is deze 2-minuten regel wellicht niet zo verstandig. Wil je beter worden in meerdere dingen tegelijk doen? Dan heb je misschien iets aan ons blog met tips om beter te multitasken. In dit blog lees je onder meer ook over het ‘batchen’ van vergelijkbare taken, waardoor je productiviteit ook flink omhoog gaat.
Daar waar ‘regelmatig’ staat, had net zo goed ‘ook eens’, ‘wat vaker’ of ‘dagelijks minimaal drie keer’ kunnen staan. Assistants willen graag iedereen altijd van dienst zijn, dat is immers zo ongeveer de kern van hun werk. Dat weten collega’s vaak ook, waardoor ze nóg vaker aan je bureau staan met ‘een klein verzoek’ of ‘iets wat jij vast heel makkelijk even tussendoor kunt doen’. Nee! Ook al ben je geneigd iedereen te willen ondersteunen en ontzorgen, het gaat vaak ten koste van je prioriteiten en andere belangrijke taken. En dus van je productiviteit. Eigenlijk kunnen we deze tip opbreken in drie subtips:
Nog zoiets waar assistants niet altijd even goed in zijn, want er is nou eenmaal altijd wel iets te doen. Maar die pauzes heb je juist nodig om op te laden en productief te blijven. Door om de paar uur even te ontspannen en aan iets anders dan werk te denken, krijg je nieuwe energie. Een stukje wandelen doet ook wonderen voor je energielevel en creativiteit. Zo’n break heb je nodig om daarna weer fris, creatief en productief te kunnen zijn. Los van het feit dat aan één stuk door werken sowieso hartstikke ongezond is, natuurlijk.
Een mooie om het lijstje ‘dingen waar assistants niet in uitblinken’ af te sluiten: delegeren. Want in lijn met het plichtsbesef en verantwoordelijkheidsgevoel van assistants, vinden ze het in de praktijk vaak lastig iemand anders te vragen een taak uit te voeren. Maar hier geldt eigenlijk hetzelfde als bij tip 4: net als te vaak ‘ja’ zeggen, is alles zelf doen vaak funest voor je productiviteit. Met andere woorden: als er iets van je to-do-lijst ook prima door een collega gedaan kan worden, schroom dan niet om haar of hem te vragen. Daardoor bewaak je je eigen productiviteit en verhoog je de kans dat jij je lijst voor vandaag daadwerkelijk af krijgt.
Het heet niet voor niets ‘efficient time management’. Om zo productief mogelijk te zijn, moet je niet alleen efficiënt met je tijd omgaan, maar ook het werk dat je doet, zo efficiënt mogelijk uitvoeren. We noemden al het voorbeeld van batchen, maar je kunt het ook breder trekken. Zijn er dingen die je doet die ook geautomatiseerd zouden kunnen worden? Mailings of bepaalde administratieve processen? Inventariseer de mogelijkheden en bespreek dit met collega’s en je leidinggevende. Uiteindelijk is iedereen daar bij gebaat, want door dit soort aanpassingen houd je tijd over om je op andere taken te richten.
Voor vrijwel alles is er anno nu wel een app. Zo ook om je productiviteit te verhogen. Voorbeelden zijn Monday, Connecteam en Asana. AI biedt ook steeds meer slimme tools, zoals ChatGPT en DeepL die je bij verschillende taken kunnen helpen. Die laatste twee kunnen je helpen bij het schrijven en vertalen van mails.
Lees ook: Een goede zakelijke mail schrijven: tips en voorbeelden
Vandaag de dag weet iedereen hoe belangrijk het is om ook naast je werk volop in beweging te zijn. Sport en spel zijn een must voor een gezonde en gebalanceerde levensstijl. Mensen die regelmatig sporten, presteren beter op werk en vallen minder uit. Het past in wat we eerder zeiden over het belang van een goede werk-privé-balans, waarin tijd voor jezelf en ontspanning (waar beweging bij hoort) cruciaal zijn om het beste uit jezelf te halen.
Tot slot is het belangrijk dat je werkt op een plek waar je je prettig voelt. Want in zo’n omgeving ben je op je creatiefst, voel je je geïnspireerd en ben je (dus) het meest productief. Als je thuis werkt, kun je die omgeving zelf creëren. Op kantoor heb je daar vaak wat minder invloed op. Toch zijn er verschillende dingen die je kunt doen om van je kantooromgeving een fijne werkplek te maken. Lees ons blog met tips voor de ideale kantooromgeving.
Lees ook: Waarom inclusie en diversiteit op de werkvloer zo belangrijk zijn
Natuurlijk zijn er nog veel meer tips die we in dit lijstje kunnen opnemen. Laat ons vooral weten als we een belangrijk advies zijn vergeten. Maar als je bovenstaande tips opvolgt, weten we zeker dat je zal zien dat je productiviteit een enorme boost krijgt. Veel succes!
Andere interessante blogs op Het PA Bureau
Op onze site vind je meerdere blogs met waardevolle tips en advies, waaronder:
Ben je op zoek naar een nieuwe uitdaging als personal assistant, office manager, management assistant, directiesecretaresse, legal assistant of executive assistant? Bekijk dan vooral onze vacatures. Of is je organisatie op zoek naar business-support? Neem contact met ons op om te bespreken hoe we jouw organisatie kunnen helpen in het vinden van de beste assistant.