Het PA Bureau
Als je als assistant een (nieuwe) baan zoekt, heb je een aantal zaken zonder meer nodig: enthousiasme, doorzettingsvermogen en een goed cv. Die eerste twee komen uit jezelf, die derde kunnen wij je bij helpen. In dit blog lees je welke vaardigheden goed op het cv van een assistant staan.
Blog
Het is goed om onderscheid te maken tussen hard skills en soft skills. Het belangrijkste verschil is dat hard skills meetbare, concrete vaardigheden zijn (zoals ‘goed met excel’ of ‘juridische kennis’), terwijl soft skills in de regel vaak subjectieve karaktereigenschappen zijn (empathisch, gestructureerde werker). In dit blog gooien we alles op een hoop en vertellen we je welke vaardigheden op het cv van een assistant niet mogen ontbreken.
Het is een no-brainer, maar als assistant moet je organisatorisch ijzersterk zijn. Je hebt veel verschillende verantwoordelijkheden, en die moet je allemaal – vaak tegelijkertijd – uitvoeren. Je eigen planning organiseren is één, maar dan hebben we het nog niet gehad over een van je belangrijkste taken als assistant: de agenda, mailbox en reizen van een ander (of soms van meerdere mensen) organiseren.
Gestructureerdheid zit hem niet alleen in een overzichtelijke manier van werken, maar ook in de wijze waarop je informatie – actielijsten, mails, presentaties of notulen – opstelt en presenteert. In dezelfde adem noemen we hier ook graag ‘oog voor detail’ en nauwkeurigheid als skills die assistants echt moeten hebben. Wie gestructureerd werkt houdt altijd overzicht over het hele plaatje, maar verliest de details geen moment uit het oog.
Als assistant hoef je echt niet 24/7 beschikbaar te zijn, maar de kans dat er af en toe ook buiten werktijd een beroep op je gedaan wordt, is aanwezig. Een 9-tot-5 mentaliteit is in de wereld van support-staff ondenkbaar. Tegelijkertijd is het natuurlijk belangrijk om je werk-privé-balans goed in de gaten te houden, natuurlijk. Naast flexibiliteit in werktijden, is het ook belangrijk dat je soepel en snel kunt schakelen tussen verschillende werkzaamheden. Als assistant komt het namelijk regelmatig voor dat er ad hoc iets gebeurt waar je op moet reageren. Een meeting die verplaatst wordt waardoor de hele planning omgegooid moet worden, een vlucht die gecanceld wordt, etc.
Nog even over die ad hoc gebeurtenissen: daar spring je niet alleen snel en adequaat op in, maar je raakt er ook niet van in paniek. Weinig dingen zo ontregelend als een gestreste assistant. Je gestructureerde karakter helpt je om altijd het overzicht en de rust te bewaren.
Vrijwel elke werkgever zoekt een assistant die met ze meedenkt. Of beter gezegd: met ze vooruitdenkt. Woorden als proactief en initiatiefrijk komen niet zonder reden in vrijwel elke vacaturetekst terug. Je ziet wanneer er iets moet gebeuren, pakt zaken uit jezelf op en anticipeert al op gebeurtenissen voordat ze gebeurd zijn. Dat is naast een aangeboren proactieve houding ook een kwestie van ervaring.
Het woord ‘assistant’ zegt het al: in je rol ‘assisteer’ je iemand anders zodat zij of hij beter kan werken. Het is een heel dienstverlenende functie waarin het belangrijkste doel is om degene die je ondersteunt volledig te ontzorgen. Die drive moet eigenlijk in je DNA zitten, daar haal je in je rol de meeste voldoening uit.
Een mail aan een belangrijke stakeholder, een telefoontje met een ontevreden klant of een bozige collega aan je bureau: met jouw communicatieve vaardigheden handel je elke interactie – geschreven of gesproken – plezierig en doeltreffend af. Dat betekent niet dat je altijd overal ‘ja’ tegen zegt, integendeel: als assistant ben je vaak ook de poortwachter die regelmatig ‘nee’ moet verkopen. Maar ook dat doe je charmant. Spelfouten zijn uit den boze, en in veel bedrijven verwacht men vandaag de dag dat ook je Engelse taalvaardigheden op niveau zijn.
Als assistant ben je vaak nauw betrokken bij het werk en het leven van de persoon die je ondersteunt. Er komen af en toe zaken voorbij die uiterst discreet behandeld moeten worden. Jouw leidinggevende moet er blind op kunnen vertrouwen dat je altijd diplomatiek en uiterst integer met vertrouwelijke informatie omgaat.
Als assistant ben je niet alleen het visitekaartje van de persoon die je ondersteunt, maar eigenlijk van de hele organisatie. Dat betekent dat je altijd professioneel, positief en beschikbaar bent. Ook als je een mindere dag hebt, beantwoord je de telefoon vriendelijk en ontvang je gasten met een glimlach. We zeiden het al eerder: servicegerichtheid is zo ongeveer de belangrijkste waarde van support-professionals.
Natuurlijk zijn er nog talloze andere vaardigheden die heel goed staan op je cv. Laat onze lijst hierboven vooral als inspiratie dienen, maar uiteraard zijn er nog heel veel andere competenties en skills die tot de verbeelding spreken. In onze serie Inside the Life of… spreken we met allerlei assistants en vertellen ze welke vaardigheden in hun werk van pas komen, zoals bijvoorbeeld:
Joya, Executive Assistant bij The Searchers.
Alicia, Executive Assistant bij Eurofins
Shirley, Personal Assistant bij Copenhagen Infrastructure Partners
Rose, Office Manager bij Top of Minds
Roxanne, Executive Assistant bij Sony Music
Een goed cv vertelt natuurlijk meer dan alleen welke vaardigheden je hebt. Om te weten wat er allemaal nog meer op een goed cv staat, lees je ons blog met een voorbeeld van een goed cv. Hoe je jezelf presenteert op LinkedIn is ook belangrijk, bekijk daarom zeker ook ons blog met tips voor een goed LinkedIn-profiel. Volg je ons trouwens al op LinkedIn? Dan weet je zeker dat je op de hoogte bent van de laatste vacatures.
Ben je aan het solliciteren en kun je wel wat tips gebruiken? Op onze site vind je heel veel blogs met nuttige informatie, waaronder:
Naast advies voor sollicitanten, vind je op onze site ook veel interessante informatie en advies voor werkgevers, waaronder:
Op zoek naar interessante vacatures voor directiesecretaresse, personal assistant, executive assistant, office manager of management assistant? Bekijk ons actuele aanbod van vacatures of neem contact met ons op.