Wat doet een secretaresse?
Een secretaresse houdt het dagelijkse reilen en zeilen van een organisatie op orde. Onder het takenpakket horen meestal taken als agenda’s beheren, telefoon en e-mail afhandelen, meetings voorbereiden en notuleren, en af en toe events organiseren.
De functietitel secretaresse wordt in de praktijk steeds minder vaak gebruikt; organisaties en recruitmentbureaus hebben het steeds vaker over een assistant. En nog specifieker over een bepaald type assistant, zoals een office assistant, personal assistant, management assistant, executive assistant of legal assistant. Tegelijkertijd is het wel enigszins een grijs gebied, want de termen directiesecretaresse en bestuurssecretaresse zijn nog wel heel gangbaar. Je zou kunnen zeggen dat het woord secretaresse de overkoepelende term voor al deze ondersteunende rollen is. Kortom: wie op zoek is naar een secretaresse, zoekt in de praktijk dus vaak naar een van al deze functies.
Vaardigheden, competenties en eigenschappen van een secretaresse
De woorden vaardigheden, competenties en eigenschappen worden vaak door elkaar heen gebruikt, maar ze betekenen niet hetzelfde. Vaardigheden zijn praktische, aan te leren onderdelen van het werk. Voor de rol van secretaresse zijn vaak vaardigheden als agendabeheer, zakelijke mails schrijven en werken met Microsoft Office en affiniteit met AI vereisten. Als we het hebben over de competenties, gaat het over hoe iemand die vaardigheden inzet. Een goede secretaresse beschikt over een aantal kerncompetenties, waaronder plannen, prioriteiten stellen en helder communiceren. Tot slot zijn eigenschappen persoonlijke kenmerken die niet aan te leren zijn, maar voor de rol van secretaresse onmisbaar zijn, zoals nauwkeurigheid, discretie, stressbestendigheid en flexibiliteit.
Het profiel van een secretaresse in één oogopslag
| Taken | Vaardigheden | Competenties | Eigenschappen |
|---|---|---|---|
| Agendabeheer | Werken met Microsoft Office | Plannen, anticiperen en prioriteren | Nauwkeurig |
| Telefoon/mailbox bijhouden | Zakelijke communicatie | Vloeiende taalvaardigheid (Nederlands en Engels) | Professioneel, discreet, gastvrij, dienstverlenend |
| Vergaderingen en presentaties voorbereiden | Notuleren (eventueel met behulp van AI), kennis van Microsoft Office (PowerPoint) | Overzicht bewaren, strategisch denkniveau | Stressbestendig, nauwkeurig en integer |
| Administratie bijhouden | Microsoft Office (Excel) en andere systemen | Cijfermatig onderlegd | Nauwkeurig |
| Uitjes en events organiseren | Budgetbeheer | Organisatietalent | Flexibel, gastvrij, creatief, oog voor detail |
Een dag uit het leven van een secretaresse
Het klinkt cliché, maar het is waar: voor een secretaresse is geen dag hetzelfde. De ene dag draait om een volle agenda en aaneengeschakelde vergaderingen, de andere dag om een presentatie die voorbereid moet worden of een klantevent dat georganiseerd moet worden. De kracht van een secretaresse schuilt in de flexibiliteit en het vermogen om moeiteloos te schakelen tussen verschillende taken en verantwoordelijkheden. Wat er ook gebeurt en hoe de dag ook verloopt, de secretaresse behoudt altijd het overzicht en de rust.
Benieuwd hoe verschillende assistants hun dagen beleven? Lees onze Inside the Life-interviews met Henny, Management Assistant bij JDE, Roxanne, Executive Assistant bij Sony Music of met Cathy, Executive Assistant bij Redexim.
Wanneer heeft een organisatie een secretaresse nodig?
Een organisatie heeft behoefte aan een secretaresse zodra de dagelijkse organisatie te veel tijd kost om naast het eigenlijke werk te blijven doen. Agenda’s die door elkaar lopen, e-mails die niet opgevolgd worden en vergaderingen die niet goed voorbereid zijn, zijn duidelijke signalen dat een manager of team ondersteuning nodig heeft.
De conclusie dat er een secretaresse nodig is, is het vertrekpunt van de zoektocht. Daarna volgen belangrijke vragen: gaat het om ondersteuning van één persoon of van een heel team, om puur operationele en administratieve taken of is het de bedoeling dat de secretaresse ook op strategisch niveau verantwoordelijkheid draagt? De antwoorden op deze (en andere) vragen bepalen of een organisatie op zoek is naar een office assistant, management assistant of een andere functie binnen business support.
Kunnen wij jouw organisatie helpen met het vinden van de juiste secretaresse of andere support-professional? Neem vooral contact met ons op.
Wat verdient een secretaresse?
Zoals vrijwel alle andere assistant-functies hangt het salaris van een secretaresse af van meerdere factoren. Het aantal jaren werkervaring bijvoorbeeld, maar ook zaken als opleidingsniveau, type organisatie, locatie en dienstverband (part- of fulltime) spelen een rol. Gemiddeld genomen zien wij als salaris voor een office assistant- of secretaresse-functie lonen tussen 3.200 en 4.500 euro bruto per maand, op basis van een werkweek van veertig uur.
Benieuwd wat andere assistants verdienen? Lees het blog: Wat verdient een assistant?
Vacatures bij Het PA Bureau
Ben jij als secretaresse op zoek naar een volgende stap in je carrière of kan jouw organisatie een ijzersterke secretaresse goed gebruiken? Het PA Bureau kan op beide vlakken helpen. Voor kandidaten geldt: bekijk onze de actuele vacatures en organisaties raden we aan vrijblijvend contact op te nemen met een van onze consultants. Doordat we zowel de vraag vanuit de markt en werkgevers kennen en als geen ander weten waar een goede kandidaat aan moet voldoen, kunnen wij de juiste match maken.
Twijfel je vanuit de organisatie of als kandidaat welke functietitel het meest passend is in de zoektocht? Lees het blog Office manager of management assistant: het verschil. Wil je solliciteren maar kun je hulp gebruiken om de eerste stap te zetten? Lees ons blog ‘Voorbeeld van een goede motivatiebrief’ en ‘Tips voor een goed cv’.