Het PA Bureau

Executive assistant: spin in het web van een organisatie Het PA Bureau

Executive assistants zijn niet weg te denken binnen een moderne organisatie. Deze sleutelfiguur is van essentieel belang om alles vlekkeloos te laten verlopen. Maar wat zijn de taken van een executive assistant? Welke vaardigheden zijn essentieel? Wat is het salaris van een executive assistant? En waar vind ik interessante executive assistant-vacatures? Om die laatste vraag eerst te beantwoorden: bij Het PA Bureau, natuurlijk.

Executive Assistants

Wat ga je lezen op deze pagina?

Wat doet een executive assistant?
Job description van een executive assistant
Eigenschappen en vaardigheden van een executive assistant
Werken als executive assistant
Opleiding tot executive assistant
Executive assistant vacatures bij Het PA Bureau
Executive assistant vacatures in Amsterdam
Salaris Executive Assistant 2024
Secundaire voorwaarden executive assistants

Wat doet een executive assistant?

In organisaties spelen executive assistants een sleutelrol. De invulling van de rol van een executive assistant verschilt per organisatie, maar over het algemeen gaat het vaak over ondersteuning van één of meerdere executives. Dat kan een partner, managing director of een volledig MT zijn. Die job description van een executive assistant kan soms wat verwarrend zijn: de taken die men in sommige organisaties aan een executive assistant toedicht, worden in andere bedrijven soms door management assistants of door een personal assistant gedaan.

Job description van een executive assistant

De taken van een executive assistant lopen uiteen. Maar ondanks de verschillende verantwoordelijkheden, hebben executive assistants vrijwel altijd één ding gemeen: ze spelen vaak een sleutelrol in de organisatie. Over het algemeen zul je in taakomschrijving van een executive assistant – zowel voor junior executive assistants als meer senior executive assistants – vrijwel altijd de volgende taken zien staan:

Agendabeheer
Of je als executive assistant nou één, twee of zes executives ondersteunt, voor elk van hen houd je de agenda bij. Dat is een van je belangrijkste taken. Afspraken plan je zorgvuldig en efficiënt in, zodat er zo min mogelijk tijd verloren gaat. Dat kan soms best complex zijn, vooral als de executive heel veel meetings heeft en er veel (internationaal) gereisd moet worden.
Internationale reizen regelen
Over die reizen van de executives en partners regelen hoort bij je job description als executive assistant. Ook daar houd je rekening met alle voorziene én onvoorziene situaties (files, vertragingen en jetlags), en zorg je dat elke reis vlekkeloos verloopt. Het boeken van hotels, restaurants en transfers hoort daar ook bij.
Presentaties voorbereiden
Ook het voorbereiden van presentaties hoort bij de taken van een executive assistant. Dat is misschien wel een van de belangrijkste usp’s van een executive assistant: je beschikt ook over de Inhoudelijke en strategische skills om zo’n presentatie vorm te geven. Je kennis maakt je een prettige sparringpartner voor de persoon die je ondersteunt, die daarvoor graag en regelmatig een beroep op je doet. Logischerwijs kennen MS Office-programma’s als Word, Excel en Powerpoint geen geheimen voor je.
Projectmanagement
Als executive assistant ben je vaak betrokken – soms zelfs in de lead – van projecten. Denk bijvoorbeeld aan de implementatie van een nieuw HR-systeem, een project op het gebied van facility management of een organisatiebreed communicatietraject. Hier komen je organisatorische, ondersteunende en strategische skills perfect samen. Vaak krijg je ook veel ruimte en vrijheid om andere projecten naar je toe te trekken of nieuwe projecten op te zetten.

Lees hier meer over de taken van een executive assistant. In dit blog krijg je ook een goed beeld van de skills die je als executive assistant moet hebben.

Eigenschappen en vaardigheden van een executive assistant

Om een goede executive assistant te zijn, zijn een paar skills onmisbaar. Je moet organisatorisch ijzersterk zijn. Hoe druk of chaotisch het ook wordt, jij blijft kalm en houdt altijd het overzicht. Je werkt nauwkeurig en checkt en dubbelcheckt alles.

Daarnaast zijn je communicatieve vaardigheden onovertroffen. In je werk communiceer je met mensen van allerlei verschillenden niveaus, en met elk van hen voer je een prettig, inhoudelijk goed gesprek. Ook als je iemand teleur moet stellen of een verzoek moet weigeren, doe je dat op een prettige manier.

Tot slot kan de skill ‘vooruitdenken’ niet in dit lijstje ontbreken. Dat geldt eigenlijk voor elke assistant-functie. Net als bijvoorbeeld de personal assistant en de management assistant, is ook de executive assistant iemand die niet één, maar elf stappen vooruitdenkt. Daardoor heeft zij of hij eigenlijk vooraf al rekening gehouden met alle mogelijke scenario’s, en voor elk ervan een oplossing bedacht.

Lees ons interview met executive assistant Cheyenne, waarin ze vertelt over haar uitdagende werk als (interim) Executive Assistant bij Tony’s Chocolonely.

Werken als executive assistant

Als executive assistant staat één ding vast: geen dag is hetzelfde. Werken als executive assistant is gevarieerd, uitdagend en nooit saai. Er gebeuren regelmatig onverwachte dingen waar je ad hoc en adequaat op in moet springen. Dat zijn dan ook onmisbare executive assistant skills. Om te werken als executive assistant moet je organisatorisch ijzersterk, stressbestendig en heel gestructureerd zijn.

We schreven een blog met daarin een opsomming van vaardigheden die elke assistant op haar of zijn cv moet hebben staan. Vrijwel al die vaardigheden heeft een goede executive assistant ook.

Opleiding tot executive assistant

Er zijn verschillende opleidingen waar je kennis en skills opdoet die je nodig hebt om executive assistant te worden. Schoevers is een van de bekendste opleidingsinstituten, maar ook aan het ROC Nederland kun je een opleiding tot executive assistant volgen. Daarnaast zijn er veel verschillende (online) trainingen die een goede voorbereiding zijn op executive assistant jobs.

Executive assistant vacatures bij Het PA Bureau

Vacatures voor executive assistants zijn erg gewild. Logisch, het is een uitdagende rol met veel groei- en ontwikkelmogelijkheden. Bij Het PA Bureau hebben we verschillende executive assistant vacatures bij diverse bedrijven en verschillende regio’s. Op onze website vind je vacatures voor executive assistants in Amsterdam, Utrecht, Breda, Rotterdam en de rest van Nederland.

In de vacatureteksten lees je een heldere beschrijving van het functieprofiel, voor welk bedrijf je gaat werken en wie je als executive assistant gaat ondersteunen. Die transparantie is kenmerkend voor onze manier van werken.

Executive assistant vacatures in Amsterdam

Door het hele land zoekt men naar goede executive assistants. Omdat het kantoor van Het PA Bureau in Amsterdam staat, is dat ook waar ons netwerk het grootst en sterkst is. Een groot deel van de vacatures op onze website zijn dan ook voor rollen in de hoofdstad. Maar we bemiddelen zeker ook voor executive assistant-vacatures in Den Haag, Utrecht, Rotterdam en verschillende andere steden. Houd er ook rekening mee dat de tijd waarin je fulltime op kantoor moest werken, achter ons ligt. Thuiswerken is steeds vaker een optie, al is dat voor assistants minder gebruikelijk dan voor andere rollen. Bekijk op de website van Het PA Bureau de vacatures voor executive assistants die we momenteel open hebben staan.

Salaris Executive Assistant 2024

Het salaris van een executive assistant verschilt logischerwijs per bedrijf. Natuurlijk spelen je jaren werkervaring, opleidingsniveau, takenpakket en de branche waarin je werkt een rol. De stad of regio speelt trouwens ook een rol: het salaris van een executive assistant in Amsterdam ligt hoger dan van een personal assistant buiten de Randstad. Dat maakt de vraag ‘Wat verdient een executive assistant?’ niet zo gemakkelijk om te beantwoorden. Gelukkig kunnen we wel iets zeggen over het gemiddelde salaris dat een executive assistant in 2024 verdient: dat ligt gemiddeld tussen € 4.500 en € 5.500 bruto per maand, op basis van een fulltime dienstverband. Maar nogmaals: dit is een richtlijn en zeker geen onomstotelijke waarheid.

Secundaire voorwaarden executive assistants

Executive assistants hebben naast een fijn salaris, vaak ook goede secundaire arbeidsvoorwaarden. Denk daarbij aan een telefoon en laptop van de zaak, maar ook bonussen, een pensioenregeling en flexibele werktijden. Met name die laatste zijn een van de secundaire arbeidsvoorwaarden waar veel executive assistants blij mee zijn. Ook de pensioenregeling is een fijne secundaire voorwaarde. Je sollicitatiegesprek en je salarisonderhandeling is ook een goed moment om het over je arbeidsvoorwaarden te hebben. Zo zijn er bijvoorbeeld executive assistants die graag remote werken. Dat zijn typisch secundaire voorwaarden die je zou kunnen bespreken.

Er is geen aparte cao voor executive assistants. Als Het PA Bureau zetten we ons altijd in voor een salaris dat een executive assistant zou moeten verdienen, en die past bij jouw rol en waarde voor het bedrijf. Wij zijn altijd transparant over het salaris, zowel naar kandidaten als naar opdrachtgevers. Idealiter vermelden we in de vacature wat je verdient. In sommige gevallen is dat lastig, omdat het salaris vaak afhankelijk is van de ervaring die de kandidaat meebrengt. Vaak vermelden we dan een salarisrange.

Je salaris en secundaire arbeidsvoorwaarden bespreek je altijd tijdens je sollicitatiegesprek. Dit zijn nog 7 andere goede vragen om tijdens je sollicitatiegesprek te stellen. Uiteindelijk wil je dat je eerlijk beloond wordt voor je werk, maar ook tijd hebt om lekker van het leven te genieten. In ons blog Zo zorg je voor een goede werk-privé-balans lees je waarom dat zo belangrijk is en hoe je ervoor zorgt dat jouw werk-privé-balans optimaal is.

Vind de ideale executive assistant via Het PA Bureau

Bij Het PA Bureau snappen we als geen ander hoe belangrijk een goede executive assistant voor jouw organisatie is. We gaan graag met je in gesprek om te horen naar welke executive assistant skills je precies op zoek bent, en wat je eisen en verwachtingen zijn. Op basis van dat gesprek gaan we in ons uitgebreide netwerk van kandidaten voor jou op zoek naar de meest geschikte executive assistant. Daar gaat een grondige screening aan vooraf, waarin we elke kandidaat persoonlijk spreken en nauwkeurig bepalen of zij of hij goed bij de rol, het bedrijf en de cultuur zou passen. Dankzij onze persoonlijke en doortastende manier van werken maken we vrijwel altijd de juiste match. Dat deden we onder meer bij Joya en filmdistributiebedrijf The Searchers. Lees hier het interview dat we met Joya hadden over werken als executive assistant.

Vacatures bij Het PA Bureau

Je hebt nu het volledige functieprofiel van een management assistant in beeld: de taken en verantwoordelijkheden van een management assistant, welke skills je nodig hebt en het salaris dat een management assistant in 2024 verdient. Op de website van Het PA Bureau vind je nog veel meer blogs waarin je informatie kunt vinden over management assistants en alle andere support-rollen waar we in bemiddelen.

Ben je zelf op zoek naar een nieuwe uitdaging als management assistant? Bekijk vooral ons huidige aanbod voor vacatures. En volg ons op LinkedIn om altijd op de hoogte te blijven van nieuwe vacatures.

Lees ook ons uitgebreide overzicht over de volgende rollen waar Het PA Bureau in bemiddelt:

Kan Het PA Bureau iets voor jou of je organisatie betekenen? Neem dan vooral contact met ons op.