Executive assistant: de spin in het web van een organisatie Het PA Bureau

De taken van een executive assistant lopen uiteen. Maar ondanks de verschillende verantwoordelijkheden, hebben executive assistants vrijwel altijd één ding gemeen: ze spelen vaak een sleutelrol in de organisatie. Over het algemeen zul je in taakomschrijving  van een executive assistant – zowel voor junior executive assistants als meer senior executive assistants – vrijwel altijd de volgende taken zien staan:

• Agendabeheer
  Of je als executive assistant nou één, twee of zes executives ondersteunt, voor elk van hen houd je de agenda bij. Dat is een van je belangrijkste taken. Afspraken plan je zorgvuldig en efficiënt in, zodat er zo min mogelijk tijd verloren gaat. Dat kan soms best complex zijn, vooral als de executive heel veel meetings heeft en er veel (internationaal) gereisd moet worden.
• Internationale reizen regelen
  Over die reizen van de executives en partners regelen hoort bij je job description als executive assistant. Ook daar houd je rekening met alle voorziene én onvoorziene situaties (files, vertragingen en jetlags), en zorg je dat elke reis vlekkeloos verloopt. Het boeken van hotels, restaurants en transfers hoort daar ook bij.
• Presentaties voorbereiden
  Ook het voorbereiden van presentaties hoort bij de taken van een executive assistant. Dat is misschien wel een van de belangrijkste usp’s van een executive assistant: je beschikt ook over de Inhoudelijke en strategische skills om zo’n presentatie vorm te geven. Je kennis maakt je een prettige sparringpartner voor de persoon die je ondersteunt, die daarvoor graag en regelmatig een beroep op je doet. Logischerwijs kennen MS Office-programma’s als Word, Excel en Powerpoint geen geheimen voor je.
• Projectmanagement 
  Als executive assistant ben je vaak betrokken – soms zelfs in de lead – van projecten. Denk bijvoorbeeld aan de implementatie van een nieuw HR-systeem, een project op het gebied van facility management of een organisatiebreed communicatietraject. Hier komen je organisatorische, ondersteunende en strategische skills perfect samen. Vaak krijg je ook veel ruimte en vrijheid om andere projecten naar je toe te trekken of nieuwe projecten op te zetten.

Lees hier meer over de taken van een executive assistant. In dit blog krijg je ook een goed beeld van de skills die je als executive assistant moet hebben.

Bij Het PA Bureau snappen we als geen ander hoe belangrijk een goede executive assistant voor jouw organisatie is. We gaan graag met je in gesprek om te horen naar welke executive assistant skills je precies op zoek bent, en wat je eisen en verwachtingen zijn. Op basis van dat gesprek gaan we in ons uitgebreide netwerk van kandidaten voor jou op zoek naar de meest geschikte executive assistant. Daar gaat een grondige screening aan vooraf, waarin we elke kandidaat persoonlijk spreken en nauwkeurig bepalen of zij of hij goed bij de rol, het bedrijf en de cultuur zou passen. Dankzij onze persoonlijke en doortastende manier van werken maken we vrijwel altijd de juiste match.

Benieuwd wat Het PA Bureau voor jouw organisatie kan betekenen in jullie zoektocht naar een executive assistant? Neem contact met ons op! Onze consultants staan voor je klaar.