Het PA Bureau

Executive assistant: de spin in het web van een organisatie Het PA Bureau

Executive assistants zijn niet meer weg te denken binnen een moderne organisatie. Deze spin in het web is immers van essentieel belang om alles vlekkeloos te laten verlopen. Maar wat zijn de taken van een executive assistant? Welke vaardigheden zijn essentieel? Wat is het salaris van een executive assistant? Lees alle ins en outs hieronder.

Executive Assistants

Wat doet een executive assistant?

In veel organisaties spelen executive assistants een sleutelrol. De betekenis van een executive assistant verschilt per organisatie, maar over het algemeen gaat het vaak over ondersteuning van één of meerdere executives binnen een bedrijf. Dat kan een partner, managing director of een volledig MT zijn. Die job description van een executive assistant kan soms wat verwarrend zijn: de taken die men in sommige organisaties aan een executive assistant toedicht, worden in andere bedrijven soms door management assistants of een personal assistant gedaan.

Job description van een executive assistant

De taken van een executive assistant lopen uiteen. Maar ondanks de verschillende verantwoordelijkheden, hebben executive assistants vrijwel altijd één ding gemeen: ze spelen vaak een sleutelrol in de organisatie. Over het algemeen zul je in taakomschrijving  van een executive assistant – zowel voor junior executive assistants als meer senior executive assistants – vrijwel altijd de volgende taken zien staan:

  • Agendabeheer
    Of je als executive assistant nou één, twee of zes executives ondersteunt, voor elk van hen houd je de agenda bij. Dat is een van je belangrijkste taken. Afspraken plan je zorgvuldig en efficiënt in, zodat er zo min mogelijk tijd verloren gaat. Dat kan soms best complex zijn, vooral als de executive heel veel meetings heeft en er veel (internationaal) gereisd moet worden.
  • Internationale reizen regelen
    Over die reizen van de executives en partners regelen hoort bij je job description als executive assistant. Ook daar houd je rekening met alle voorziene én onvoorziene situaties (files, vertragingen en jetlags), en zorg je dat elke reis vlekkeloos verloopt. Het boeken van hotels, restaurants en transfers hoort daar ook bij.
  • Presentaties voorbereiden
    Ook het voorbereiden van presentaties hoort bij de taken van een executive assistant. Dat is misschien wel een van de belangrijkste usp’s van een executive assistant: je beschikt ook over de Inhoudelijke en strategische skills om zo’n presentatie vorm te geven. Je kennis maakt je een prettige sparringpartner voor de persoon die je ondersteunt, die daarvoor graag en regelmatig een beroep op je doet. Logischerwijs kennen MS Office-programma’s als Word, Excel en Powerpoint geen geheimen voor je.
  • Projectmanagement 
    Als executive assistant ben je vaak betrokken – soms zelfs in de lead – van projecten. Denk bijvoorbeeld aan de implementatie van een nieuw HR-systeem, een project op het gebied van facility management of een organisatiebreed communicatietraject. Hier komen je organisatorische, ondersteunende en strategische skills perfect samen. Vaak krijg je ook veel ruimte en vrijheid om andere projecten naar je toe te trekken of nieuwe projecten op te zetten.

Lees hier meer over de taken van een executive assistant. In dit blog krijg je ook een goed beeld van de skills die je als executive assistant moet hebben.

Vaardigheden

Om een goede executive assistant te zijn, zijn een paar skills onmisbaar. Je moet organisatorisch ijzersterk zijn. Hoe druk of chaotisch het ook wordt, jij blijft kalm en houdt altijd het overzicht. Je werkt nauwkeurig en checkt en dubbelcheckt alles.

Daarnaast zijn je communicatieve vaardigheden onovertroffen. In je werk communiceer je met mensen van allerlei verschillenden niveaus, en met elk van hen voer je een prettig, inhoudelijk goed gesprek. Ook als je iemand teleur moet stellen of een verzoek moet weigeren, doe je dat op een prettige manier.

Tot slot kan de skill ‘vooruitdenken’ niet in dit lijstje ontbreken. Dat geldt eigenlijk voor elke assistant-functie. Net als bijvoorbeeld de personal assistant en de management assistant, is ook de executive assistant iemand die niet één, maar elf stappen vooruitdenkt. Daardoor heeft zij of hij eigenlijk vooraf al rekening gehouden met alle mogelijke scenario’s, en voor elk ervan een oplossing bedacht.

Salaris

We krijgen vaak de vraag: ‘wat verdient een executive assistant?’ Het salaris van een executive assistant verschilt natuurlijk per bedrijf, maar over het algemeen is het executive assistant salaris goed te noemen. Naast het bedrijf, hebben ook zaken als de branche, regio en je exacte verantwoordelijkheden en taken als executive assistant invloed op je salaris. Zo verdient een executive assistant in Amsterdam vaak meer dan een executive assistant buiten de Randstad, en verdient de executive assistant van de CEO soms meer dan andere executive assistants. Naast het salaris, heb je als executive assistant vaak gunstige secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals bonussen, een goede pensioenregeling en flexibele werkuren. Of je als executive assistant ook remote kunt werken, verschilt per werkgever.

Als recruitmentbureau zet Het PA Bureau zich altijd in voor een eerlijk en goed salaris voor executive assistants. Zeker omdat executive assistants zo belangrijk zijn voor het succes van organisaties, vinden wij dat ze een salaris verdienen dat bij die waarde past. We communiceren altijd open en transparant over het salaris van de executive assistant, zowel naar kandidaten als opdrachtgevers.

Werken als executive assistant

Als executive assistant staat één ding vast: geen dag is hetzelfde. Een baan als executive assistant is gevarieerd, uitdagend en nooit saai. Er gebeuren regelmatig onverwachte dingen waar je ad hoc en adequaat op in moet springen. Dat zijn dan ook onmisbare executive assistant skills. Om te werken als executive assistant moet je organisatorisch ijzersterk, stressbestendig en heel gestructureerd zijn.

Lees hier het interview met executive assistant Joya de Smits, waarin ze vertelt over haar uitdagende werk bij filmdistributiebedrijf The Searchers.

Opleidingen

Er zijn verschillende opleidingen waar je kennis en skills opdoet die je nodig hebt om executive assistant te worden. Schoevers is een van de bekendste opleidingsinstituten, maar ook aan het ROC Nederland kun je een opleiding tot executive assistant volgen. Daarnaast zijn er veel verschillende (online) trainingen die een goede voorbereiding zijn op executive assistant jobs.

 

Executive assistant vacatures

Vacatures voor executive assistants zijn erg gewild. Logisch, het is een uitdagende rol met veel groei- en ontwikkelmogelijkheden. Bij Het PA Bureau hebben we verschillende executive assistant vacatures bij diverse bedrijven en verschillende regio’s. Op onze website vind je vacatures voor executive assistants in Amsterdam, Utrecht, Breda, Rotterdam en de rest van Nederland.

In de vacatureteksten lees je een heldere beschrijving van het functieprofiel, voor welk bedrijf je gaat werken en wie je als executive assistant gaat ondersteunen. Die transparantie is kenmerkend voor onze manier van werken.

Zie je op onze website een executive assistant vacature die je aanspreekt? Neem dan vooral contact met ons op!

Wij vinden voor jouw bedrijf de perfecte executive assistant

Bij Het PA Bureau snappen we als geen ander hoe belangrijk een goede executive assistant voor jouw organisatie is. We gaan graag met je in gesprek om te horen naar welke executive assistant skills je precies op zoek bent, en wat je eisen en verwachtingen zijn. Op basis van dat gesprek gaan we in ons uitgebreide netwerk van kandidaten voor jou op zoek naar de meest geschikte executive assistant. Daar gaat een grondige screening aan vooraf, waarin we elke kandidaat persoonlijk spreken en nauwkeurig bepalen of zij of hij goed bij de rol, het bedrijf en de cultuur zou passen. Dankzij onze persoonlijke en doortastende manier van werken maken we vrijwel altijd de juiste match.

Benieuwd wat Het PA Bureau voor jouw organisatie kan betekenen in jullie zoektocht naar een executive assistant? Neem contact met ons op! Onze consultants staan voor je klaar.