Het PA Bureau

Management assistant: allround steunpilaar voor managementteams Het PA Bureau

Management assistants zijn een beetje de doelpalen van het goal: ze ondersteunen het fundament van de organisatie. Termen als ‘spin in het web’, ‘sleutelfiguur’ en ‘steunpilaar’ zijn allemaal van toepassing op management assistants. Op deze pagina vertellen we je alles over het wel en wee van management assistants: wat de taken van management assistants zijn, hoe het functieprofiel van een management assistant eruit ziet, aan welke eisen ze moeten voldoen en natuurlijk de hamvraag: wat is het salaris van een management assistant? Lees en leer!

Management Assistants

Wat is een management assistant?

Goede vraag, want wat doet een management assistant nou eigenlijk precies? Eerlijk is eerlijk, taken van verschillende supportfuncties kunnen namelijk nogal eens overlappen. Zo kan het zijn dat de taken van een management assistant in een andere organisatie door een executive assistant of door een personal assistant gedaan worden. Meestal werken management assistants samen met een team van collega-assistants, met wie zij/hij samen een of meerdere managers, directeuren of een volledig MT ondersteunen.

Taken van een management assistant

Taken van een management assistant zijn vaak organisatorisch en administratief van aard. Denk aan het efficiënt bijhouden van agenda’s, vergaderingen en meetings organiseren, correspondentie bijhouden, notuleren en documenten voorbereiden en opmaken. Toch is er geen eenduidige functieomschrijving van een management assistant te geven: taken en verantwoordelijkheden van een management assistant verschillen vaak per organisatie. Met alle taken die de management assistant op zich neemt, is zij/hij een hele belangrijke steunpilaar voor executives en managers.

Vaardigheden van een management assistant

In de profielschets van een management assistant komen verschillende vaardigheden naar voren. Of je nou een junior management assistant of een senior management assistant bent, een aantal vaardigheden en eigenschappen moet je echt hebben. Hieronder een aantal van de belangrijkste vaardigheden van een management assistant op een rij.

Proactief zijn
Een goede management assistant reageert niet, maar anticipeert. Dat betekent dat je niet één, maar elf stappen vooruit denkt. Met als resultaat dat je voor elke uitdaging al een oplossing bedacht hebt voor het ook maar een probleem zou kunnen worden. Je pakt dingen uit jezelf op zonder dat iemand je daarom vraagt, en je kijkt eigenlijk continu om je heen wat er moet gebeuren of wat er beter kan. Meerdere dingen tegelijk, want multitasking is een van de vele andere skills die je als management assistant perfect beheerst.
IJzersterk communiceren
Communiceren is een van de dingen die een management assistant vrijwel de hele dag doet, zowel mondeling als schriftelijk, met mensen binnen en buiten de organisatie. Het spreekt voor zich dat je dat gestructureerd, effectief, foutloos en liefst in het Nederlands én Engels doet. En plezierig, dat natuurlijk ook.
Teamplayer
Een management assistant werkt vaak in een team met andere management assistants, soms aangevuld met executive assistants en/of personal assistants. Met al deze collega-assistants vorm je een team, je bent immers samen de support staff van een organisatie. In het team is het belangrijk dat je je verantwoordelijkheid neemt, en goed samenwerkt om doelen te realiseren. Tegelijkertijd ben je in zekere zin ook onderdeel van het team – directie, MT of andere groep executives – die je ondersteunt. In beide teams manifesteer je je als een prettige, betrokken teamplayer waar mensen graag mee samenwerken.
Organiseren
Alles wat je voor het team regelt, uitzoekt en plant – agenda’s, afspraken, vergaderingen, reizen, seminars, events of uitjes, het is allemaal tot in de puntjes georganiseerd. Niets laat je aan het toeval over, door jouw ongelooflijke organisatorische talent verloopt alles vlekkeloos. Hoe druk of chaotisch het ook is, jij weet altijd precies wat er moet gebeuren, hoe laat, en wie daarbij betrokken is.
Nauwkeurig werken
Van alle vaardigheden van een management assistant is nauwkeurig werken een zeer belangrijke skill. Je checkt alles minimaal één, maar liever drie keer, en zorgt dat alles altijd van A tot Z klopt. Of het nou gaat om declaraties en rekening die je in een systeem invoert, mails die je verstuurt of andere administratieve dingen: je doet alles even secuur, gestructureerd en met volle aandacht. Soms staat in de vacature voor management assistant ook dat je gevoel voor cijfers moet hebben, maar dat hangt van het bedrijf af. Soms kom je in het profiel voor assistant management ook een juridische achtergrond als eis tegen, dat is vaak het geval bij functies bij een advocatenkantoor.
Enthousiasme
Een energieke, enthousiaste houding kan aan dit lijstje vaardigheden van een management assistant tot slot niet ontbreken. Dat is immers nodig om plezierig met mensen te kunnen werken, en het maakt je een persoon die mensen makkelijk benaderen en om advies of hulp vragen. Op die manier lever je een positieve bijdrage aan de sfeer en het teamgevoel.

Vaardigheden van een management assistant

Proactief zijn
Een goede management assistant reageert niet, maar anticipeert. Dat betekent dat je niet één, maar elf stappen vooruit denkt. Met als resultaat dat je voor elke uitdaging al een oplossing bedacht hebt voor het ook maar een probleem zou kunnen worden. Je pakt dingen uit jezelf op zonder dat iemand je daarom vraagt, en je kijkt eigenlijk continu om je heen wat er moet gebeuren of wat er beter kan. Meerdere dingen tegelijk, want multitasking is een van de vele andere skills die je als management assistant perfect beheerst.
IJzersterk communiceren
Communiceren is een van de dingen die een management assistant vrijwel de hele dag doet, zowel mondeling als schriftelijk, met mensen binnen en buiten de organisatie. Het spreekt voor zich dat je dat gestructureerd, effectief, foutloos en liefst in het Nederlands én Engels doet. En plezierig, dat natuurlijk ook.
Teamplayer
Een management assistant werkt vaak in een team met andere management assistants, soms aangevuld met executive assistants en/of personal assistants. Met al deze collega-assistants vorm je een team, je bent immers samen de support staff van een organisatie. In het team is het belangrijk dat je je verantwoordelijkheid neemt, en goed samenwerkt om doelen te realiseren. Tegelijkertijd ben je in zekere zin ook onderdeel van het team – directie, MT of andere groep executives – die je ondersteunt. In beide teams manifesteer je je als een prettige, betrokken teamplayer waar mensen graag mee samenwerken.
Organiseren
Alles wat je voor het team regelt, uitzoekt en plant – agenda’s, afspraken, vergaderingen, reizen, seminars, events of uitjes, het is allemaal tot in de puntjes georganiseerd. Niets laat je aan het toeval over, door jouw ongelooflijke organisatorische talent verloopt alles vlekkeloos. Hoe druk of chaotisch het ook is, jij weet altijd precies wat er moet gebeuren, hoe laat, en wie daarbij betrokken is.
Nauwkeurig werken
Van alle vaardigheden van een management assistant is nauwkeurig werken een zeer belangrijke skill. Je checkt alles minimaal één, maar liever drie keer, en zorgt dat alles altijd van A tot Z klopt. Of het nou gaat om declaraties en rekening die je in een systeem invoert, mails die je verstuurt of andere administratieve dingen: je doet alles even secuur, gestructureerd en met volle aandacht. Soms staat in de vacature voor management assistant ook dat je gevoel voor cijfers moet hebben, maar dat hangt van het bedrijf af. Soms kom je in het profiel voor assistant management ook een juridische achtergrond als eis tegen, dat is vaak het geval bij functies bij een advocatenkantoor.
Enthousiasme
Een energieke, enthousiaste houding kan aan dit lijstje vaardigheden van een management assistant tot slot niet ontbreken. Dat is immers nodig om plezierig met mensen te kunnen werken, en het maakt je een persoon die mensen makkelijk benaderen en om advies of hulp vragen. Op die manier lever je een positieve bijdrage aan de sfeer en het teamgevoel.

Opleiding tot management assistant

Er zijn verschillende opleidingen waar je vaardigheden en expertise opdoet die je nodig hebt om management assistant te worden. Dat kan Schoevers zijn, en ook aan het ROC kun je een opleiding tot management assistant volgen. Daarnaast zijn er veel verschillende (online) trainingen die je voorbereiden op de functie van management assistant, van mbo- tot hbo-niveau. Bij sommige bedrijven vragen ze in de functieomschrijving ook om een bepaald specialisme, zoals een juridische of financiële achtergrond, of een HR-opleiding. Dat verschilt per vacature, bedrijf en functie.

Salaris van een management assistant

Wat verdient een management assistant eigenlijk? Een veelgestelde en logische vraag. In de functieomschrijving van een management assistant staat vaak een salarisrange vermeld. Wat en hoeveel je salaris als management assistant precies is, hangt van verschillende zaken af. Ben je een junior management assistant of een senior management assistant? Bij wat voor bedrijven werkte je hiervoor? Heb je naast de meer standaard vaardigheden als management assistant ook andere skills, zoals financiële kennis, juridische know-how of HR-kwaliteiten? Al dat soort zaken hebben invloed op het salaris van een management assistant.

Bij Het PA Bureau maken we ons altijd hard voor een goed salaris voor management assistants. Juist omdat ze zo’n belangrijke rol spelen in organisaties, vinden we dat ze daarvoor een passend salaris moeten verdienen. Wij communiceren altijd eerlijk en transparant over het salaris, zowel naar kandidaten toe als met de opdrachtgevers.

Werken als interim management assistant

Bij Het PA Bureau hebben we niet alleen vacatures voor management assistants in vaste dienst; je kunt bij ons ook vacatures voor een rol als interim management assistant vinden. Dan werk je voor een vooraf afgesproken periode als management assistant – bijvoorbeeld om iemand te vervangen tijdens zwangerschapsverlof of een sabbatical – en houdt dat dienstverband na die tijd op, of wordt het verlengd. In deze tijd van schaarste op de arbeidsmarkt zie je steeds meer interim management assistant-vacatures. Net als in veel andere vakgebieden neemt ook het aantal zzp management assistants toe.

Neem een kijkje op onze website voor alle management assistant-vacatures.

Vacatures management assistants

Het PA Bureau heeft een breed scala aan management assistant vacatures bij mooie, uiteenlopende bedrijven. Start-ups, MKB en multinationals: voor vrijwel elk type bedrijf zijn wij regelmatig op zoek naar getalenteerde, gedreven management assistants. Op de website van Het PA Bureau vind je een overzicht van alle vacatures voor management assistant. In onze vacatureteksten vertellen we je precies voor welk bedrijf je gaat werken, en wie of welk team je als management assistant gaat ondersteunen.

Zie je een vacature die je aanspreekt of waar je meer over wil weten? Neem vooral contact met ons op!

Laat ons de perfecte management assistant vinden voor jouw bedrijf

Een goede management assistant is goud waard, en misschien nog wel meer dan dat. Als recruitmentbureau zoeken we niet naar een goede, maar altijd naar de perfecte match. In een uitvoerig gesprek vragen we opdrachtgevers precies waar ze naar op zoek zijn, welke skills de management assistant moet hebben en welk type persoonlijkheid het best bij de bedrijfscultuur past. Met die informatie op zak gaan we op zoek naar de beste management assistant voor de rol. In ons uitgebreide, diverse netwerk vol ambitieuze, kundige management assistants vinden we altijd die ene kandidaat die naadloos aansluit bij het profiel en de functieomschrijving.

Mogen wij voor jouw bedrijf op zoek naar de perfecte management assistant? Neem contact met ons op! Onze consultants praten heel graag met je verder.