Wat ga je doen?
Als Office Manager/Executive Assistant van HG vervul je een spilfunctie in de organisatie. Daar horen verschillende verantwoordelijkheden bij, waaronder in de eerste plaats de ondersteuning van de CEO, Rob Uytdewillegen. Als zijn rechterhand beheer je zijn agenda nauwkeurig, bereid je meetings voor en boek je zijn (internationale) reizen. Rob houdt zijn email zelf bij, maar vraagt je wel af en toe om een document uit te werken of te helpen bij het voorbereiden van een presentatie. Ook de CFO en de rest van het MT ondersteun je daar waar nodig, met name bij het boeken van reizen of het plannen van meetings.
Events organiseren
HG is een dynamische organisatie waarin veel gebeurt. Zo start het bedrijf het jaar altijd met een kick-off voor het personeel, is er in februari een driedaags event voor het leadership team en zijn er maandelijkse townhall meetings en borrels. Ook op sociaal vlak wordt er veel ondernomen, zoals etentjes, uitjes, kerst- en Sinterklaasvieringen. De organisatie en invulling van al deze evenementen zijn bij jou in goede handen. Daarin ga je altijd creatief, secuur en gestructureerd te werk.
Wagenparkbeheer
In Nederland werken er zo’n 85 mensen voor HG, waarvan ruim zestig op het hoofdkantoor in Almere. Voor zowel de Nederlandse als de buitenlandse collega’s neem jij ownership voor het wagenpark. Je schakelt met de leasepartij als een nieuwe medewerker een auto krijgt, en wanneer een leasecontract vernieuwd of beëindigd moet worden. Je bekijkt goedkopere alternatieven, onderhandelt waar mogelijk en werkt autoreglementen bij. Omdat het om een groot aantal contracten en auto’s gaat, is het fijn als je hier al ervaring of affiniteit mee hebt.
Je zorgt voor de wekelijkse lunch en doet andere bestellingen. De schoonmaak is in handen van de verhuurder van het kantoorpand; jij bent voor deze partij het aanspreekpunt. Maar eigenlijk ben je dat voor iedereen in de HG-organisatie. Je gastvrijheid, positieve persoonlijkheid en oplossingsgerichte aanpak zijn je handelsmerk, waardoor niet alleen iedereen je elke vraag durft te stellen, maar je ook – geheel in lijn van HG – voor alles een oplossing hebt.
HG is een commerciële organisatie waarin het tempo en ambitieniveau hoog liggen. Met je zelfstandige manier van werken en ondernemende mindset gedij je goed in deze omgeving. Je denkt altijd vijf stappen vooruit, schakelt snel en durft af en toe ook tegengas te geven. Rob waardeert een enthousiaste Office Manager/Executive Assistant die hem ontzorgt, proactief met hem meedenkt én hem scherp houdt.
Het hoofdkantoor van HG staat in Almere, op steenworp afstand van het treinstation. Reizen met het OV is dus een goede optie. Het is handig als je niet te ver weg woont, aangezien je als Office Manager/Executive Assistant altijd op kantoor werkt. Je collega’s zijn stuk voor stuk betrokken mensen die trots zijn om voor HG te werken. De voertaal is Nederlands, maar je hebt ook af en toe contact met collega’s in het buitenland, en sommige documenten en correspondentie zijn in het Engels. Daarom is beheersing van het Engels (geschreven en gesproken) voor deze rol een must.
Download het gehele functieprofiel onderstaand:
Functieprofiel
