Een inkoopfactuur inboeken, declaraties controleren, de btw-aangifte voorbereiden, leveranciers op tijd betalen: voor veel assistants is de financiële administratie onderdeel van hun werk. Welke taken horen er precies bij? Je leest het hier, geordend per dag, maand, kwartaal en jaar. Handig als je het werk zelf doet of als manager moet regelen wie het oppakt.
In veel organisaties komt (een deel van) de financiële administratie bij de assistant terecht. Vooral in kleinere bedrijven zonder eigen financiële afdeling boek je als assistant, office manager of backoffice medewerker facturen in, zet je betalingen klaar en kijk je de declaraties na. Soms is de financiële administratie een functie op zich. Dan heet de rol vaak financieel administratief medewerker, een specialisatie van de administratief medewerker.
Wat hoort bij de financiële administratie?
Of je nu financieel administratief medewerker bent of als assistant de boekhouding bijhoudt, je werk draait steeds om verwerken, controleren en rapporteren. Je verwerkt een inkoopfactuur zodra die binnenkomt. Je controleert of klanten op tijd betalen en stuurt een herinnering naar wie te laat is. Aan het eind van het kwartaal rapporteer je de cijfers voor de btw-aangifte, en aan het eind van het jaar help je de accountant bij de controle. Daarna begint een nieuw boekjaar en start alles opnieuw. Samen is dat een cyclus: een vast ritme met werkzaamheden die elke dag, elke maand, elk kwartaal of één keer per jaar op je to-dolijst staan.
In het overzicht hieronder zie je per dag, maand, kwartaal en jaar welke taken bij de financiële administratie horen.
Taken financiële administratie per dag, maand, kwartaal en jaar
Sommige werkzaamheden komen elke dag terug, andere taken maar één keer per jaar. Zo ziet het ritme eruit:
| Wanneer | Taken |
|---|---|
| Elke dag | Inkoop- en verkoopfacturen verwerken, bankmutaties boeken, betalingen klaarzetten, declaraties controleren, openstaande posten bewaken, herinneringen en aanmaningen versturen, leveranciers op tijd betalen |
| Elke maand | Grootboek afstemmen, de maand afsluiten, rapportages maken voor het management of de controller |
| Elk kwartaal | De btw-aangifte voorbereiden |
| Elk jaar | Ondersteunen bij de jaarafsluiting en de accountantscontrole, de administratie archiveren |
Zo verloopt een maandafsluiting
Bij de maandafsluiting komen alle taken uit het overzicht samen: wat je die maand dagelijks hebt geboekt, controleer je nu in één keer en zet je om in cijfers voor het management. Je begint met de vraag of alles binnen is. Zijn alle inkoop- en verkoopfacturen van deze maand verwerkt, en staan alle bankmutaties in de boekhouding? Daarna stem je het grootboek af: kloppen de bedragen met wat er op de bank staat en met de facturen die je hebt geboekt?
Vervolgens loop je de openstaande posten na. Welke klanten moeten nog betalen en welke leveranciers wachten op hun geld? Zo weet je meteen wie een herinnering krijgt. Klopt alles, dan sluit je de periode af en liggen de cijfers van die maand vast. Als laatste maak je de rapportage voor het management of de controller. Valt het eind van de maand samen met het eind van het kwartaal, dan bereid je ook de btw-aangifte voor.
Dat zijn veel deadlines tegelijk, naast je gewone werk. Met een goede planning en een paar slimme tips om te multitasken houd je het overzicht. Lees ook onze andere tips over hoe je je productiviteit verhoogt.
Wie doet wat? De taken van een financieel administratief medewerker, boekhouder en controller op een rij
De functietitels financieel administratief medewerker, boekhouder en controller worden vaak in één adem genoemd. Maar elke rol heeft een plek in de cyclus. Wat is bijvoorbeeld het verschil tussen een financieel administratief medewerker en een boekhouder? De tabel hieronder laat per rol zien wat die persoon precies doet.
| Rol | Werkzaamheden |
|---|---|
| Financieel administratief medewerker | Verwerkt en controleert de transacties: facturen, bankmutaties, betalingen en declaraties |
| Boekhouder of administrateur | Stelt de balans op, verzorgt de aangiften en analyseert de cijfers |
| Controller | Stuurt op basis van de cijfers en adviseert het management |
In kleinere organisaties komen die drie rollen zelden allemaal voor. Daar pakt vaak de office manager de dagelijkse taken op, en schakelt het bedrijf voor de rest doorgaans een externe boekhouder of accountant in. Als manager helpt dit overzicht je bepalen welke rol je nodig hebt. Een office manager pakt vaker financiële taken op dan een management assistant. Lees meer over het verschil tussen een office manager en een management assistant.
Financiële taken in jouw rol als assistant of backoffice medewerker
Werk je als assistant of backoffice medewerker, dan boek je misschien al facturen in, zet je betalingen klaar of kijk je declaraties na naast je hoofdtaak. Met het overzicht hierboven zie je in welk ritme dat werk loopt en waar jouw taken in de cyclus passen. Wat je ervoor nodig hebt: nauwkeurigheid, cijfermatig inzicht en een gestructureerde manier van werken. Omdat je met vertrouwelijke gegevens werkt, horen integriteit en verantwoordelijkheidsgevoel er ook bij. Zet die ervaring gerust op je cv, naast de andere vaardigheden die een assistant laten opvallen. En benieuwd wat assistants verdienen? Lees dan ons blog Wat verdient een assistant?
Managers opgelet, zo regel je je financiële administratie
Tot nu toe keken we in dit blog over de schouder mee van de assistant en de financieel administratief medewerker in een organisatie. Nu draaien we het om. Want ook als manager of ondernemer heb je met de financiële administratie te maken. Eigenlijk wil je vooral weten wie het werk oppakt en wat je zelf nog moet regelen.
Begin bij het overzicht hierboven. Welke taken komen elke dag terug, en hoeveel facturen, betalingen en declaraties gaan er per maand doorheen? Gaat het om een overzichtelijke stroom? Dan kun je het werk vaak prima beleggen bij je assistant, office manager of backoffice medewerker. Maar als het meer werk wordt en complexer van aard, dan wordt het een functie op zich en is het aannemen van een financieel administratief medewerker de logische stap.
Wat je ook kiest: zorg dat elke taak uit het overzicht bij iemand ligt. Heb je hulp nodig bij het vinden van de juiste assistant of backoffice medewerker? Lees meer over onze werkwijze en neem contact met ons op.
Vacatures bij Het PA Bureau
Werk je graag met cijfers en wil je financiële taken combineren met een ondersteunende rol? Lees meer over de rol van backoffice medewerker en bekijk onze vacatures.