Het PA Bureau
Het werk van een assistant kan hectisch zijn: agenda’s beheren, mails beantwoorden, meetings voorbereiden… Tegenwoordig kan AI veel werk makkelijker maken. Welke tools zijn het handigst en wat kun je er precies mee doen? We vroegen een aantal assistants naar hun favoriete tools, waar ze die voor gebruiken en hoeveel tijd het ze gemiddeld bespaart.
De populairste tools: ChatGPT en Microsoft Copilot
En de winnaars zijn… ChatGPT en Microsoft 365 Copilot. Veel assistants noemen het ‘hun slimme collega die nooit op vakantie is’. Cathy Scherpenisse, interim executive assistant bij Redexim, gebruikt zowel ChatGPT als Copilot intensief. “ChatGPT vervangt voor mij een zoekmachine zoals Google. Ik gebruik het voor vertalingen, om ICT-problemen op te lossen of LinkedIn-posts te schrijven. Ook gebruik ik het om creatieve content te maken, zoals afbeeldingen.“
Digitale sparringpartner
Ingrid Rampersad werkt bijna elke dag met ChatGPT. “Voor mij is het een digitale sparringpartner. Hij staat altijd klaar en helpt me bij dingen waar ik niet direct een antwoord op heb. Teksten schrijven of herschrijven, ideeën structureren, plannen of presentaties opzetten, vertalingen maken, tijdzones berekenen of gewoon snel een eerste versie maken waar ik daarna zelf verder mee kan werken. Het is alsof ik altijd iemand naast me heb zitten die meedenkt en alvast het voorwerk doet. Voor de launch van een netwerkvereniging werkte ik met hulp van ChatGPT ideeën voor het logo, websitecontent, social mediaplannen en een investeringsdeck uit. Normaal gesproken zou ik daar weken mee bezig zijn; nu stond er in een paar dagen een complete basis.”
AI als alleskunner
Zakelijke mails schrijven, presentaties maken, spelling checken, teksten vertalen, lange documenten samenvatten of actielijsten opstellen na een vergadering: slechts een paar voorbeelden van taken die AI (bijna) perfect voor je kan overnemen. De dicteerfunctie is extra handig. Je spreekt gewoon in wat je wil zeggen, en ChatGPT maakt daar een keurig mailtje van. Moet het nét een beetje formeler of juist wat losser? Dan geef je dat aan, en past ChatGPT het gelijk aan.
Notuleren zonder stress
Notuleren tijdens een vergadering doet Alicia van Leeuwen, directiesecretaresse bij BAM, niet vaak. Maar als ze het doet, kost dat nauwelijks nog tijd. “Als ik een keer moet notuleren, zet ik de opname in Copilot en laat het automatisch een verslag maken. Zo wordt die taak vrijwel volledig uit handen genomen. Copilot helpt ook bij het verbeteren van teksten en bij PowerPoint-presentaties, bijvoorbeeld door er mooie afbeeldingen bij te maken. Wat ik vooral handig vind, is dat het in elke Office-applicatie beschikbaar is.” Een andere assistant noemt ook Fireflies.ai als handige tool voor notuleren en vergaderondersteuning.
Tijdwinst én kwaliteitsboost
Dat gebruik van de tools tijd besparen, staat vast. Maar hoeveel? Cathy schat dat ze gemiddeld zeven uur per week bespaart; waardevolle tijd die ze kan gebruiken voor andere taken. Ingrid spreekt zelfs over drie tot vier uur tijdwinst per dag. Assistant Renate heeft het over 20 minuten tijdwinst per dag. Volgens Ingrid is het naast een besparing van tijd, vooral een kwaliteitsverbetering. “Het gaat niet alleen om taken sneller afronden, maar ook om minder vastlopen en sneller van een idee tot een concreet resultaat komen. Dankzij AI is mijn werk niet alleen efficiënter, maar ook creatiever en leuker geworden.” Dat beaamt een andere assisant: “In de tijd die ik bespaar, kan ik mijn aandacht besteden aan strategische en relationele taken waar ik écht het verschil kan maken.”
Tot slot deelt Ingrid nog een leuke en lucratieve tip waar ChatGPT haar privé bij helpt. “Ik verkoop af en toe kleding via sites als Vinted. Dankzij ChatGPT zijn mijn productomschrijvingen en titels een stuk aantrekkelijker, waardoor mijn listings veel meer opvallen.”
Nog niet iedereen is aan boord van het AI-schip
Hoewel veel assistants enthousiast zijn over AI en de tijdwinst, zijn er ook nog genoeg collega-assistants die er (nog) geen gebruik van maken. Sommigen vinden de drempel te hoog, anderen houden liever vast aan de manier waarop ze al jaren werken. Toch zien ook niet-gebruikers dat AI veel voordeel kan bieden. Eén van hen gaat binnenkort een workshop over AI-tools volgen om de eerste stappen te zetten. Slim!
Partner, maar geen vervanger
Waar de AI-enthousiastelingen het allemaal over eens zijn, is dat het cruciaal is om AI te zien als waardevolle steunpilaar, maar zeker niet als vervanger. Tools helpen je sneller tot een eerste versie van een goede tekst of presentatie te komen, of structuur aan te brengen in een document. Maar het blijft altijd nodig om zelf alles goed te controleren. “Ik had een keer heel stom niet gezien dat Copilot de naam van een van de partners verkeerd gespeld had. Dat staat zo onprofessioneel! Daarna wist ik: altijd nog een keer goed alles nalezen voordat ik op send druk.” En dat is heel verstandig, want AI maakt ook wel eens een fout – bijna net als een mens.
De moraal van het AI-verhaal
Kortom, AI is geen vervanging van de assistant, maar een slimme collega die het werk overzichtelijker, efficiënter en creatiever maakt. Wie de tools goed inzet, merkt al snel dat het werk niet alleen vele malen efficiënter wordt, maar (daardoor) ook leuker.
Drie tips van onze assistants
1. Begin klein
Start met één tool voor één taak, bijvoorbeeld e-mails schrijven of actielijsten maken. Het instellen kost soms tijd, maar levert later veel tijdwinst op.
2. Gebruik AI als allround adviseur, criticaster en sparringpartner
AI is ideaal om mails te schrijven, ideeën te structureren of een moeilijke tekst in simpele taal uit te leggen – of dat nou in het Engels, Frans of Portugees is. Maar ook een marathonschema of tips voor een kinderfeestje perst ‘ie er moeiteloos voor je uit. Je kunt het zo gek niet bedenken, of AI kan het.
3. Blijf leren, experimenteren én controleren
AI ontwikkelt sneller dan het geluid. Test nieuwe functies, volg updates en vraag andere assistants welke tools zij gebruiken. Maar vooralsnog blijft één zaak onveranderd: dat je als mens ALTIJD het werk van een tool moet checken.
Lees ook deze interessante blogs voor werkgevers
