Het PA Bureau
Management assistants spelen een belangrijke rol in een organisatie. Maar wat doet een management assistant nou precies? Welke vaardigheden maken je succesvol en welke eigenschappen kun je beter thuislaten? In onze serie ‘Inside the Life of’ vragen we het dit keer aan Henny, Management Assistant bij Jacobs Douwe Egberts.
Eigenlijk zat Henny (33) goed op haar plek bij haar vorige baan. Totdat ze via LinkedIn een berichtje kreeg van Catharina van Het PA Bureau. “Toen Catharina me over de vacature vertelde was ik eigenlijk gelijk enthousiast. Vanaf dat moment ging het snel. Een week later had ik een gesprek bij JDE en nog geen week later tekende ik mijn contract.”
”Aan telefoon vertelde Catharina over de betrokken, persoonlijke sfeer bij JDE. Nu ik hier werk, weet ik hoe betrokken ze écht zijn. De dag nadat ik mijn contract tekende, kreeg ik via LinkedIn een berichtje van een van de directeuren die ik ging ondersteunen, waarin hij schreef uit te kijken naar mijn komst. De week voor mijn eerste dag werden er thuis bloemen bezorgd. Zulke kleine gebaren betekenen ontzettend veel. Waardering voor medewerkers is zo ongelooflijk belangrijk. Bij JDE voel ik me sinds dag één echt onderdeel van het team en de organisatie.”
In haar rol als Management Assistant ondersteunt Henny de Sales Director en de Finance Director. Voor allebei houdt ze hun drukke agenda’s bij. “Soms is het een enorme puzzel om alles rond te krijgen. Maar die uitdaging vind ik juist zo leuk. Het geeft me veel voldoening als het uiteindelijk naadloos in elkaar past, een dag vlekkeloos verloopt en alles perfect voorbereid is. Dat de directeuren nergens over na hoeven te denken, omdat ze weten dat het allemaal goed geregeld is. Dat is de crux van mijn rol en precies waarom ik het zo geweldig vind: mensen ontzorgen is één van de dingen die ik het liefst doe.”
Ontzorgen gaat volgens Henny verder dan alleen het zakelijke. “Natuurlijk is het zakelijke aspect je key focus, maar je moet de persoon niet uit het oog verliezen. Als ik zie dat er een ochtend non-stop afspraken gepland staan, blok ik daarna een half uur zodat er tijd is om even bij te komen of wat te eten. Omdat ik weet dat de directeuren zelf geen tijd hebben om een broodje te halen, bied ik aan dat voor ze te doen. Op die manier zorg je ook voor de mens achter de directeur. Ook vind ik het belangrijk om in onze meetings niet alleen maar over werk te praten, maar het ook even te hebben over hoe het buiten werk gaat.”
Events organiseren is een andere belangrijke verantwoordelijkheid die bij Henny ligt. Vaak zijn het interne en externe salesmeetings, maar ze organiseert ook meerdaagse evenementen voor het MT. Dan regelt Henny de accommodatie en denkt ze mee over de invulling van het programma, meestal samen met haar collega-Management Assistant die de General Manager en de Operations Director ondersteunt. “Events organiseren was altijd mijn droom. Als meisje bracht ik veel vakanties door op de camping en dan hielp ik vaak het animatieteam. Mijn liefde voor organiseren was één van de belangrijkste redenen om Leisure Management te gaan studeren. Ook in mijn vriendenkring ben ik vaak de persoon die dingen organiseert en ervoor zorgt dat iedereen het naar z’n zin heeft.”
Cliché maar waar: geen dag is hetzelfde
‘Mijn werk als assistant is eigenlijk best saai; dagen lijken behoorlijk op elkaar.’ Said no management assistant, ever. “Hoe strak een planning ook is, er gebeuren op een dag bijna altijd dingen waardoor je ad hoc moet schakelen. Dat de agenda helemaal vol is, maar er last-minute een meeting tussendoor komt die per se die dag nog ingepland moet worden. Dan moet je niet in paniek raken, maar het overzicht behouden en snel een oplossing bedenken. Natuurlijk is dat weleens vervelend, maar dat is ook wat het werk zo uitdagend en dynamisch maakt.”
Welke skills moet een goede management assistant volgens Henny absoluut hebben? “Je moet vooral proactief en nieuwsgierig zijn. Dingen komen je niet aanwaaien, je moet er zelf achteraan gaan. Zo heb ik laatst een aantal collega’s van het salesteam en de buitendienst gevraagd of ik binnenkort een keer met ze mee mag lopen om te zien wat ze nou precies doen. Dan leer ik de afdeling en het bedrijf écht goed kennen. Maar ook in je relatie met de directeur die je ondersteunt moet je dingen durven vragen en uitspreken. ‘Waar heb jij behoefte aan? Hoe wil je dat ik jou ondersteun?’ Dat waren zo ongeveer de eerste vragen die ik aan beide directeuren stelde. Daarbij moet je natuurlijk jezelf niet helemaal wegcijferen. Kijk samen naar wat het beste voor jullie werkt. Maar het begint allemaal met vragen durven stellen.”
Benieuwd naar meer Inside the Life of…-verhalen? Lees de ervaringen van:
Maaike, Operations Manager bij impulssum
Alicia – Executive Assistant bij Eurofins
Cheyenne, Executive Assistant bij Tony’s Chocolonely
Tessa, Office Manager bij Top of Minds
Joya, Executive Assistant bij The Searchers.
Shirley, Personal Assistant bij Copenhagen Infrastructure Partners
Vacatures voor personal assistant, executive assistant en andere support-functies
Op de website van Het PA Bureau vind je verschillende vacatures voor management assistants en vacatures voor personal assistants en andere supportfuncties bij uiteenlopende bedrijven. Neem vooral contact met ons op als je een interessante vacature ziet!