Blog
Organisaties kunnen vaak niet zonder een goede Personal Assistant, executive assistant of office manager. Dat geldt ook voor Douglas Lamont, CEO van Tony’s Chocolonely. Zonder zijn Interim Executive Assistant, Cheyenne van Kessel, zouden zijn agenda, inbox en leven beduidend minder strak georganiseerd zijn. “Na een maand vroeg hij me al om in loondienst te komen.”
Interview
Als tiener wist Cheyenne niet goed wat ze wilde worden. Haar moeder gaf haar een waardevol advies: ‘Ga doen wat je leuk vindt en waar je goed in bent’. En dus deed ze auditie voor de dansacademie. Dat was leuk, maar na een jaar wist Cheyenne dat ze dit niet voor de rest van haar leven wilde doen. Wat vindt ze nog meer leuk, waar is ze goed in? “Creatief nadenken en dingen organiseren vond ik erg leuk. Marketing en communicatie interesseerden me ook.” En dus ging ze International Business Management studeren. Drie jaar, een diploma en meerdere stages verder weet Cheyenne het zeker: ze vindt hartstikke veel dingen leuk.
Tien jaar later – nu dus – doet Cheyenne nog altijd wat ze leuk vindt en waar ze goed in is. Begin dit jaar kwam ze via Het PA Bureau terecht bij Tony’s Chocolonely. “Toen Veerle, Consultant bij Het PA Bureau, me vertelde over ‘een te gekke opdracht die heel goed bij me zou passen’, zat ik al in het proces voor twee andere opdrachten. Maar ja, het klonk inderdaad echt als een te gekke rol. ‘Lukt het om deze week nog een kennismaking met Tony’s in te plannen? Ik wil wel heel graag met ze in gesprek,’ zei ik tegen Veerle. Binnen 24 uur had ik een online interview met hun recruiters – dat was op vrijdag. Maandag zat ik op het kantoor van Tony’s voor een gesprek met dezelfde recruiter en de Chief People & Culture. Diezelfde middag had ik een aanbod in mijn mailbox.”
Om Executive Assistant van de CEO van Tony’s Chocolonely te kunnen zijn, moet je organiseren, prioriteren en structureren tot een kunst verheven hebben. Het komt van pas in al Cheyenne’s werkzaamheden. “De agenda van Douglas is behoorlijk complex. Hij heeft regelmatig meetings met meerdere mensen die allemaal in verschillende tijdzones zitten. Dat moet natuurlijk allemaal strak geregeld zijn, net als zijn vele internationale reizen. Ik houd zijn mailbox bij, bereid meetings en stukken voor, bewaak lopende projecten en doe de communicatie daaromheen. Mijn werk is ontzettend uiteenlopend en houdt eigenlijk nooit op. Of ik het niet te druk heb? Ik heb het zeker druk, maar dat vind ik juist zo leuk aan dit werk. En ik kan alles goed blijven balanceren. Ook omdat ik heb geleerd mijn grenzen goed te bewaken. Dat is in dit werk ongelooflijk belangrijk.”
Lees ook: 7 taken van een Executive Assistant
Er is nog iets wat in een rol als assistant heel belangrijk is: een goede klik met de persoon die je ondersteunt. “Douglas woont in Engeland en werkt grotendeels vanuit daar. Om de twee weken is hij drie dagen op ons kantoor in Amsterdam. We hadden al meerdere keren contact gehad via Teams, maar onze eerste real-life ontmoeting was pas in mijn tweede week. Hij gaf me een knuffel en zei ‘so nice to finally meet you in person’. Het voelde gelijk goed. Je gaat een intensieve samenwerking met elkaar aan; dan is het voor mij heel belangrijk dat het klikt. Alleen dan kun je een duurzame werkrelatie opbouwen.”
In de praktijk is Cheyenne uiteraard niet letterlijk 24/7 beschikbaar. “Ik zei het al: ik heb geleerd mijn grenzen goed te bewaken. Als Douglas in Nederland is, ben ik vaak wat langer op kantoor, en dat vind ik helemaal prima. Andere dagen plan ik vaak om zes uur een sportles die ik geef – dat doe ik naast mijn werk bij Tony’s. Dat betekent dan automatisch het einde van mijn werkdag bij Tony’s. Tenzij er iets urgents is, maar anders kan het vaak ook wel tot morgen wachten. Vrijdagmiddag werk ik sowieso niet, dan heb ik therapie. In die therapie probeer ik bepaalde patronen die ik tijdens mijn roerige jeugd heb aangeleerd, af te breken. Die sessies zijn heilig voor me. Dat heb ik ook meteen bij Tony’s verteld, en daar werd heel erg warm op gereageerd. Ik ben blij dat ik voor een bedrijf werk waar ik me eerlijk en kwetsbaar op kan stellen. Zo’n werkgever wens ik iedereen toe.”
Een goede werk-privé-balans is voor elke rol essentieel, maar zeker voor assistants. Is jouw work-life-balans op orde? Lees vooral onze blog ‘tips voor een goede werk-privé-balans‘.
Een van de dingen die Cheyenne het leukst vindt is het implementeren van nieuwe werkprocessen. “Dan zie je iets wat jij uitdenkt echt in een organisatie tot leven komen. Zo zag ik dat meetings op management- en directieniveau niet altijd even efficiënt verliepen, er was niet echt een duidelijke structuur voor. Ik ben input gaan ophalen bij Douglas en alle Chiefs, en heb op basis daarvan een jaarplanning gemaakt en een nieuwe way of working uitgestippeld. Iedereen was er heel blij mee. Ik krijg sowieso heel veel waardering hier, dat is heel fijn. Het mooiste compliment was dat Douglas me al na een maand vroeg of ik in vaste dienst wilde komen.”
Tot dusver is Cheyenne heel blij met haar contract op interim-basis, dat net verlengd is. “Ik houd van de vrijheid en flexibiliteit die werken als zelfstandige me geeft. Je hoort soms dat assistants het spannend vinden om de stap naar interimmer te maken, maar ik kan het iedereen aanraden. Als je maar weet waar je voor staat, waar je goed in bent en waar je energie uithaalt, komen de juiste opdrachten vanzelf op je pad.”
Op de website van Het PA Bureau vind je heel veel vacatures voor assistant-functies, waarvan ook verschillende interim vacatures. Bekijk alle vacatures. Neem vooral contact met ons op als je een vacature ziet die je aanspreekt!
Benieuwd naar meer Inside the Life of…-verhalen?
Lees hier alles over de ervaringen van:
Henny, Management Assistant bij JDE
Tessa, Office Manager bij Top of Minds
Joya, Executive Assistant bij The Searchers.
Shirley, Personal Assistant bij Copenhagen Infrastructure Partners
Alicia – Executive Assistants bij Eurofins
Maaike Janna – Operations Manager bij Impulssum