Blog

Inside the life of an assistant - Maaike Janna, Operations Manager bij impulssum Het PA Bureau

Creatief, proactief en leergierig: dat is Maaike Janna de Blauw in drie woorden. Geen wonder dat de rol als Operations Manager bij impulssum haar op het lijf geschreven is. “Bij impulssum kan ik mijn creativiteit kwijt, leer ik nieuwe dingen en krijg ik veel verantwoordelijkheid.” Daarnaast heeft Maaike als ‘Lifestyling Consultant’ haar eigen bedrijf. “In beide rollen kan ik al mijn skills, ervaring en persoonlijkheid kwijt.”

Interview

Like at first sight

De vacature bij impulssum die Maaike Janna eind vorig jaar voorbij zag komen, sprak haar meteen aan. “Het leken me een rol en een organisatie waar ik veel kon leren. Ik benaderde Het PA Bureau en dat voelde vanaf dag één goed. Het contact was eerlijk en transparant, daar hou ik van. Na het eerste gesprek met Nina volgde een kennismakingsgesprek met Marc, Partner bij impulssum. Nadat ik naast Marc nog een andere partner had gesproken, bood impulssum mij de baan aan. Het ging allemaal heel snel en soepel.”

Meer dan een PA

Op haar contract staat dat Maaike Janna de nieuwe PA/Office Manager is. Maar al snel wordt duidelijk dat haar rol in werkelijkheid veel breder is. “Mijn werkzaamheden zijn op het gebied van HR, accounting, marketing en sales, en daarnaast ben ik de rechterhand van Marc. Mijn oorspronkelijke titel dekte de lading niet, dus daar hebben we Operations Manager van gemaakt.”

PA meets procesoptimalisatie

In de praktijk komen in Maaike Janna’s functie meerdere rollen samen: ze is PA, Executive Assistant en Operations Manager ineen. “Ik check de algemene email, draag zorg voor het accountingproces en de salarisadministratie en ben verantwoordelijk voor het onboarding- en offboardingproces. Ook houd ik onze LinkedIn-pagina bij en houd ik me samen met Marc en een stagiair bezig met sales. Ik lees mee met Marc’s inbox en agenda, en als het nodig is, spring ik bij. Als hij op reis gaat, boek ik zijn vluchten en accommodatie. Het is een lekker breed takenpakket, dat vind ik te gek. En al helemaal dat ik volop ruimte krijg om nieuwe dingen op te pakken en te initiëren.”

On- en offboarding checklist

Een voorbeeld van zo’n initiatief is een handleiding die Maaike schreef waarin ze het complete on- en offboardingproces van impulssum uiteenzette. “Zo’n proces opzetten vind ik het leukste om te doen. Dat ik zie wat anders of beter kan, de ruimte en het vertrouwen krijg om ermee aan de slag te gaan, en dat het verbeterplan vervolgens geïmplementeerd wordt. Daarna zien dat het een positief effect heeft en iedereen er blij mee is, geeft ontzettend veel voldoening.”

If he’s happy, I’m happy

Waardering vanuit de organisatie is natuurlijk ook belangrijk. “Marc noemt mij gekscherend ‘een Diesel’. Soms duurt het even voordat ik doorheb hoe een proces of systeem werkt, maar als ik het eenmaal in de vingers heb, ga ik als een sneltrein. Het is fijn dat hij daarin zijn vertrouwen naar mij uitspreekt. Daardoor kan hij dingen makkelijker loslaten. Daar gaat het uiteindelijk om: dat Marc naar bepaalde dingen niet om hoeft te kijken en zich kan focussen op andere belangrijke zaken. If he’s happy, I’m happy.”

The Lifestyler Business

Andere mensen blij maken is ook de kern van haar rol als lifestyling consultant. In 2021 schreef ze zich in bij de KvK met haar eigen bedrijf, The Lifestyler Business. Twee dagen per week helpt ze klanten – veelal particulieren – naar ‘een nog mooier leven met minder stress’. “Ik begeleid klanten op het gebied van styling (kleding en interieur), household management, events, privé-aangelegenheden en projectmanagement. Je zou me een veredelde PA kunnen noemen, maar het is veel meer dan dat. Dat ik mijn werk bij impulssum en The Lifestyler Business kan combineren is echt een dream come true. Als je me als klein meisje had gevraagd wat ik later wilde worden, was ‘wat ik nu ben’ het antwoord geweest.”

Benieuwd hoe andere assistants hun rol ervaren? Lees het verhaal van Management Assistant Henny, van Cheyenne, Executive Assistant bij Tony’s Chocolonely of dat van Joya, Executive Assistant bij The Searchers.