Inside the life of an assistantJoya, Executive Assistant bij The Searchers
Altijd al willen weten hoe een dag van een assistant er nou eigenlijk uit ziet? Welke kwaliteiten goed van pas komen bij het ondersteunen van executives of het draaiende houden van een kantoor? In deze serie ‘Inside the life of an assistant’ spreken we assistants over hun functie en hoe een werkdag eruit zou kunnen zien. Een werkdag van een assistant is immers nooit hetzelfde. Deze keer spreken we Joya de Smits, Executive Assistant bij het Benelux filmdistributiebedrijf The Searchers.
Interview
Elke dag wordt mijn horizon verbreed, letterlijk en figuurlijk
Joya doet haar naam eer aan, want de telefoon wordt met veel enthousiasme en energie opgenomen. Zonder twijfel wilde zij haar ervaring met Het PA Bureau delen, waarlangs zij in juli 2022 van start is gegaan bij The Searchers. Joya: “Na een lange tijd in de horeca te hebben gewerkt, merkte ik dat ik hospitality een andere invulling wilde geven. Zowel weddingplanning als het werken als Assistant spraken mij aan, omdat de focus hier meer ligt op de wensen en voorkeuren van een individu. Op persoonlijk niveau iemand kunnen ontzorgen, dat past bij mij. Dat ik dit nu bij The Searchers kan combineren met mijn voorliefde voor films, maakt dat mijn hart van dit werk sneller gaat kloppen. Ik wist niet dat ik nog meer van films kon houden dan ik al deed, maar daarnaast ontwikkel ik mijzelf ook op werkgebied enorm. Dagelijks krijg ik nog niet eerder behandelde vraagstukken voorgelegd, ontmoet ik nieuwe mensen, reis ik regelmatig af naar Antwerpen en krijg ik verzoeken vanuit allerlei andere tijdzones. Nadat Het PA Bureau deze positie had voorgelegd, hebben zij mij met fijne voorbereidende gesprekken geholpen tijdens de selectieprocedure. Er was gelijk een goede klik met beide partijen en ik ben heel blij met hoe het proces is verlopen. Al vanaf het eerste gesprek leek het allemaal te kloppen, en dat doet het nu nog steeds!”
– Joya de Smits
Door kennis van de industrie kan ik een belangrijke sparringpartner zijn
Joya: “Toen ik begon bij The Searchers had ik voor alles een lijstje. Ik heb graag de touwtjes in handen en wil geen detail over het hoofd zien. Nu ik eenmaal ben geland, voel ik goed aan hoe ik de voorkeuren van de Managing Partner kan vormgeven en toepassen. Door sensitief te zijn voor de prioriteiten, kan ik strategisch meegroeien en inhoudelijk een waardevolle bijdrage leveren. Welke projecten hebben nu de meeste aandacht nodig? Met wie binnen welk bedrijf moeten we contact opnemen? En, hoe kan ik inhaken zodat iedereen productiever kan werken? Met een scherp luisterend oor en daarnaast ook de juiste inzichten over de industrie, krijg ik veel vertrouwen vanuit het bedrijf. Ik hoop dit vertrouwen terug te kunnen geven, door altijd net een stapje voor te zijn.”
Ik denk in alle mogelijke risico’s, zodat ik op elk scenario kan inspelen
Ad hoc iets bedenken en uitvoeren, Joya kijkt niet meer gek op van de vele verassingen en veranderingen in haar werk. Inmiddels maakt ze er een sport van om taken al af te hebben voordat collega’s überhaupt de vraag hebben gesteld. “Er zullen vast mensen zijn die vinden dat ik in potentiële problemen denk, maar ik anticipeer graag op dingen die kunnen gebeuren. Waar de situatie dan ook op uitdraait, ik ben gebrand om een passende oplossingen te vinden. Wanneer meerdere plannen zijn uitgedacht, weet ik dat ik zelfverzekerd een voorstel kan doen. Daarnaast vind ik het fijn om proactief mensen te hulp te staan, zodat iedereen zich gehoord voelt.”
Alle mails en afspraken weggewerkt? Juist dan begint het!
Joya: “Tijdens filmfestivals of drukke periodes heeft de Partner waarmee ik werk meeting na meeting, de hele dag door. Ik houd in de gaten of er genoeg reistijd is, boek tickets, check of de juiste teamleden op locatie zijn en zorg dat er tussendoor ook nog gezond wordt gegeten. Wanneer dit allemaal op orde is, kan ook mijn creatieve brein de vrije loop nemen. Ik ben op pad geweest voor de kerstpakketten, denk mee over de restyling van het kantoor en wil mij verdiepen in Neuro Linguïstisch Programmeren: door bewust te zijn van de verschillende wisselwerkingen met collega’s, hun afzonderlijke kwaliteiten te zien en patronen te herkennen, hoop ik nog beter te worden in mijn werk. Ik ben heel benieuwd wat mij allemaal nog te wachten staat bij The Searchers, want ik ben hier voorlopig nog niet weg!”
– Joya de Smits