Zoals vaak bij rollen in support staff, lopen taken en werkzaamheden regelmatig door elkaar heen en verschillen per werkveld en organisatie waar je voor werkt. Daarom kunnen we geen eenduidig lijstje taken van een directiesecretaresse of directieassistent opschrijven. Maar er zijn wel meerdere verantwoordelijkheden die je als directiesecretaresse vrijwel altijd op je neemt, zoals:
In grote lijnen zijn dit redelijk standaard verantwoordelijkheden van een directieassistent. In sommige organisaties geeft de directiesecretaresse ook leiding aan een team van assistants. Soms komen er ook nog bepaalde administratieve taken bij kijken.
Naast praktische taken, speel je als directiesecretaresse of executive assistant ook een inhoudelijke rol van betekenis. Je bent nauw betrokken bij projecten en gebeurtenissen, waardoor de directeur en/of directie je ook als klankbord kan gebruiken. Je denkt actief mee over de organisatie en bent goed op de hoogte van wat er op de werkvloer speelt. Ook daar heb je een schakelfunctie: je houdt de directie op de hoogte van ontwikkeling en geeft advies over wat de directie zou kunnen of moeten doen.
Aan welke eigenschappen en vaardigheden moet een directiesecretaresse voldoen? Een goede directiesecretaresse is:
Naast deze eigenschappen, is het ook belangrijk dat een directiesecretaresse altijd goed het overzicht houdt, oog voor detail heeft en heel goed prioriteiten kan stellen. Anno nu kunnen digitale vaardigheden als directiesecretaresse uiteraard ook niet ontbreken.