Office managers hebben verschillende verantwoordelijkheden, die vaak door elkaar heen lopen. En dan komen er tussendoor ook nog regelmatig mensen iets vragen, heeft een bepaalde taak ‘toch echt even voorrang’ of is er ineens een ‘calamiteit’ die alle aandacht opeist. Om in deze dynamiek en drukte alles in goede banen te leiden en altijd het overzicht te houden, beschik je als office manager over een onovertroffen organisatorisch vermogen. Dat betekent dat je snel kunt denken en handelen, en altijd het overzicht én de touwtjes in handen houdt. Stress? Dat woord komt in het woordenboek van een office manager niet voor.
Lees ons interview met Rose Kaarsemaker, Office Manager bij Top of Minds.
We zeiden het al: als office manager doe je vaak verschillende dingen tegelijk. Naast dat je multitasking-skills bovengemiddeld goed ontwikkeld moeten zijn, beschik je ook over de flexibiliteit om continu tussen verschillende taken te kunnen schakelen. Zo kun je je het ene moment volledig focussen op een bericht dat je op Intranet moet plaatsen, terwijl vijf minuten later een nieuwe collega voor je bureau staat, klaar voor de rondleiding door het pand. Als tussendoor een van de assistants uit je team belt met een probleem, los je dat tussen de bedrijven door tactisch en efficiënt op. Just like that.
Lees ook: Tips om (nog) beter te kunnen multitasken
Soms stuur je als office manager een of meerdere assistants aan. Dat vraagt om goede leiderschapsskills en sterke communicatieve vaardigheden. Want delegeren kun je leren; mensen op de juiste manier aanspreken en motiveren is een gave.
Hoe je takenpakket er precies uitziet verschilt per organisatie, maar het is vrijwel altijd breed en divers. Zo ben je vaak verantwoordelijk voor facilitaire, net als voor HR- en marketing-gerelateerde taken. Contracten bijhouden, nieuwe collega’s onboarden, projectmanagement, facturen opstellen, vergaderingen plannen, de website en social mediakanalen bijhouden, een nieuw kantoor inrichten of kantoorbenodigdheden bestellen: zomaar een greep uit je mogelijke verantwoordelijkheden. Soms neem je ook nog enkele PA-achtige taken voor bijvoorbeeld de CEO of een MT op je. Wat het ook is, als onvervalste all-rounder kun je dit soort taken perfect uitvoeren – en dat alles met een fijne energie.
Lees ook: Tips om je productiviteit als assistant te verhogen
Naast dat je de praktische steun en toeverlaat van kantoor bent, vervul je als office manager in de praktijk vaak nog een belangrijke functie: die van vertrouwenspersoon. Vaak is de office manager een van de weinige mensen in een organisatie die met alle collega’s contact heeft. Die zoeken de office manager regelmatig op om even hun frustratie te uiten, een succes te delen of om even te praten over iets wat in hun persoonlijke leven speelt. Daar voor open staan en een luisterend oor bieden, is ontzettend belangrijk. Zo weet je heel goed wat er op de vloer speelt, als er spanning is of wanneer iemand niet goed in haar of zijn vel zit. Door daar empathisch op te reageren en indien nodig de juiste mensen aan te haken, kan je als office manager het verschil maken.
‘Daar had ik niet op gerekend en het komt niet echt uit, dus dat gaat niet lukken.’ Typisch zo’n zin die niet snel uit je mond zal komen. Waar een wil is, is voor een office manager altijd een weg. En op die weg zie je geen beren, maar alleen maar mogelijkheden en kansen.
Soms kan er vaak en lang over een beslissing gepraat worden, en soms is daar geen tijd voor. Als office manager heb je er in beide situaties geen moeite mee om op een zeker moment de knoop door te hakken en een beslissing te maken. Is niet iedereen het ermee eens? Dan kun je terugvallen op je prettige sociale en sterke communicatieve vaardigheden om toch iedereen aan boord te krijgen.
Kortom: die spin in het web-cliché, euh, metafoor over office managers is echt waar. Met bovengenoemde vaardigheden kun je die sleutelrol maximaal vervullen. Dankzij jou kunnen andere mensen op kantoor zich optimaal op hun werk richten, en lever je een onmisbare bijdrage aan het succes van elke organisatie.
Andere interessante blogs op Het PA Bureau
Op onze site vind je meerdere blogs met waardevolle tips en advies, waaronder:
Ben je op zoek naar een nieuwe uitdaging als personal assistant, office manager, management assistant of executive assistant? Bekijk dan vooral onze vacatures. Of is je organisatie op zoek naar business-support? Neem contact met ons op om te bespreken hoe we jouw organisatie kunnen helpen in het vinden van de beste assistant.