Personal Assistant, Management Assistant of Executive Assistant, Shirley heeft vele verschillende rollen binnen Business Support vervuld. Het zowel uitvoerende als sociale karakter van deze functies spreekt haar aan, maar het is vooral de afwisseling die haar scherp houdt. Shirley: “Ik ben het grootste deel van mijn carrière werkzaam geweest als Assistant voor directies van dagbladen- en tijdschriftenuitgeverijen. Deze deadline gedreven omgevingen zorgen altijd voor het hebben van een duidelijk doel en een snelle dynamiek. Vervolgens ben ik overgestapt naar een Amerikaanse bank op de Zuidas in Amsterdam, waar ik een grote groep Investment Bankers ondersteunde. Iets heel anders! Na daar ruim drie jaar gewerkt te hebben, heb ik mij ingeschreven bij Het PA Bureau. Ik zocht naar meer flexibiliteit en inhoudelijke uitdaging, in een moderne werkomgeving. Dit vond ik terug in de vacature bij CIP en vanaf toen ging het vlot.”
– Shirley FransenShirley lacht bij het idee dat ze eigenlijk nog maar net van start is gegaan bij CIP. “In mijn eerste maand ben ik in Kopenhagen geweest voor een On Boarding Programma. Hierna moest de Partner in London zijn voor een Strategy Meeting, ook daar werd ik gelijk bij betrokken. Zo’n vliegende start had ik niet eerder meegemaakt, maar heeft zeker bijgedragen aan hoe ik nu mijn werk kan doen. Als Personal Assistant werk je heel intensief met iemand samen en het kost tijd om op elkaar ingespeeld te raken. Door hier vanaf het begin proactief op in te haken, kun je veel efficiënter en doelgerichter aan de slag gaan. Ook heerst er op kantoor een ga-maar-aan-de-slag-en-probeer-het-gewoon sfeer, een mind-set die goed bij mij past.
Hoewel er bij CIP veel ruimte is voor eigen inbreng, is Shirley ervan overtuigd dat het doen van aannames funest kan zijn binnen haar vakgebied. “Hoe ervaren je ook bent, het durven stellen van vragen zal uiteindelijk leiden tot de beste samenwerkingen. ’s Ochtends samen even met de Partner rond de tafel zitten, een kop koffie drinken en de dag doornemen vind ik belangrijk. Als Personal Assistant moet je gevoel krijgen voor de behoeften en wensen van degene waar je mee werkt, pas dan kan je echt ontzorgen.”
“Naast het beheren van agenda´s en schema´s, het regelen van reizen en alles daaromheen, brengt de waan van de dag altijd verrassingen met zich mee. Doordat CIP een snelgroeiend bedrijf is, plan ik bijvoorbeeld regelmatig interviews met kandidaten. Daarnaast organiseer ik samen met de Office Manager leuke activiteiten en help ik nieuwe collega’s op weg. Ik werk vanuit het kantoor in Utrecht, maar heb daarnaast net zo nauw contact met de internationale locaties. Ook reis ik vaak de Partner achterna, wat bijdraagt aan onze werkrelatie en de kwaliteit van support die ik hem kan bieden. Dit werk omvat zowel het hebben van een “sociale antenne”, als technisch inzicht en inhoudelijke kennis. Met deze combinatie help ik bij het gestructureerd en efficiënt op de kaart krijgen van uiteenlopende input. Ik vind het een meerwaarde aan dit beroep dat ik langs deze weg ideeën tastbaar kan maken.”
“En wat de bijdrage van Het PA Bureau is geweest in het vinden van deze specifieke rol? Door de manier van bemiddelen heb ik de sollicitatieprocedure zelfverzekerd kunnen doorlopen. Het voorwerk wat zij hadden gedaan was grondig en de vacaturetekst aansprekend en persoonlijk. In het profiel op de website werden zowel het takenpakket, CIP en de Partner uitgebreid omschreven, waardoor ik al een duidelijke voorstelling kon maken van het bedrijf en de bijkomende verwachtingen. Het wervingstraject verliep vlot en al snel werd er een gesprek met de Partner ingepland. De heldere communicatie en begeleiding vanuit Het PA Bureau was professioneel en prettig. Ik ben zeer enthousiast over deze functie, die mij op het lijf is geschreven!”
Bekijk al onze blogs:
Blog pagina