Het PA Bureau
Als je ergens langer werkt, is het op een gegeven moment tijd voor je functioneringsgesprek. Dat is hét gesprek waarin je leidinggevende feedback geeft op je functioneren en de samenwerking, en je samen doelen voor de toekomst bepaalt. In dit blog geven we je tips om je goed voor te bereiden op je functioneringsgesprek.
Blog
Mensen denken nogal eens dat een functioneringsgesprek en een beoordelingsgesprek hetzelfde zijn. Dat is niet zo. Bij een beoordelingsgesprek ligt de focus op – de naam zegt het al – het beoordelen van je functioneren. Sommige organisaties hebben daarvoor een formeel beoordelingssysteem. In een functioneringsgesprek is beoordelen niet aan de orde, maar gaat het vooral om het over en weer geven van feedback. ‘Over en weer’ staat daar niet voor niets: het is niet de bedoeling dat je tijdens je functioneringsgesprek alleen feedback krijgt, maar het zelf ook proactief aan jouw leidinggevende geeft.
In een functioneringsgesprek bespreek je met je leidinggevende je prestaties, ontwikkeling en onderlinge samenwerking en worden verbeterpunten benoemd. Ook formuleer je toekomstdoelen en maak je vaak samen een plan hoe die doelen te bereiken. Een functioneringsgesprek is altijd bedoeld om constructief te zijn en de onderlinge relatie en het werkplezier te vergroten.
Lees ook: Tips om stress op de werkvloer te verminderen
We zeiden het hierboven al: een functioneringsgesprek is altijd constructief en op de toekomst gericht. In sommige organisaties worden twee keer per jaar functioneringsgesprekken gehouden, maar een jaarlijks functioneringsgesprek is gangbaarder. Op zich is een functioneringsgesprek niet verplicht, maar HR-afdelingen raden het enorm aan. Het is immers een uitgelezen moment om te peilen hoe een werknemer in haar/zijn vel zit, waar mogelijkheden tot verbetering en persoonlijke groei liggen en om doelen voor de toekomst te formuleren. Een ander kenmerk van het functioneringsgesprek is dat het tweerichtingsverkeer is: zowel de werknemer als de leidinggevende kunnen hun feedback, verwachtingen en ambities uitspreken. Alle afspraken, (verbeter)punten en toekomstplannen worden na afloop uitgewerkt in een gespreksverslag, zodat alles op papier staat. Dat is gelijk een mooi aanknopingspunt om tijdens het volgende functioneringsgesprek op voort te borduren.
Het zou zonde zijn als je je niet goed voorbereidt op je functioneringsgesprek. Waar mensen nog wel eens een beetje ‘angstig’ kunnen zijn voor een beoordelingsgesprek, moet je een functioneringsgesprek vooral zien als hét moment om te leren en dingen te horen die je helpen nóg beter te zijn in je werk. Omgekeerd geldt dat uiteraard ook voor je werkgever, hopelijk staat zij of hij er net zo in. Juist omdat het voor alle partijen zo waardevol is, is het belangrijk je goed voor te bereiden op je functioneringsgesprek.
Hieronder enkele tips die je helpen bij het voorbereiden van je functioneringsgesprek:
1. Bekijk het gespreksverslag van je vorige functioneringsgesprek
Als dit niet je eerste functioneringsgesprek bij deze werkgever is, is het verstandig even terug te grijpen naar wat jullie in je vorige gesprek hebben besproken. Bekijk de kritiek- en verbeterpunten die toen benoemd zijn, en ga voor jezelf na hoe je vindt dat jij en je werkgever sindsdien met die punten omgegaan zijn. Probeer concrete voorbeelden te noemen van hoe de situatie verbeterd is, of juist (nog) niet.
2. Bepaal welke onderwerpen je wil bespreken
Vraag aan je leidinggevende of er een agenda is. Of nog beter: stel zelf een agenda op en geef daarin vooraf aan welke thema’s wat jou betreft sowieso de revue moeten passeren.
3. Denk na over je eigen functioneren
Je weet vooraf wat er besproken gaat worden, dus is het ook verstandig om van tevoren na te denken over hoe jouw rol en functioneren in een bepaald project was. Wat ging er goed en wat kon beter? Welke processen lopen soepel en welke gaan wat stroef? Heb je het idee dat je ergens beter in zou kunnen worden als je extra hulp zou krijgen of een training zou kunnen volgen? Wees vooral niet bang om ook je zwakke punten te benoemen, dat is immers precies de bedoeling van dit gesprek. Door over dit soort dingen al voor het functioneringsgesprek na te denken, kun je tijdens het gesprek met een helder, gestructureerd en accuraat verhaal komen.
4. Reflecteer op de samenwerking met je leidinggevende en andere collega’s
Ook hier geldt: hoe beter je hier vooraf over hebt nagedacht, hoe beter het tijdens het gesprek over de bühne komt. Hoe verloopt de communicatie, krijg je af en toe een compliment of zou je graag meer vertrouwen en verantwoordelijkheid krijgen? Het mooie van een functioneringsgesprek is dat het idee is dat de hiërarchie even wegvalt en je als gelijkwaardige gesprekspartners aan tafel zit. Met andere woorden: dit is het moment om opbouwende kritiek te geven en eerlijk je gevoel te uiten.
5. Denk na over je eigen ambities en ontwikkelpad
Wat zijn je ambities, wat heb je nodig om die te realiseren, waar wil je nóg beter in worden? Ook dit soort vragen zijn een onderdeel van de voorbereiding van je functioneringsgesprek. Wees proactief: als je bijvoorbeeld beter wilt worden in multitasken, kijk dan meteen of er een cursus of training is die je daarvoor zou kunnen volgen. Of als je meer projecten naar je toe wil trekken, denk dan ook concreet na over welk project dat zou zijn en waarom juist dat project je zo aanspreekt. Denk er bij alles over na hoe jouw doelen aligned zijn met de doelen van de organisatie. Met andere woorden: dat de organisatie ook baat heeft bij jouw ontwikkelpad en -ambities.
Je weet vooraf natuurlijk nooit precies welke vragen tijdens je functioneringsgesprek gesteld zullen worden. Het idee dat je van tevoren antwoorden kunt bedenken, gaat dus niet op. Maar er zijn natuurlijk wel vragen die vrijwel elk functioneringsgesprek voorbij komen. Daar kun je dus in je voorbereiding zeker rekening mee houden. Voorbeelden van dat soort vragen zijn onder andere:
Omgekeerd is dit gesprek ook hét moment om je leidinggevende soortgelijke vragen te stellen. Daarbij is het belangrijk om vragen neutraal en open te formuleren, bijvoorbeeld:
Tip: vraag goed door als je antwoorden te abstract vindt of niet begrijpt wat je leidinggevende bedoelt.
Tot slot geven we nog een aantal gouden tips ter voorbereiding op je functioneringsgesprek:
Elk functioneringsgesprek is uiteraard anders, maar als we dan toch een voorbeeld van een functioneringsgesprek uit zouden moeten schrijven, zou het er als volgt uit kunnen zien.
Het gesprek begint met het doornemen van de agenda die jullie vooraf samen hebben opgesteld. Dat geeft meteen een duidelijke structuur, dus dat is fijn. Maar eerst blikken jullie terug op de periode sinds het vorige functioneringsgesprek. Wat is er gebeurd, welke doelen zijn er gehaald, wat waren destijds de belangrijkste punten en plannen, en wat is daarvan terechtgekomen?
Vervolgens lopen jullie stapsgewijs door de agenda heen. Je bespreekt je eigen functioneren, vertelt waar je tevreden over bent, wat er beter kon én hoe je concreet denkt dat te kunnen verbeteren. Omgekeerd doet je leidinggevende dat ook, zo kom je tot een eerlijk en open gesprek over jullie beider functioneren en de samenwerking. Dit is ook het moment om de vragen zoals hierboven te stellen en elkaar eerlijke, opbouwende feedback te geven.
De toekomst is vast en zeker ook een punt op de agenda. In dit deel van het functioneringsgesprek kun je vertellen wat je ambities zijn en hoe je denkt die te kunnen realiseren. Samen bepaal je welke doelen haalbaar zijn en welke acties daarvoor ondernomen moeten worden. Al deze zaken worden vastgelegd in het verslag.
Aan het einde van het functioneringsgesprek zijn zowel jij als je werkgever hopelijk een boel waardevolle input rijker. Soms wordt niet lang na dit gesprek gelijk het volgende functioneringsgesprek ingepland.
Op onze site vind je meerdere blogs met daarin waardevolle tips en advies, waaronder:
Ben je op zoek naar een nieuwe uitdaging als personal assistant, office manager, management assistant of executive assistant? Bekijk dan vooral onze vacatures. Of is je organisatie op zoek naar business-support? Neem contact op met een van onze consultants om te bespreken hoe we jouw organisatie kunnen helpen in het vinden van de beste assistant.