Het PA Bureau
Stress is in Nederland de belangrijkste veroorzaker van verzuim. Als werkgever wil je dus dat je werknemers zich goed voelen. Als je iets niet wil, is dat ze last hebben van stress op de werkvloer. In dit blog geven we je tips hoe je als werkgever zorgt voor een werkomgeving waarin de kans op stress zo klein mogelijk is.
Blog
‘Ik ben nogal gestrest vandaag’, hoe vaak hoor je dat een werknemer zeggen? En hoe vaak zeg je het zelf eigenlijk? We hebben er allemaal weleens last van. Maar wat is stress precies en waar komt het vandaan? Eigenlijk is stress niets meer dan spanning. Maar dan niet de ‘gewone’ spanning die we nodig hebben om scherp te zijn en te functioneren, want die is goed. We noemen het stress als je te lang te veel spanning hebt. Voor iedereen ligt die grens anders. Sommige mensen ervaren heel snel stress. In tegenstelling tot zeer stressbestendige mensen bij wie het veel langer duurt voordat ze spanning als stress ervaren.
Stress heeft verschillende oorzaken. Een te hoge werkdruk is een bekende oorzaak van stress. Zeker vandaag de dag, waarin personeel schaars is en werknemers soms het werk van meerdere personen tegelijk doen. Maar ook conflicten op het werk, huiselijke problemen, gezondheidsklachten of het overlijden van een naaste zijn triggers voor stress.
Wie regelmatig of langdurig last heeft van stress, krijgt vaak last van fysieke en psychische klachten. Van langdurige stress is het een kleine stap naar overspannenheid en op den duur een burn-out. Ook liggen hart- en vaatziekten op de loer. En we schreven het al: mensen die last hebben van blijvende stress melden zich op een gegeven moment ziek. Dat is een belangrijk verschil tussen je een dag of paar dagen gestrest voelen en continu gestrest zijn. In die laatste situatie lukt het meestal niet meer om nog te werken. En dat wil je als werkgever uiteraard voorkomen!
Er zijn meerdere tips om stress op de werkvloer te verminderen en de kans te vergroten dat je medewerkers fit, vrolijk en productief blijven. We geven graag enkele praktische tips om die gezonde, fijne werkplek voor je medewerkers te creëren en werkstress te verminderen.
1. Zorg voor een fijne, open werkomgeving
Dat begint met een goede, ergonomisch verantwoorde werkplek. Een comfortabele stoel op de juiste hoogte, een fijn bureau en daglicht. Een plek waar je graag een groot deel van de dag doorbrengt, dus. Een bloemetje op een tafel en een kleurrijk schilderij aan de wand doen vaak ook wonderen. Maar naast de praktische invulling van het kantoor of de ruimte waar mensen werken, zijn inclusie en diversiteit minstens zo belangrijk voor werknemers om zich goed te voelen. In ons blog over inclusie en diversiteit op de werkvloer lees je waarom dat zo is.
Lees ook: Zo creëer je de ideale kantooromgeving – tips voor werkgevers
2. Vier successen en geef complimenten
Een verjaardag, iemand die op verlof gaat of juist terugkomt, een behaalde target, Secretaressedag: probeer als werkgever geen gelegenheid voorbij te laten gaan zonder er aandacht aan te besteden. Dat hoeft heus niet altijd heel uitgebreid of groots, maar een enthousiaste mail, lekkere taart of publiekelijk compliment is vaak al genoeg. Organiseer af en toe een sociale activiteit buiten werktijd, zoals een borrel, etentje of ander uitje. Nog even over dat schouderklopje of compliment: zo’n gebaar zorgt ervoor dat medewerkers zich gezien voelen en erkenning krijgen voor hun werk. Dat is een hele belangrijke factor om het naar je zin te hebben op het werk.
3. Check regelmatig bij je medewerkers in
Het monitoren van de werknemerstevredenheid is vaak de taak van een HR-afdeling. Als daar nog geen aandacht voor is, zorg dan dat dat er zo snel mogelijk komt. Maar ook regelmatig vragen hoe het met mensen gaat, en dan net even doorvragen, maakt een wereld van verschil. Zorg dat je weet dat mensen met plezier naar hun werk gaan en als dat niet zo is, achterhaal waar dat aan ligt en hoe je dat kunt verbeteren. Zo pak je niet alleen problemen adequaat aan, maar creëer je ook een open sfeer waarin mensen zich uit durven te spreken en zaken als werkstress bespreekbaar zijn.
4. Stimuleer beweging
Mensen die regelmatig bewegen voelen zich mentaal en fysiek fitter, en zijn daardoor minder vatbaar voor stress. Lunchwandelen is niet zonder reden populair: tijdens of na de lunch met een paar collega’s buiten een rondje lopen. Een welkome onderbreking van de werkdag, men is even buiten en het is ook nog eens gezellig. Andere opties om medewerkers aan te moedigen te bewegen zijn wekelijkse bootcampklasjes faciliteren of (korting op) een abonnement voor de sportschool om de hoek aanbieden. Zitten er veel sportieve mensen in je team? Stel voor om samen te trainen voor een halve marathon. Samen sporten is gezond én goed voor het teamgevoel. Dat vertaalt zich ook weer door naar meer werkplezier.
Stressbestendigheid is een van de belangrijkste skills van assistants. Welke nog meer? Dat lees je in ons blog: Vaardigheden die niet mogen ontbreken op het cv van een assistant.
5. Zorg dat er fruit en gezond eten is
Lunchen jullie op kantoor samen? Vraag de persoon die de boodschappen regelt dan om niet te veel ongezonde dingen te bestellen, maar lekkere, verse producten op tafel te zetten. Leg her en der op kantoor gevulde fruitschalen neer. En investeer in een goed koffieapparaat, daar worden mensen doorgaans ook gelukkig van.
6. Stimuleer medewerkers om hun werk-privé-balans in de gaten te houden
Dat werknemers hard voor de organisatie willen werken, is hartstikke fijn. Maar je wil ervoor waken dat het te veel wordt en ze zichzelf voorbij lopen. Kortom: de werk-privé-balans van je medewerkers moet goed zijn. Daar letten ze hopelijk zelf op, maar daar speel je als werkgever ook een rol in. Houd in de gaten dat de werkdruk niet te hoog wordt en – zie #2 – vraag regelmatig aan werkgevers hoe het met ze gaat. Als je het idee hebt dat iemand te hard werkt, spreek dat dan ook uit. Dan wordt het voor die persoon makkelijker om aan te geven dat het inderdaad wat veel is, en dat zij of hij wel wat hulp kan gebruiken. Dat vinden mensen in de praktijk vaak lastig om uit zichzelf aan te geven.
7. Geef medewerkers ruimte om zich te ontwikkelen en te groeien
Een van de belangrijkste redenen waarom mensen met plezier naar hun werk gaan, is het idee dat ze iets bijdragen aan een groter geheel en zich ontwikkelen. Ontwikkeling zit hem niet alleen in een promotie, maar ook in nieuwe dingen leren en projecten initiëren, uitgedaagd worden en meer verantwoordelijkheden krijgen. Zorg dat je als werkgever in die behoefte voorziet. Vraag regelmatig waar mensen naartoe willen groeien en bespreek hoe je dat kunt realiseren. Een andere optie is door coaching of training aan te bieden.
8. Bied zingeving
Mensen vinden het belangrijk om te werken, maar willen ook het gevoel hebben dat het niet alleen om geld of prestatie gaat. Meer dan ooit willen medewerkers dat hun werk of zijzelf ook een positieve invloed heeft op de maatschappij. Mensen willen niet voor niets steeds vaker voor duurzame bedrijven werken. Als je organisatie niet per se duurzaam is, kun je je samen alsnog voor de maatschappij inzetten. Geef medewerkers bijvoorbeeld een dag per maand of kwartaal vrij om iets ‘goeds’ te doen of tuig een betekenisvolle actie op met elkaar.
9. Betrek medewerkers zoveel mogelijk bij het personeelsbeleid
Welk zinvol project je precies gaat doen, de inrichting van het nieuwe kantoor, de aanpak van een nieuw evaluatiesysteem: betrek je medewerkers zoveel mogelijk bij dit soort beslissingen. Natuurlijk hoef je niet elk detail te overleggen, maar neem medewerkers in grote lijnen mee met ontwikkelingen. Daardoor zijn er geen (onaangename) verrassingen en heel belangrijk: ze voelen zich gezien en gehoord. En dat draagt ook weer bij aan het werkplezier.
Tot zover onze praktische tips om werkstress te verminderen. Er zijn er uiteraard nog veel meer, maar als je als werkgever deze praktische adviezen alvast ter harte neemt, is de kans op tevreden, gebalanceerde werknemers aanzienlijk groter. Hebben we een belangrijk advies over het hoofd gezien? We horen het graag!
Is jouw organisatie op zoek naar een goede personal assistant, management assistant, executive assistant, directiesecretaresse, of office manager? Die vinden we graag voor je. Neem contact op met een van onze consultants om te bespreken hoe we jouw organisatie kunnen helpen in het vinden van de beste support-staff. Bekijk vooral ons huidige aanbod van vacatures.