Het PA Bureau
Assistants staan bekend om hun vermogen om meerdere dingen tegelijk te doen. Multitasken noemt men dat. Zonder talent voor multitasken is het lastig een goede assistant te zijn. In dit blog zoomen we in op het concept multitasken en geven we je tips om er (nóg) beter in te worden.
Blog
Multitasken verwijst naar het vermogen om meerdere taken tegelijkertijd uit te voeren. De term komt oorspronkelijk uit de computerwereld. Het komt er feitelijk op neer dat je meerdere dingen tegelijk doet, zowel eenvoudige als wat complexere taken. Als goede multitasker voer je de taken niet alleen uit, je doet het ook nog eens foutloos en effectief.
Eerst is het goed nog even de meest voorkomende verantwoordelijkheden en taken van assistants te benoemen. Dat gaat vaak om het beheren van een of meerdere agenda’s, emails beantwoorden, vergaderingen voorbereiden, evenementen organiseren, projecten monitoren en nog veel meer. Wat de verantwoordelijkheden precies zijn, hangt af van wat voor assistant je bent. Zo heeft een personal assistant meestal andere taken dan een office manager, en lopen de verantwoordelijkheden van een executive assistant en een management assistant uiteen.
Als assistant word je geacht meerdere ballen tegelijk in de lucht te houden, liefst zonder er eentje te laten vallen. Je schakelt continu tussen verschillende verantwoordelijkheden en personen. De gave om te kunnen multitasken is een vaardigheid die deels in je zit, maar ook een die je on the job verder ontwikkelt en perfectioneert. De crux is dat je je prioriteiten kunt stellen, gefocust blijft en af en toe nee durft te zeggen. Dat laatste zijn assistants vaak niet zo goed in: zij willen vaak alles doen om de persoon of het team dat ze ondersteunen, maximaal te ontzorgen. En toch kun je alleen een goede multitasker zijn als je ook af en toe grenzen bewaakt en realistische doelen stelt. Daarover later meer.
Andere zaken waar multitaskers tegenaan (kunnen) lopen, zijn verlies van aandacht en tijd, en een groter risico om vergissingen te maken. Als er echt veel ballen in het spel zijn, kan het zijn dat je het overzicht verliest en ligt stress op de loer.
Er zijn ook mensen die vinden dat multitasking juist contraproductief werkt. Doordat je met meerdere dingen tegelijk bezig bent, zou je minder productief zijn, minder aandacht voor je taak hebben en meer fouten maken. Er zijn ook wetenschappelijke onderzoeken die dat bevestigen. Wat ons betreft is het niet zo zwart-wit. Of je een goede, effectieve multitasker bent, hangt ook van je eigen manier van werken en persoonlijkheid af.
Er zijn meerdere tips en tricks die je helpen om een (nog) betere multitasker te worden. Zeker als assistant is het waardevol om deze tips goed te lezen en in je dagelijkse werkzaamheden toe te passen.
Dat je als assistant elke dag veel doelen hebt, staat vast. Veel assistants hebben to-do-lijsten die ze het liefst aan het eind van elke werkdag volledig hebben afgevinkt. Een mooi streven, maar niet altijd haalbaar. Een niet-haalbaar lijstje werkt demotiverend, levert stress op en is niet bevorderlijk voor je multitaskingskills. Goed kunnen multitasken begint met een takenlijst met realistische doelen.
Een CEO, Partner of Managing Director die een verzoek bij je neerlegt, wil vrijwel altijd dat je die taak liever gisteren dan vandaag uitvoert. Ook is het gebruikelijk om snel op mails te reageren en altijd de telefoon op te nemen. Het tempo ligt in de meeste organisaties hoog, en alles is even belangrijk. Aan jou als assistant de opdracht om de taken te rangschikken op basis van belangrijkheid en urgentie. Bekijk je to-do-lijst van de dag en bepaal wat als eerst moet gebeuren, wat daarna volgt, etc.
Batching wordt ook wel ‘time batching’ of ‘task batching’ genoemd en betekent letterlijk ‘bundelen’. In deze context gaat het om het bundelen van dezelfde of vergelijkbare taken. Die zijn namelijk gemakkelijker tegelijkertijd uit te voeren dan wanneer je op hetzelfde moment twee totaal verschillende taken uitvoert. Of daar de hele tijd tussen schakelt. Natuurlijk is dat de crux van multitasken – dat je dat in principe óók kunt – maar je kunt het jezelf natuurlijk wel makkelijker maken. Critici zeggen dat batching haaks staat op multitasking, maar wat ons betreft is dat wat te kort door de bocht. Wij zien batching als een manier om je multitaskingskills te verbeteren. Voorbeeld: als je verschillende mailboxen moet bijhouden, plan dan een moment (of meerdere) op de dag dat je alle mails uit die diverse mailboxen beantwoordt. Moet je voor drie verschillende managers een reis voorbereiden? Maak daar één taak van, waarin je alle restaurants, hotels en vluchten boekt. Doordat je je beter op je taak kunt concentreren en in een flow blijft, werkt batching heel efficiënt. Tip: Geef vergelijkbare taken op je to-do-lijst dezelfde kleur. Dan zie je in één oogopslag wat je precies kunt batchen.
Lees ook: Tips om je productiviteit te verhogen
Een collega die aan je bureau staat om iets te vragen, mailtjes die je continu ziet binnenkomen, of een telefoontje dat je even niet wil beantwoorden omdat je weet dat het lang gaat duren: allerlei zaken die je uit je concentratie halen. Juist omdat focus houden tijdens het multitasken een uitdaging kan zijn, is het cruciaal dat je je zo min mogelijk laat afleiden. Als je het heel druk hebt, laat dan collega’s weten dat je even niet gestoord wil worden, tenzij het een noodsituatie betreft. Klik het scherm met je mailbox en whatsapp even weg. Is er veel geluid om je heen? Noise-cancelling oortjes of een koptelefoon lossen dat probleem effectief op.
Feit: assistants kunnen niet zonder een to-do-lijst kunnen. Dat kan een ‘ouderwetse’ papieren variant zijn, maar anno nu zijn er ook handige digitale tools en apps. Zo gebruiken veel assistants OneNote, een soort digitaal notitieblok waarin je al je aantekeningen en notulen kunt vastleggen. Handig: je kunt tegelijkertijd samen met collega-assistants in hetzelfde document werken. Ook de Microsoft To Do-app wordt graag gebruikt: een digitale planner waarmee je takenlijsten kunt maken en die allemaal op één plek bij elkaar hebt staan. Je markeert welke taken het belangrijkst zijn en koppelt er een deadline aan, die automatisch met je agenda synchroniseert. Asana en Trello zijn populaire apps voor projectmanagement. In dit soort apps kun je overzichtelijk taken van alle teamgenoten bijhouden, gekoppeld aan een planning en bijbehorende deadlines. Slechts een paar voorbeelden van apps die het leven van een multitaskende assistant makkelijker maken.
We noemden het al eerder: bij multitasken ligt het risico van stress op de loer. Dat wil je natuurlijk voorkomen. Wat helpt? Af en toe pauze nemen, dat sowieso. En die realistische doelstellingen (zie boven) zijn essentieel om niet in de stress te raken. Ook is het verstandig om soms om hulp te vragen en een taak te delegeren. In dit blog lees je meer tips om stress op de werkvloer te verminderen. Ook helpt het als je over het algemeen goed in je vel zit. Dan kun je immers veel meer aan en ben je minder vatbaar voor stress. Een gezonde werk-privé-balans is daarvoor cruciaal.
Multitasking is een van vele vaardigheden waar assistants in uitblinken. Welke andere kwaliteiten staan nog meer goed op het cv van assistants? Dat lees je in ons blog must-have vaardigheden van assistants.
Is jouw organisatie op zoek naar een goede personal assistant, directiesecretaresse, legal assistant, office manager, management assistant of executive assistant? Die vindt Het PA Bureau graag voor je. Neem contact op met een van onze consultants om te bespreken hoe we jouw organisatie kunnen helpen in het vinden van de beste support-staff.