Management assistant: allround steunpilaar voor managementteams Het PA Bureau

Wat doet een management assistant?

Wat doet een management assistant precies? Een goede vraag, waar niet per se een eenduidig antwoord op is. Taken van verschillende supportfuncties kunnen namelijk nogal eens overlappen. Zo kan het zijn dat de taken van een management assistant in een andere organisatie door een executive assistant of door een personal assistant gedaan worden. Meestal werken management assistants samen met een team van collega-assistants, met wie zij/hij samen een of meerdere managers, directeuren of een volledig MT ondersteunt.

Taken van een management assistant

Taken van een management assistant zijn vaak organisatorisch en administratief van aard. Denk aan het efficiënt bijhouden van agenda’s, vergaderingen en meetings organiseren, correspondentie bijhouden, notuleren en documenten voorbereiden en opmaken. Toch is er geen eenduidige functieomschrijving van een management assistant te geven: taken en verantwoordelijkheden van een management assistant verschillen vaak per organisatie. Met alle taken die de management assistant op zich neemt, is zij/hij een hele belangrijke steunpilaar voor executives en managers.

Eigenschappen en vaardigheden van een management assistant

In de profielschets van een management assistant komen verschillende vaardigheden naar voren. Of je nou een junior management assistant of een senior management assistant bent, een aantal vaardigheden en eigenschappen moet je echt hebben. Hieronder een aantal van de belangrijkste vaardigheden van een management assistant op een rij.

• Een management assistant is proactief
  Een goede management assistant reageert niet, maar anticipeert. Dat betekent dat je niet één, maar elf stappen vooruit denkt. Met als resultaat dat je voor elke uitdaging al een oplossing bedacht hebt voor het ook maar een probleem zou kunnen worden. Je pakt dingen uit jezelf op zonder dat iemand je daarom vraagt, en je kijkt eigenlijk continu om je heen wat er moet gebeuren of wat er beter kan. Meerdere dingen tegelijk, want multitasking is een van de vele andere skills die je als management assistant perfect beheerst.
• Een management assistant kan ijzersterk communiceren
  Communiceren is een van de dingen die een management assistant vrijwel de hele dag doet, zowel mondeling als schriftelijk, met mensen binnen en buiten de organisatie. Het spreekt voor zich dat je dat gestructureerd, effectief, foutloos en liefst in het Nederlands én Engels doet. En plezierig, dat natuurlijk ook.
• Een management assistant is een teamplayer
  Een management assistant werkt vaak in een team met andere management assistants, soms aangevuld met executive assistants en/of personal assistants. Met al deze collega-assistants vorm je een team, je bent immers samen de support staff van een organisatie. In het team is het belangrijk dat je je verantwoordelijkheid neemt, en goed samenwerkt om doelen te realiseren. Tegelijkertijd ben je in zekere zin ook onderdeel van het team – directie, MT of andere groep executives – die je ondersteunt. In beide teams manifesteer je je als een prettige, betrokken teamplayer waar mensen graag mee samenwerken.
• Een management assistant kan organiseren als de beste
  Alles wat je voor het team regelt, uitzoekt en plant – agenda’s, afspraken, vergaderingen, reizen, seminars, events of uitjes, het is allemaal tot in de puntjes georganiseerd. Niets laat je aan het toeval over, door jouw ongelooflijke organisatorische talent verloopt alles vlekkeloos. Hoe druk of chaotisch het ook is, jij weet altijd precies wat er moet gebeuren, hoe laat, en wie daarbij betrokken is.
• Een management assistant werkt zeer nauwkeurig
  Van alle vaardigheden van een management assistant is nauwkeurig werken een zeer belangrijke skill. Je checkt alles minimaal één, maar liever drie keer, en zorgt dat alles altijd van A tot Z klopt. Of het nou gaat om declaraties en rekening die je in een systeem invoert, mails die je verstuurt of andere administratieve dingen: je doet alles even secuur, gestructureerd en met volle aandacht. Soms staat in de vacature voor management assistant ook dat je gevoel voor cijfers moet hebben, maar dat hangt van het bedrijf af. Soms kom je in het profiel voor assistant management ook een juridische achtergrond als eis tegen, dat is vaak het geval bij functies bij een advocatenkantoor.
• Een management assistant is enthousiast
  Een energieke, enthousiaste houding kan aan dit lijstje vaardigheden van een management assistant tot slot niet ontbreken. Dat is immers nodig om plezierig met mensen te kunnen werken, en het maakt je een persoon die mensen makkelijk benaderen en om advies of hulp vragen. Op die manier lever je een positieve bijdrage aan de sfeer en het teamgevoel.

Vind de ideale management assistant via Het PA Bureau

Een goede management assistant is goud waard, en misschien nog wel meer dan dat. Als recruitmentbureau zoeken we niet naar een goede, maar altijd naar de perfecte match. We vragen opdrachtgevers precies waar ze naar op zoek zijn, welke skills de management assistant moet hebben en welke persoonlijkheid het best bij de bedrijfscultuur past. Met die informatie op zak gaan we op zoek naar de beste management assistant voor de rol. In ons uitgebreide, diverse netwerk vol ambitieuze, kundige management assistants vinden we altijd die ene kandidaat die naadloos aansluit bij het profiel en de functieomschrijving.

Mogen wij voor jouw bedrijf op zoek naar de perfecte management assistant? Neem contact met ons op! Onze consultants praten heel graag met je verder.

Vacatures bij Het PA Bureau

Je hebt nu het volledige functieprofiel van een management assistant in beeld: de taken en verantwoordelijkheden van een management assistant, welke skills je nodig hebt en het salaris dat een management assistant in 2024 verdient. Op de website van Het PA Bureau vind je nog veel meer blogs waarin je informatie kunt vinden over management assistants en alle andere support-rollen waar we in bemiddelen.

Ben je zelf op zoek naar een nieuwe uitdaging als management assistant? Bekijk vooral ons huidige aanbod voor vacatures. En volg ons op LinkedIn om altijd op de hoogte te blijven van nieuwe vacatures. Of neem vrijblijvend contact met ons op!

Lees ook ons uitgebreide overzicht over de rollen waar Het PA Bureau in bemiddelt:

• Office Manager: sleutelfiguur in elke organisatie
• Achter elke succesvolle executive staat een succesvolle personal assistant
• Executive Assistant: de spin in het web van een organisatie
• Directiesecretaresse: verantwoordelijkheden, taken en salaris
• Legal assistant: werken als legal assistant: verantwoordelijkheden, salaris en meer