Het PA Bureau

Een zakelijke mail schrijven: tips & voorbeelden

Als assistant houd je vaak de mailbox van je leidinggevende bij. Gedurende de dag lees en stuur je vaak tientallen mails. Sommige zijn informeel, bijvoorbeeld naar een directe collega. Maar veel vaker stuur je mails aan externe partijen en stakeholders. Die zijn meestal formeler. Hoe schrijf je een goede zakelijke e-mail? Daarvoor geven we je in dit blog tips, gevolgd door een paar voorbeelden van zakelijke mails.

Blog

Een zakelijke e-mail schrijven

Wat is precies een zakelijke mail? Er is geen eenduidige definitie of lijstje met vaste criteria waar een zakelijke e-mail aan moet voldoen. We kunnen wel meerdere zaken noemen die kenmerkend zijn voor een effectieve zakelijke e-mail: ze hebben een duidelijke structuur, heel helder doel en zijn vaak kort en bondig geformuleerd.

Als je als assistant een mail stuurt, doe je dat vanuit je eigen naam, maar namens de executive die je ondersteunt. Daarmee ben je ook haar of zijn visitekaartje. Naast de structuur en doelgerichtheid, is het dus ook belangrijk dat je mail professioneel geschreven, foutloos gespeld is en past bij de uitstraling van je executive en de organisatie.

Hoe begin je een zakelijke mail?

Voordat we tips geven over de structuur van een zakelijke mail, willen we het graag hebben over de vraag die je jezelf stelt vóórdat je de mail gaat schrijven, namelijk: ‘Waarom schrijf ik deze mail?’ en ‘Wat wil ik er precies mee bereiken?’ Dat kan zijn om iemand ergens van op de hoogte te stellen, een vraag te beantwoorden, actie te ondernemen of een afspraak te maken, om maar een paar opties te noemen. Bij elk doel hoort een andere ‘toon’. Als je iets wil en daar al wat langer op wacht, is de toon vaak wat dwingender dan wanneer je bijvoorbeeld iemand mailt om een afspraak voor een sollicitatiegesprek te maken. Als je van tevoren het doel van de mail helder hebt, is het makkelijker om de juiste toon te kiezen.

Structuur van een zakelijke e-mail

Hoe ziet de structuur van een zakelijke mail eruit?

1. Onderwerpregel

2. Aanhef

3. Inhoud (doel/actie)

4. Afsluiting

1. Onderwerpregel

Door in de onderwerpregel duidelijk te benoemen waar je mail over gaat, vergroot je de kans dat mensen je mail lezen. De onderwerpregel leeg laten is een no-go. Niet alleen omdat het slordig staat, maar omdat dan ook de kans bestaat dat de lezer je mail voor spam aanziet. Wees concreet, zoals: ‘Uitstaande betaling factuur #294’ of ‘Uw sollicitatie bij XYZ’. Soms is het verstandig om in de onderwerpregel de urgentie te benadrukken door de gewenste actie ook in de onderwerpregel te benoemen, zoals ‘Input gevraagd over workshop: graag je reactie’ of ‘Factuur 294: graag voor 1 juli aanstaande betalen’. Reageer je op de mail van iemand anders? Pas dan de bestaande onderwerpregel niet aan.

2. Aanhef van de mail

Welke begroeting je kiest, hangt logischerwijs af van de persoon aan wie je de mail stuurt en hoe goed je haar of hem kent. Ooit begonnen zakelijke mails met ‘Geachte’, maar dat kom je steeds minder tegen. Het woord is namelijk behoorlijk afstandelijk en wel heel zakelijk, en dat hoeft heus niet altijd. Als je vaker contact hebt met een klant of relatie, kan het wat minder formeel. Dan kun je je zakelijke mail prima beginnen met ‘Beste Simone’, ‘Dag Adam’ of ‘Hallo Layla’. Zelfs ‘Hoi’ of ‘Goedemorgen’ is in sommige situaties acceptabel. Ken je de geadresseerde niet persoonlijk? Dan kun je ervoor kiezen de achternaam – mits die bekend is – ook te gebruiken : ‘Beste mevrouw Zondervan’ of ‘Dag Adam Birmani’. Anno nu is het aan te raden om als je niet weet hoe de geadresseerde aangesproken wil worden, te kiezen voor de voornaam in plaats van voor ‘mevrouw’ of ‘meneer’.

3. Inhoud (doel/actie) van de mail

Na de aanhef is het meteen tijd om ter zake te komen. We zeiden het al eerder: een zakelijke mail moet zo beknopt en helder mogelijk zijn. In je eerste zin moet al het doel van de mail staan. Wees daarin zo concreet mogelijk en vermijd vaagheden en onnodige details. Bijvoorbeeld: ‘Ik stel voor om de eerstvolgende MT-vergadering in te plannen op donderdag 7 maart. Kun je me laten weten of dat in je agenda past? Zo niet, dan hoor ik graag enkele alternatieve data die jou beter uit zouden komen.’ Het is geen doodzonde om hierna nog andere zaken te bespreken, maar het is cruciaal dat de belangrijkste boodschap, vraag of actie in de eerste regels van de mail staat.

4. Afsluiting van de mail

Daarna volgt een passende afsluiting van je mail. Hierin vertel je duidelijk wat je van de geadresseerde verwacht (een factuur voldoen, op tijd RSVP’en of bepaalde stukken aanleveren) en wanneer dat moet gebeuren. Ook verwijs je haar of hem naar de persoon waar contact mee opgenomen kan worden als er nog vragen zijn. Ook hier houd je uiteraard weer rekening met de formaliteit van de relatie tussen jou en de geadresseerde. Haar/zijn rol en ‘status’ speelt ook mee: zelfs als je de CEO al regelmatig hebt ontmoet, blijft je toon formeler dan wanneer je een mail stuurt aan die collega-assistant waar je regelmatig mee samenwerkt.

Afscheidsgroet

Tot slot volgt de afscheidsgroet. Daarvoor zijn verschillende opties, waaronder ‘Met vriendelijke groet’, ‘Tot ziens’, of het aanzienlijk formelere ‘Hoogachtend’. Afhankelijk van het tijdstip van de dag kun je ook kiezen voor ‘Mooie dag’, ‘Fijne avond’ of op vrijdagmiddag: ‘Prettig weekend’. Wederom laat je je leiden door de relatie met de ontvanger, en door de toon en inhoud van de mail.

Emailhandtekening

Onderaan de mail sluit je logischerwijs af met je naam, maar die staat vaak in je automatische emailhandtekening. Daar staat meestal de volgende informatie in: je voor- en achternaam, je titel of rol, de naam van de executive die je ondersteunt, je e-mailadres en telefoonnummer.

Nog een paar laatste tips voor het schrijven van een zakelijke mail

Nu je de juiste structuur, toon en inhoud te pakken hebt, zijn er nog een aantal andere dingen om op te letten als je een zakelijke mail gaat schrijven. We geven je graag nog een paar praktische tips mee.

Stuur je de mail aan meerdere mensen? Denk goed na over het openlijk vermelden van mailadressen, daar wordt namelijk niet iedereen gelukkig van. Maak bij twijfel gebruik van de bcc-optie (Engels voor blind carbon copy) waardoor emailadressen niet zichtbaar zijn voor anderen. Is de mail die jij ontvangt aan meerdere mensen gericht? Druk niet automatisch op de ‘reply all’-knop, maar denk goed na of daadwerkelijk iedereen jouw reply moet lezen.
Stuur je een of meerdere bijlagen mee? Als je dat er niet expliciet bij vermeldt, kan de ontvanger het document over het hoofd zien. Een gewaarschuwd mens telt voor twee, dus benoem nadrukkelijk in je mail dat je een bijlage meestuurt, en wat voor bestand dat precies is. Maak niet de klassieke fout om de bijlage vergeten mee te sturen – check dit altijd voordat je op send klikt.
In dezelfde categorie ‘wat te doen voordat je op ‘send’ klikt:: tik de mailadressen pas in als de mail helemaal af en gecheckt is. Mocht je dan per ongeluk tijdens het schrijven de verzendknop intoetsen, dan wordt ‘ie niet al verstuurd.
Controleer je mail voordat je hem verstuurt zorgvuldig op spelfouten, gebruik daarvoor de spellingcontrole. Emoji’s horen niet thuis in een zakelijke mail, net als afkortingen zoals ‘ff’ of ‘ajb’. Hoe goed je iemand ook kent, elke mail moet grammaticaal correct en prettig leesbaar zijn. Witregels en correct gebruik van interpunctie horen daar uiteraard ook bij.

Een cv opstellen is ook een vak apart. Lees ons blog met waardevolle tips en tricks om een goed cv op te stellen. Ook nuttig leesvoor: Hoe ziet een goede motivatiebrief eruit?

Zakelijke mail voorbeelden

Hieronder volgen enkele voorbeelden van zakelijke mails. Gebruik ze vooral ter inspiratie voor je eigen zakelijke e-mails.

Zakelijke e-mail voorbeeld 1

Onderwerpregel: Uitnodiging bijeenkomst Raad van Bestuur 24 januari om 15u

Beste [naam ontvanger],

Op woensdag 24 januari om 15.00u komt de Raad van Bestuur bijeen om het afgelopen jaar formeel af te sluiten en de agenda voor het nieuwe jaar te bespreken. Jouw aanwezigheid wordt daarbij zeer op prijs gesteld. De vergadering vindt plaats op het kantoor aan de Strawinskylaan 1, Amsterdam. De genodigden ontvangen uiterlijk woensdag 17 januari de agenda.

Zou je me uiterlijk vrijdagmiddag 12/1 per mail kunnen laten weten of je bij de bijeenkomst aanwezig bent?

Met vriendelijke groet,

Iris de Zwart

Executive Assistant van Mary Thompson, CFO

Iris.de.Zwart@DeltaXYZ.com

+31 (0)6 1234 5678

Zakelijke e-mail voorbeeld 2

Onderwerpregel: Opvolging offerte

Goedemorgen [naam ontvanger],

Naar aanleiding van ons telefoongesprek op maandag 26 februari jl. ontving ik van uw bedrijf een offerte. Daar heb ik nog enkele vragen over, die ik u graag telefonisch zou voorleggen. Schikt het u als ik u daar vanmiddag over bel? Zo niet, kunt u mij dan een drietal andere momenten sturen waarop het u beter uitkomt?

Ik wacht uw reactie af, met vriendelijke groet,

Met vriendelijke groet,

Iris de Zwart

Executive Assistant van Mary Thompson, CFO

Iris.de.Zwart@DeltaXYZ.com

+31 (0)6 1234 5678

Zakelijke e-mail voorbeeld 3

Onderwerpregel: Tussentijdse evaluatie project salarishuis

Beste [naam ontvanger],

Namens Mary Thompson zou ik je graag vragen om een voortgangsrapport van het salarishuisproject dat onder jouw verantwoordelijkheden valt. Mary ontvangt in aanloop naar die tussentijdse evaluatie graag uiterlijk dinsdag 16 april de volgende stukken:

– Inventarisatie van huidige situatie

– Gespreksverslagen van interviews met MT-leden

– Uitkomsten medewerkerstevredenheidsonderzoek 2023

– Je eigen analyses en bevindingen

Hierover gaat zij graag op woensdag 24 april om 13.30u met je in gesprek. Ben jij die dag op kantoor? Mocht dat niet het geval zijn, dan zouden we de afspraak ook via Teams kunnen doen. Laat je me uiterlijk morgen einde dag weten waar je voorkeur naar uitgaat?

Mocht je nog vragen hebben, dan hoor ik dat graag.

Fijne dag!

Iris de Zwart
Executive Assistant van Mary Thompson, CFO
Iris.de.Zwart@DeltaXYZ.com
+31 (0)6 1234 5678

Andere interessante blogs op Het PA Bureau
Op onze site vind je meerdere blogs met daarin waardevolle tips en advies, waaronder:

Vacatures bij Het PA Bureau

Ben je op zoek naar een nieuwe uitdaging als personal assistant, directiesecretaresse, legal assistant, office manager, management assistant of executive assistant? Bekijk dan vooral onze vacatures. Of is je organisatie op zoek naar business-support? Neem contact op met een van onze consultants om te bespreken hoe we jouw organisatie kunnen helpen in het vinden van de beste assistant.