Het PA Bureau
Als werkgever wil je de beste mensen aan je organisatie binden. In een ideale wereld plaats je een vacature en ontvang je meerdere reacties van zeer geschikte kandidaten. Fantastisch! Maar… dat betekent ook dat je kandidaten moet afwijzen. Dat wil je natuurlijk zo professioneel, duidelijk en netjes mogelijk doen. Hoe doe je dat?
Blog
Een kandidaat heeft de moeite gedaan om bij jou te solliciteren. Misschien heeft zij of hij zelfs al een of twee gesprekken gevoerd. Hoe dan ook, er is moeite gedaan. Er is een goede motivatiebrief geschreven en een cv opgesteld. Alleen al daarom wil je deze persoon op een prettige manier laten weten dat zij of hij de baan niet krijgt. Maar ook omdat het niet goed afstraalt op jou als werkgever als je dat niet doet. Het komt je naam en imago in de markt niet ten goede als je niets van je laat horen, of zo’n afwijzing niet op een nette manier aanpakt. Plus: je weet nooit of er een situatie of positie komt waarin je deze kandidaat misschien nog eens zou willen benaderen, of wellicht zelfs als klant in een andere setting. Als je de afwijzing verkeerd aanpakt, kan dit in de toekomst tot ongemakkelijke situaties leiden. Nog even los van gefrustreerde kandidaten die hun ongenoegen over jouw organisatie uiten via social media of andere platformen, dat wil je natuurlijk helemaal voorkomen.
Er zijn verschillende manieren om kandidaten af te wijzen. Of je ervoor kiest om dat via mail, telefonisch of face to face te doen, hangt eigenlijk vooral af van het stadium waarin de afwijzing plaatsvindt.
Hieronder geven we enkele voorbeelden van manieren waarop de afwijzing van een sollicitatie zou kunnen gebeuren. Eigenlijk zijn er twee manieren om een sollicitant af te wijzen: via een afwijzingsmail (brief) of telefonisch.
1. Sollicitant afwijzen via een afwijzingsmail
Als iemand alleen een sollicitatiebrief gestuurd heeft en je deze persoon niet voor een gesprek zal uitnodigen, volstaat het om dat via mail te laten weten. Sommige bedrijven gebruiken daarvoor een standaardmail. In zo’n mail staat vaak een tekst als ‘Bedankt voor je reactie op onze vacature. We hebben heel veel reacties ontvangen, waaronder ook van kandidaten van wie het profiel beter aansloot. Daarom zullen we je niet voor een gesprek uitnodigen.
Op zich is er weinig mis met een standaardmail, maar een kleine, persoonlijke noot kan voor de teleurgestelde kandidaat een groot verschil maken. Die wil natuurlijk weten waarom zij of hij niet doorgaat naar de volgende ronde. Dat kan door een simpel zinnetje als: ‘Helaas heb je geen ervaring in een internationale werkomgeving, wat voor deze rol wel een vereiste is’. Door de kandidaat concreet te laten weten waarom de keuze niet op haar of hem gevallen is, kan zij/hij zich beter in de afwijzing vinden.
Je kunt er ook voor kiezen om de mogelijkheid te bieden om telefonisch je afwijzing toe te lichten. Dan leg je de bal bij de sollicitant. Ook al zullen lang niet alle kandidaten van de mogelijkheid gebruik maken, over het algemeen kan iedereen de optie waarderen.
2. Afwijzen sollicitant na gesprek
Als iemand al een eerste of zelfs tweede gesprek heeft gehad, is het minder gepast om deze persoon via e-mail af te wijzen. Als je een sollicitant na zo’n gesprek wil afwijzen, is een telefoontje meer op z’n plaats. Dat geldt ook voor kandidaten die de baan niet gekregen hebben, maar die je in de toekomst misschien nog eens zou willen polsen voor een andere rol. Dan wil je immers zeker weten dat de afwijzing op zo’n manier gebeurt dat je haar of hem te zijner tijd zonder ongemakkelijk gevoel weer kunt benaderen. Om gegevens van kandidaten te mogen bewaren, moet je trouwens wel schriftelijk toestemming hebben – waarover later meer.
Als je een sollicitant belt om het slechte nieuws te brengen, is het belangrijk om niet te lang om de hete brei heen te draaien. De sollicitant weet waarvoor je belt en is waarschijnlijk nerveus voor wat je gaat zeggen. ‘Hoi, je verwachtte mijn telefoontje al. Helaas heb ik geen goed nieuws’, zou een goede opening kunnen zijn. Dan is de druk gelijk van de ketel. Nadat je de sollicitant gelegenheid hebt gegeven te reageren, kun je vervolgens de redenen om niet voor haar/hem te gaan toelichten. Belangrijk is dat je concrete voorbeelden geeft, plus- en minpunten benoemt en misschien de kandidaat zelfs nog praktische feedback geeft voor bij een volgende sollicitatie. Dit hangt uiteraard af van hoe het gesprek verloopt en de reactie van de kandidaat. Sluit altijd positief af, wens de kandidaat succes met andere sollicitaties en vraag of je haar of zijn gegevens mag bewaren voor ‘je weet maar nooit’.
Toestemming vragen om gegevens te bewaren
Let op: als je de gegevens van een kandidaat wil bewaren – de cv en motivatiebrief – moet je daar schriftelijk toestemming voor vragen. Zonder toestemming mag je gegevens maximaal vier weken bewaren, mét toestemming rek je die bewaartermijn op naar een jaar.
Andere tips voor het afwijzen van een sollicitant
Andere waardevolle blogs voor werkgevers
Sollicitanten afwijzen is een van de dingen waar je als werkgever wel wat tips bij kunt gebruiken. Zo hebben we op de site nog veel meer blogs waar je als werkgever wat aan hebt, zoals:
Vacature uitzetten bij Het PA Bureau
Is je organisatie op zoek naar een nieuwe office manager, management assistant, executive assistant, directiesecretaresse of personal assistant? Bekijk ons huidige aanbod van vacatures om te zien wat voor type organisaties we helpen de juiste support-staff te vinden. Neem contact op met een van onze consultants om te kijken wat we voor je kunnen betekenen.