Het PA Bureau
Wie werkgevers vandaag de dag vraagt naar hun grootste uitdaging, krijgt waarschijnlijk overal hetzelfde antwoord: personeel behouden. In deze tijd van arbeidsschaarste zoeken organisaties overal naar talent, óók – juist! – bij andere bedrijven. Als werkgever wil je er natuurlijk voor zorgen dat je medewerkers voor jouw organisatie (blijven) werken. Hoe doe je dat? In dit blog geven we waardevolle tips voor het behouden van personeel.
Blog
Het is misschien een open deur, maar we stellen de vraag toch: ‘Waarom is het zo belangrijk om je personeel te behouden?’ Los van het feit dat je een goede werkgever wil zijn voor je medewerkers, is behoud van personeel ook cruciaal voor het succes van je bedrijf. Daarbij spelen verschillende factoren een rol:
– Een hoog verloop van personeel kost tijd en geld. Er moeten continu nieuwe mensen ingewerkt worden en je HR-team is de hele tijd bezig met het on- en offboarden van mensen. Bovendien straalt het slecht af op je organisatie, waardoor de juiste mensen werven nóg lastiger wordt.
– Veel verloop zorgt intern voor veel onrust.
– Tevreden medewerkers zijn de meest betrokken en productieve collega’s.
– Je borgt de continuïteit, kennis en ervaring in je organisatie.
Er was een tijd waarin het salaris de belangrijkste reden was voor mensen om bij een werkgever te blijven, of voor een andere te kiezen. Die tijd ligt achter ons. Tegenwoordig hechten medewerkers meer dan ooit waarde aan andere zaken, waaronder de werk-privé-balans, de mogelijkheden voor persoonlijke groei en ontwikkeling, en of hun werk bijdraagt aan een betere wereld, bijvoorbeeld. In dit blog zoomen we in op een aantal van deze domeinen en hoe je als werkgever op in kunt (moet?) spelen om je personeel te behouden.
De uitdrukking ‘Binden, boeien, behouden’ komt vaak terug als je je verdiept in het hoe en wat rondom het aantrekken en vasthouden van personeel. Binden slaat op de verbinding tussen de werkgever en medewerker(s), boeien richt zich op het blijven uitdagen en ontwikkelen van diezelfde medewerkers. Deze twee B’s zijn een minimale voorwaarde voor de laatste, cruciale B: behouden.
Employee journey is een term uit de HR-wereld. De naam zegt het al: het gaat om de ‘reis’ die medewerkers binnen je organisatie afleggen. Die reis begint bij de werving: bij de vacaturetekst, het sollicitatiegesprek en gaat verder via de onboardingprocedure. In dit hele traject wil je je als werkgever van je beste kant laten zien, zodat (toekomstige) medewerkers een goede indruk van je organisatie krijgen. Dat zit hem onder meer in het accuraat en snel opvolgen van mails rondom de sollicitatieprocedure, het implementeren van een effectief onboardingprogramma en duidelijke communicatie over taken en verwachtingen.
Tip: Sommige organisaties hebben een buddyprogramma, waarbij iemand die al langer bij het bedrijf werkt, de eerste periode de ‘buddy’ is van de nieuwe medewerker.
Verschillende onderzoeken tonen aan dat ontwikkeling en groei een van de belangrijkste drijfveren zijn om voor een organisatie te (blijven) werken. Die ontwikkeling zit zowel op het professionele als op het persoonlijke vlak. Als werkgever doe je er dus goed aan om ontwikkeling een prominente plek te geven in het carrièrepad van je medewerkers. Door budget vrij te maken voor opleiding en training bijvoorbeeld, en door mensen duidelijk een toekomstperspectief binnen de organisatie te bieden. Met andere woorden: doorgroeimogelijkheden. Het is belangrijk dat medewerkers weten dat er mogelijkheden zijn om stappen te zetten, en dat jij als werkgever ze helpt om die stappen daadwerkelijk te kunnen zetten. Als een medewerker geen groeikansen binnen de organisatie ziet, is de kans groot dat zij of hij daar elders naar gaat zoeken. Maar ook niet-zakelijke groei is belangrijk: zo zijn er organisaties die medewerkers de ruimte bieden om een aantal dagen per jaar vrijwilligerswerk te doen of zich op een andere manier verder te ontplooien.
Stress en burn-outs zijn een van de grootste redenen waarom medewerkers uitvallen. Maar vlak ook de demotiverende impact van een bore-out niet uit. Die treedt op als mensen zich op hun werk vervelen omdat ze te weinig te doen hebben of zich niet uitgedaagd voelen. Dat wil je als werkgever natuurlijk koste wat kost voorkomen. Check regelmatig bij medewerkers of ze hun werk nog uitdagend vinden, en stimuleer vooral dat ze zelf initiatief nemen om ergens betrokken bij te zijn, een project naar zich toe te trekken of iets nieuws te lanceren.
‘Dank je wel, wat heb je dat project goed afgerond!’ Of: ‘Zonder jou was dit evenement nooit zo’n succes geworden’. Een compliment is vaak een kwestie van een klein gebaar, groot genot. Natuurlijk ontvangen we salaris als ‘dank’ voor de inspanning die we elke dag leveren, maar een compliment of andere blijk van waardering is ook veel waard. Zorg dat je stilstaat bij de mijlpalen die teams of individuele collega’s bereiken, en maak daar een moment van waarop je dit succes samen viert. Dit soort waardering betekent een enorme boost voor de motivatie, team spirit, sfeer en een aanmoediging om het nóg beter te doen. Is iemand een jaar in dienst, jarig of komt zij of hij terug van verlof? Zorg ook dat je dat soort gelegenheden niet ongemerkt voorbij laat gaan.
Lees ook: Een compliment geven, zo doe je dat
We noemden het al even, maar noemen het ook graag nog even expliciet als apart punt. Natuurlijk hangt het af van de aard van het werk en je organisatie, maar anno nu willen medewerkers vaak flexibiliteit in de uren die ze werken, en de plaats waar ze dat doen. Zodat ouders af en toe kinderen van en naar school of de opvang kunnen brengen en er gesport kan worden, bijvoorbeeld. Andere zaken die bijdragen aan een goede werk-privé-balans en prettige werkcultuur zijn afspraken over wanneer er niet meer over werk gemaild of geappt wordt, bijvoorbeeld na een bepaalde tijd in de avond of het weekend.
We schreven eerder een blog over het belang van diversiteit en inclusie op de werkvloer. Een werkomgeving waarin iedereen zich thuis voelt en zichzelf kan zijn, is essentieel om mensen te behouden. Lees meer over hoe zo’n inclusieve en diverse werkvloer eruitziet en hoe je die als werkgever kunt realiseren in ons blog Waarom inclusie en diversiteit op de werkvloer zo belangrijk zijn.
Naast een inclusieve en diverse werkvloer, speelt het ook mee hoe de werkomgeving eruit ziet. Die moet huiselijk, licht en ergonomisch verantwoord zijn, om maar een paar eisen te noemen. In ons blog Zo creëer je als werkgever de ideale kantooromgeving lees je meer tips.
Functioneringsgesprekken zijn een goed moment om medewerkers te vragen hoe tevreden ze zijn over hun werk en hun ontwikkeling. Maar ook tussentijds kun je regelmatig even bij collega’s ‘inchecken’, zowel tijdens een geplande meeting of wat meer terloops tijdens een lunch of bij het koffiezetapparaat. Er zijn verschillende gestructureerde manieren om de medewerkerstevredenheid te meten. Online vind je heel veel vragenlijsten en software die je daarvoor kunt gebruiken. Stel vragen om erachter te komen hoe ze zich voelen, en te achterhalen wat er goed gaat in de organisatie en wat er nog beter kan. Niemand kan je dat zo goed vertellen als de mensen die er dagelijks middenin zitten.
Veel meer informatie lees je in ons blog: Medewerkerstevredenheid: wat is het en hoe kun je het in je organisatie verhogen?
Al bovenstaande tips hebben weinig tot geen zin als je deze laatste tip overslaat: goed naar je medewerkers luisteren. En dan bedoelen we: écht luisteren naar wat ze tijdens dat functioneringsgesprek vertellen en gedetailleerd bestuderen wat er uit het medewerkerstevredenheidsonderzoek komt. Niet alleen helpt het je om processen en teams te verbeteren, het is ook enorm belangrijk dat medewerkers zich gehoord voelen en zien dat er wat met hun feedback gedaan wordt. Dat laatste is bij wijze van kers op de taart namelijk een van de allerbelangrijkste manieren om personeel te behouden.
Andere relevante blogs voor werkgevers:
Ben je op zoek naar een nieuwe uitdaging als personal assistant, office manager, management assistant, directiesecretaresse of executive assistant? Bekijk dan vooral onze vacatures. Of is je organisatie op zoek naar business-support? Neem contact met ons op om te bespreken hoe we jouw organisatie kunnen helpen in het vinden van de beste assistant.