Door in de onderwerpregel duidelijk te benoemen waar je mail over gaat, vergroot je de kans dat mensen je mail lezen. De onderwerpregel leeg laten is een no-go. Niet alleen omdat het slordig staat, maar omdat dan ook de kans bestaat dat de lezer je mail voor spam aanziet. Wees concreet, zoals: ‘Uitstaande betaling factuur #294’ of ‘Uw sollicitatie bij XYZ’. Soms is het verstandig om in de onderwerpregel de urgentie te benadrukken door de gewenste actie ook in de onderwerpregel te benoemen, zoals ‘Input gevraagd over workshop: graag je reactie’ of ‘Factuur 294: graag voor 1 juli aanstaande betalen’. Reageer je op de mail van iemand anders? Pas dan de bestaande onderwerpregel niet aan.
Welke begroeting je kiest, hangt logischerwijs af van de persoon aan wie je de mail stuurt en hoe goed je haar of hem kent. Ooit begonnen zakelijke mails met ‘Geachte’, maar dat kom je steeds minder tegen. Het woord is namelijk behoorlijk afstandelijk en wel heel zakelijk, en dat hoeft heus niet altijd. Als je vaker contact hebt met een klant of relatie, kan het wat minder formeel. Dan kun je je zakelijke mail prima beginnen met ‘Beste Simone’, ‘Dag Adam’ of ‘Hallo Layla’. Zelfs ‘Hoi’ of ‘Goedemorgen’ is in sommige situaties acceptabel. Ken je de geadresseerde niet persoonlijk? Dan kun je ervoor kiezen de achternaam – mits die bekend is – ook te gebruiken : ‘Beste mevrouw Zondervan’ of ‘Dag Adam Birmani’. Anno nu is het aan te raden om als je niet weet hoe de geadresseerde aangesproken wil worden, te kiezen voor de voornaam in plaats van voor ‘mevrouw’ of ‘meneer’.
Na de aanhef is het meteen tijd om ter zake te komen. We zeiden het al eerder: een zakelijke mail moet zo beknopt en helder mogelijk zijn. In je eerste zin moet al het doel van de mail staan. Wees daarin zo concreet mogelijk en vermijd vaagheden en onnodige details. Bijvoorbeeld: ‘Ik stel voor om de eerstvolgende MT-vergadering in te plannen op donderdag 7 maart. Kun je me laten weten of dat in je agenda past? Zo niet, dan hoor ik graag enkele alternatieve data die jou beter uit zouden komen.’ Het is geen doodzonde om hierna nog andere zaken te bespreken, maar het is cruciaal dat de belangrijkste boodschap, vraag of actie in de eerste regels van de mail staat.
Daarna volgt een passende afsluiting van je mail. Hierin vertel je duidelijk wat je van de geadresseerde verwacht (een factuur voldoen, op tijd RSVP’en of bepaalde stukken aanleveren) en wanneer dat moet gebeuren. Ook verwijs je haar of hem naar de persoon waar contact mee opgenomen kan worden als er nog vragen zijn. Ook hier houd je uiteraard weer rekening met de formaliteit van de relatie tussen jou en de geadresseerde. Haar/zijn rol en ‘status’ speelt ook mee: zelfs als je de CEO al regelmatig hebt ontmoet, blijft je toon formeler dan wanneer je een mail stuurt aan die collega-assistant waar je regelmatig mee samenwerkt.
Tot slot volgt de afscheidsgroet. Daarvoor zijn verschillende opties, waaronder ‘Met vriendelijke groet’, ‘Tot ziens’, of het aanzienlijk formelere ‘Hoogachtend’. Afhankelijk van het tijdstip van de dag kun je ook kiezen voor ‘Mooie dag’, ‘Fijne avond’ of op vrijdagmiddag: ‘Prettig weekend’. Wederom laat je je leiden door de relatie met de ontvanger, en door de toon en inhoud van de mail.
Onderaan de mail sluit je logischerwijs af met je naam, maar die staat vaak in je automatische emailhandtekening. Daar staat meestal de volgende informatie in: je voor- en achternaam, je titel of rol, de naam van de executive die je ondersteunt, je e-mailadres en telefoonnummer.
Hieronder volgen enkele voorbeelden van zakelijke mails. Gebruik ze vooral ter inspiratie voor je eigen zakelijke e-mails.
Onderwerpregel: Uitnodiging bijeenkomst Raad van Bestuur 24 januari om 15u
Beste [naam ontvanger],
Op woensdag 24 januari om 15.00u komt de Raad van Bestuur bijeen om het afgelopen jaar formeel af te sluiten en de agenda voor het nieuwe jaar te bespreken. Jouw aanwezigheid wordt daarbij zeer op prijs gesteld. De vergadering vindt plaats op het kantoor aan de Strawinskylaan 1, Amsterdam. De genodigden ontvangen uiterlijk woensdag 17 januari de agenda.
Zou je me uiterlijk vrijdagmiddag 12/1 per mail kunnen laten weten of je bij de bijeenkomst aanwezig bent?
Met vriendelijke groet,
Iris de Zwart
Executive Assistant van Mary Thompson, CFO
Iris.de.Zwart@DeltaXYZ.com
+31 (0)6 1234 5678
Onderwerpregel: Opvolging offerte
Goedemorgen [naam ontvanger],
Naar aanleiding van ons telefoongesprek op maandag 26 februari jl. ontving ik van uw bedrijf een offerte. Daar heb ik nog enkele vragen over, die ik u graag telefonisch zou voorleggen. Schikt het u als ik u daar vanmiddag over bel? Zo niet, kunt u mij dan een drietal andere momenten sturen waarop het u beter uitkomt?
Ik wacht uw reactie af, met vriendelijke groet,
Met vriendelijke groet,
Iris de Zwart
Executive Assistant van Mary Thompson, CFO
Iris.de.Zwart@DeltaXYZ.com
+31 (0)6 1234 5678
Onderwerpregel: Tussentijdse evaluatie project salarishuis
Beste [naam ontvanger],
Namens Mary Thompson zou ik je graag vragen om een voortgangsrapport van het salarishuisproject dat onder jouw verantwoordelijkheden valt. Mary ontvangt in aanloop naar die tussentijdse evaluatie graag uiterlijk dinsdag 16 april de volgende stukken:
– Inventarisatie van huidige situatie
– Gespreksverslagen van interviews met MT-leden
– Uitkomsten medewerkerstevredenheidsonderzoek 2023
– Je eigen analyses en bevindingen
Hierover gaat zij graag op woensdag 24 april om 13.30u met je in gesprek. Ben jij die dag op kantoor? Mocht dat niet het geval zijn, dan zouden we de afspraak ook via Teams kunnen doen. Laat je me uiterlijk morgen einde dag weten waar je voorkeur naar uitgaat?
Mocht je nog vragen hebben, dan hoor ik dat graag.
Fijne dag!
Iris de Zwart
Executive Assistant van Mary Thompson, CFO
Iris.de.Zwart@DeltaXYZ.com
+31 (0)6 1234 5678