Interview

Inside the life of an assistant - Rose, Office Manager bij Top of Minds Het PA Bureau

“Eigenlijk voelde het vanaf het eerste moment positief. Ik durfde niet te vroeg te juichen, maar ik had goede hoop. Een dag later werd ik al gebeld dat ze me graag een aanbod wilden doen. Toen heb ik wel even gegild, ja.”

 

Hotel uit, kantoor in

Receptionist, Shift Leader, Front Office Manager, Rooms Division Manager: in acht jaar vervult Rose verschillende rollen in de hotellerie. Eerst in een grote hotelketen, later in een kleiner hotel in Amsterdam. “Hospitality zit echt in mijn hart, ik heb het al die jaren met veel liefde gedaan. Ik vond de overstap naar een kantooromgeving best spannend, maar tot op de dag van vandaag ben ik blij dat ik de stap genomen heb.”

Geen stoffig, grijs kantoor

Rose weet één ding zeker: in een grijs, stoffig kantoor wordt ze heel ongelukkig. In een jong, dynamisch bedrijf is ze veel meer op haar plek. Als ze een vacature voor Office Manager bij Top of Minds voorbij ziet komen, is ze meteen geïnteresseerd. Ze solliciteert en wordt uitgenodigd voor een gesprek. “Eigenlijk voelde het vanaf het eerste moment goed. Ik dacht dat ik alleen een gesprek met een van de partners had, maar een van founders schoof dat eerste gesprek gelijk aan om kennis te maken. Het was een ontzettend leuk gesprek. Ik durfde niet te vroeg te juichen, maar ik had goede hoop. Een dag later werd ik al gebeld dat ze me graag een aanbod wilden doen. Toen heb ik wel even gegild, ja.”

Kantoor als hotelkamer

Concrete ervaring als Office Manager heeft ze dan nog niet, maar toch ook weer wel. “Er is veel overlap tussen werken in de hospitality en werken als Office Manager. Mails, de telefoon beantwoorden en administratie bijhouden deed ik in het hotel ook. In de hotellerie wil je dat alles op rolletjes loopt, dat gasten tevreden zijn en ben je ontzettend servicegericht. Dat zijn ook mijn belangrijkste doelen als Office Manager. Soms kijk ik naar het kantoor alsof het een hotel is, haha.”

Lees ook: Deze vaardigheden staan goed op het cv van een assistant

Event management

Maar er zijn ook taken die nieuw voor haar zijn, zoals agendabeheer en events organiseren. “Ik houd verschillende agenda’s bij, waaronder die van enkele consultants. Bij het inplannen van afspraken is het vooral belangrijk om zorgvuldig te zijn en het overzicht te houden. Het eerste event dat ik moest organiseren, was ons Summer Event: twee dagen met 55 collega’s in een hotel in Amsterdam. Ik vond het spannend, maar ook ontzettend leuk om te mogen doen. De consultants waren verantwoordelijk voor de inhoudelijke invulling van het programma; ik deed alles eromheen. Het hotel boeken, kamers indelen, zorgen dat er bij aankomst in elke kamer een cadeautje lag, de activiteiten organiseren, een restaurant reserveren, vervoer van A naar B regelen… alles. Het event was een succes, alles verliep zoals gepland. Ik was onwijs blij en stiekem ook wel een beetje trots. Op dit moment ben ik bezig met de voorbereidingen voor het Sinterklaasfeest en het nieuwjaarsfeest. Dat doe ik met veel meer vertrouwen dan een paar maanden geleden, dat is heel fijn.”

Meedoen met Marketing

Inmiddels is Rose bijna een jaar in dienst bij Top of Minds. “Intussen heb ik basiskneepjes wel onder de knie. Maar er valt ook nog heel veel te leren. Gelukkig krijg ik daar bij Top of Minds alle kansen voor. Ik heb Grafische Vormgeving gestudeerd en daar na mijn afstuderen niets meer mee gedaan. Daar zou ik wel weer wat meer in willen duiken. Ik word ook betrokken bij marketingactiviteiten. Ik ben aanwezig bij de meetings van het marketingteam, maak notulen en denk mee over wat we op social media plaatsen. Het is allemaal nog heel klein, maar er zijn zeker mogelijkheden om meer te doen. Dat vind ik naast leuk en uitdagend, ook heel belangrijk: ik wil altijd het gevoel hebben dat ik mezelf blijf ontwikkelen.”

Lees ook: Eerste werkdag bij een nieuwe baan, do’s en don’ts

Kantoormoeder

“Toen ik als Office Manager begon, zei een vriend tegen me dat ik eigenlijk de moeder van kantoor moest worden. ‘Collega’s moeten zich bij je thuis voelen en je aan durven spreken. Jij bent er om ze zoveel mogelijk te ontzorgen en ze blij te maken,’ stelde hij. Ik vond het een goed advies. Een tijdje geleden zat ik bij een sollicitatiegesprek met een werkstudent. De consultant introduceerde me als ‘de moeder van kantoor’. Toen moest ik stiekem wel even gniffelen. Het is gelukt!”

Words of wisdom

Voor mensen die erover nadenken om net als zij de overstap te maken naar de rol van Office Manager, heeft Rose een duidelijk advies: ‘Doen!’ “Het is een ontzettend afwisselende baan waarin je de hele tijd met verschillende dingen bezig bent. Saai is het nooit. Het is wel echt belangrijk om een organisatie te vinden met mensen waar je het goed mee kunt vinden en waar je je op je plek voelt. Ik weet niet of ik het bij een ander kantoor net zo naar mijn zin zou hebben. Remote werken is als Office Manager niet echt ideaal. Voor mij hoeft dat ook niet; ik ben veel liever op kantoor.”

Lees ook: Zo zorg je voor een goede werk-privé-balans

Benieuwd naar meer Inside the Life of…-verhalen?

Vacatures voor personal assistant, executive assistant en andere support-functies

Op de website van Het PA Bureau vind je verschillende vacatures bij uiteenlopende bedrijven. Naast vacatures voor office managers bemiddelen we ook personal assistant, executive assistant of management assistant. Neem vooral contact met ons op als er een vacature tussen staat die je aanspreekt.